数字化时代电子档案优化管理路径分析

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　　【摘要】数字化时代，单位的档案管理模式以及档案管理内容发生了变化，电子档案数量不断增多的同时，档案管理工作面临着新的挑战。然而，部分单位对电子档案管理模式缺乏正确的了解，难以充分发挥电子档案管理模式的优势，降低了档案管理实效。
　　【关键词】电子档案;优化管理;困境;基本路径
　　数字化时代，各种信息资源的传播速度不断加快，档案管理人员可供利用的信息化技术以及信息化工具也不断增多，档案事业迎来了新一轮的变革。在这一背景下，单位必须要抓住电子档案管理的基本特征。
　　一、數字化时代电子档案管理的必要性
　　（一）节约档案管理成本，发挥档案价值的必然要求。相较于传统纸质档案管理模式，电子档案管理模式的管理成本更低、效率更高。第一，档案管理人员通过数字化信息技术来管理档案，可以有效缩减档案所占据的物理空间，减少人力、物力以及财力消耗。例如，电子档案只需要保管在硬盘、云储存等相关的媒介中，而无需考量档案管理室的物理环境以及化学环境。第二，传统纸质档案在查阅、借阅过程中容易发生损毁、遗失，进而给单位造成损失。与此相比，电子档案管理模式不仅能够实现快速备份，而且可以更为高效地避免不法分子对档案进行更改，进而确保档案信息资源的完整性、真实性以及准确性，提升档案管理价值。
　　（二）提升档案管理实效，利于实现档案资源共享。档案管理效率直接影响单位档案的价值，影响档案服务工作的开展。第一，档案管理人员将数字化信息技术融入档案管理的各个阶段，可以进一步缩减档案管理中不必要的中间环节，有效提升档案管理实效，减少档案管理的繁琐性。第二，电子档案建设为档案共享提供了可能。档案管理人员通过构建相应的档案管理平台，并充分利用互联网、物联网等技术，可以进一步实现档案共享，最大限度地发挥档案价值，避免档案资源的浪费。
　　二、数字化时代电子档案管理存在的困境
　　（一）电子档案共享程度低，档案利用效率不高。总体而言，我国各个单位电子档案共享程度仍然落后于国外发达国家的平均水平，由此产生了重复劳动、成本增加等问题。一方面，部分上下级单位以及业务关联单位之间并没有构建完整的档案共享链条以及档案共享机制，仍然需要档案管理人员手动通过互联网来传输相应的档案资源，不利于满足档案需求主体在节假日以及休息时间的档案需求。同时，这种操作方式也会增加档案管理人员的工作负担，不利于实现一体化管理的基本目标。另一方面，部分单位正处于档案共享的探索阶段，档案管理人员对于档案共享缺乏足够的认识和了解，难以推动档案共享工作的开展。
　　（二）电子档案安全建设不足，影响档案价值的发挥。事物两面性的辩证关系原理决定了电子档案也有着固有的缺陷，即容易受到互联网环境中各种病毒程序的攻击，进而影响档案管理工作的正常开展。第一，部分单位尚未构建全方位的电子档案安全管理机制，进而发生了电子档案损毁、电子档案遗失等问题。部分单位忽视了事前防控以及事后处理的平衡性，单纯重视事前防控。第二，部分单位安全管理模式滞后，仍然是通过防火墙技术以及杀毒软件来对病毒进行控制，难以应对日益复杂化的互联网环境，使得档案管理系统的抗风险能力降低。第三，部分单位档案管理人员的安全意识以及保密意识不足，没有严格按照单位的相关规章制度对档案资源进行收集、整合、传输以及借阅，导致部分涉密档案出现泄密问题。
　　（三）电子档案管理标准化程度不高，降低了管理效率和质量。部分单位电子档案管理标准化程度不高，对于不同类型电子档案的处理格式、处理流程没有进行明确的规定，降低了电子档案管理效率以及质量。一方面，单位没有对电子档案的格式进行明确规定，档案管理人员直接将电子档案录入到档案管理系统当中，不利于后期的档案编研、档案编纂以及档案开发利用工作;另一方面，单位没有对电子档案的管理流程以及利用流程进行明确规定，难以形成一体化、流程化以及专业化的管理机制。
　　三、数字化时代电子档案优化管理的基本路径
　　（一）创新档案利用模式，打造档案共享机制。为了更好发挥电子档案价值，推动档案管理工作可持续发展，单位必须要进一步创新档案利用模式，更新档案利用的内容。第一，上下级单位之间可以依托于档案管理系统进行档案资源共享，提升上下级单位档案管理工作之间的协调性，避免重复劳动问题的发生。同时，业务关联单位之间则可以探索档案共享的合作领域，明确档案共享的内容，逐步实现从基础关联业务的档案共享到关键关联业务的档案共享。第二，单位要进一步提升档案管理人员的共享意识以及开放意识。为此，单位可以邀请相关行业专家举办以“档案共享”为主题的交流活动以及培训活动，深化档案管理人员对于档案共享的认识，提升档案管理人员的实践应用能力以及创新能力，夯实档案共享的基础。
　　（二）加快档案安全建设，搭建安全管理体系。现代档案管理理论强调档案资源的真实性、完整性以及准确性。同时，档案资源只有具备真实性、完整性以及准确性的特征，才具有相应的价值。一旦档案资源出现失真问题、遗失问题，势必会给单位档案管理工作带来不可忽视的损失。为此，单位必须要将档案安全管理作为一项系统性、基础性的工作来抓，解决安全管理中存在的漏洞。第一，单位要健全电子档案安全管理机制，明确电子档案安全管理的职责以及内容。一方面，从事前防控的视角来看，单位必须定期对电子档案管理工作进行检查，查找安全漏洞的同时，评估电子档案安全管理的风险;另一方面，从事后防控的视角来看，单位可以建立电子档案安全应急机制，避免安全问题发生后电子档案管理工作陷入瘫痪。第二，档案管理人员要进一步创新电子档案管理模式，综合利用多项数字化信息技术对电子档案进行安全管理。一方面，档案管理人员要进一步发挥数字水印技术、区块链技术、数字加密技术、访问权限技术、云密钥技术在电子档案安全管理中的优势，进一步减少病毒入侵的漏洞;另一方面，档案管理人员可以充分发挥云储存技术对档案进行备份，充分保留好档案原件，避免档案遗失。第三，单位要进一步明确档案管理人员的安全责任以及保密责任，制定《电子档案安全管理标准》以及其他相应的规章制度，建立相关的责任清单，确保单位电子档案管理工作的依法合规性。
　　（三）明确档案管理标准，推动档案标准化建设。第一，单位可以制定《电子档案管理标准》《电子档案建档规范》等规章制度，明确不同类型电子档案的基本格式，确保电子档案管理的统一性。通常而言，电子文件、图片以及声像等类型的电子档案可以分别采用pdf、jpg、avi等相应的格式。第二，单位要进一步细化电子档案管理的流程，明确电子档案管理的基本内容以及分工，推动电子档案精细化管理。第三，单位可以探索利用大数据技术对信息资源进行深度挖掘，进一步丰富电子档案的各项内容，充分发挥电子档案的决策咨询作用以及信息凭证作用。
　　四、结束语
　　总而言之，数字化信息技术对于档案管理的影响是非常深远的。它不但节约了档案管理的成本，而且进一步提升了档案利用价值，值得在当前实践中加以推广和应用。一方面，单位必须要进一步结合数字化信息技术的特点以及优势，不断完善电子管理机制，为档案管理人员提供更为明确的指引，规范档案管理人员的各项管理行为，推动档案管理转型升级。
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