数字化时代医院办公室档案管理模式的构建研究

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　　【摘要】组织开展办公室档案管理工作的主要目的，在于控制和保障档案资料在内容构成方面具备充分性和完整性，提升档案信息资料在查找搜索工作过程中的便利性，发挥档案信息资料的最优化使用价值。从具体工作实践角度展开分析，想要在办公室档案管理工作实施过程中获取到最优化的质量和效率，必须在全面认识现存问题基础上，制定和运用具备充分针对性和有效性的改良完善措施。鉴于上述研究背景，本文将会围绕数字化时代医院办公室档案管理模式的构建展开简要阐释。
　　【关键词】数字化時代  医院办公室  档案管理  模式  构建
　　一、引言
　　运用科学化的档案管理措施，需要根据医院自身的发展实际情况，拓展并完善档案管理工作的实施手段，使医院办公室的档案管理相关工作变得更加系统化。只有将医院办公室有关档案管理的工作真正落到实处，才能够为医院未来的发展指明一个正确的方向，本文中主要通过对现阶段医院档案管理工作中存在的问题进行分析，并给出能够有效加强医院办公室档案管理的策略，希望能够为医院管理效率的提高提供一些帮助。
　　二、医生档案管理重点
　　档案管理也被称作档案工作，在实际工作中，不仅仅是对文件和档案的储存保管，更是根据档案的基本性质及其作用，而展开的一系列系统化的管理措施，并在合适的时机加以利用。档案管理工作是我国档案事业的重要组成部分，具有一定的政治性和服务价值。档案管理工作不像其他工作一样会制造出一些物质财富，档案本身也并不由管理人员制造或者使用。档案管理主要是对一些已经形成的历史文件进行整理保存，具有一定的管理性，且融于各个管理系统之中，在社会工作中具有重要意义。医院档案管理工作中需要对大量信息和资源进行整理和分析，工作量大，任务繁重，管理难度很大，管理重点就是将内部存在的资源和数据进行整合和分析，将数据资源等清晰地分类和整合，涉及医疗器械、患者资料、医护人员数据、工作环节、日常工作等不同信息和数据内容都是档案管理工作的重点内容。在整个医院档案管理过程中要实现分级管理机制，借助医院内部的局域网，将所有医院存在的原始信息进行检索和记录等，进而可以对档案记录下的信息内容进行重复利用。
　　三、数字化时代医院办公室档案管理
　　医院办公室档案管理工作是医院管理工作必不可少的一个环节，它储存和记录的不仅仅是学生们的信息，更多的也是整个医院的文化传承，这些信息大多被储存成视频、文字或者是文档的形式，一旦缺少了某个东西，医院的工作效率将受到影响。由于不同医院的管理方式不同，对医院办公室档案管理工作的重视程度也不同，从而导致档案管理工作存在很多问题，所以急需我们做出思考和改善。
　　（一）办公室档案管理工作人员管理意识较为欠缺
　　调查显示，现阶段我国绝大多数从事医院办公室档案管理工作的相关人员，并不具备档案管理专业教育背景，在其未能接受专业化和系统化的医院办公室档案管理工作基础理论知识和实践应用技能教育培训条件下，其在日常参与的工作实践过程中，通常无法秉持和贯彻科学系统合理的医院办公室档案管理工作思想意识，无法严格按照相关指导规范开展各项档案管理业务工作，在一定程度上给医院办公室档案管理工作，在具体组织实施过程中的质量水平和综合效率获取水平，均造成了严重不良影响。
　　（二）医院档案管理缺乏统一的管理标准
　　很多医院没有建立健全完善的档案管理制度，造成收集档案的效率低下，缺乏集中的管理及信息资源不完整。与此同时，很多医院的档案管理工作缺少一致的管理模式和标准，对纳入档案的内容没有明确的要求和规定，更别说统一的立卷归档制度了。缺乏完善的档案管理制度，导致有价值的资料、数据流失，不利于医院的研究发展。信息管理和档案管理严重脱节，失去了档案工作的完整性，从而导致现代医院的发展跟不上新时期发展的需要。
　　（三）缺少信息安全意识
　　先进的信息技术是档案管理信息化建设的核心，而使用信息技术就难以避免安全问题。传统的档案管理工作缺乏这方面的意识，一些档案管理人员简单地认为只要拥有了安全防护体系就能保证信息的安全，不具备必要的风险防范意识。部分档案馆选择将部分业务整体外包给相关的信息化企业，既没有严格的管理制度，又无法进行实时监控，容易造成信息丢失和泄密等不良现象。
　　四、数字化时代医院办公室档案管理模式的构建
　　医院办公室的档案管理是医院日常工作中的重要部分之一，但是在过去的发展当中，这项工作出现了一定的停滞，必须要有效地解决，才能够推动医院的发展。
　　（一）强对工作的规范化管理
　　随着医院经营规模的扩大，档案管理的工作内容也越来越多，只有充分利用这些档案的信息，促进档案为医院服务，才能够推动医院的发展。医院的档案管理制度，必须要能够覆盖医院档案管理整个动态的过程，要能够对档案的收集、补充、整理、材料鉴别等工作进行有效的管理，并对档案借阅等服务型的内容进行规范，保证医院的档案管理工作能够顺利地进行。为此，必须要完善和规范办公室的档案管理制度和体系，通过结合医院的经营情况和发展目标，制定科学的档案管理规范。在实际的工作过程中还需要加强对人员的管理，保证制度能够有效地执行。为此必须要明确档案管理部门的职责，通过明确各个部门和办公室的权力和责任，推动档案管理工作的进行，并保证每个部门都能够做好自己的档案管理工作。还可以将工作细化到个人身上，并制定相关的考核原则，保证档案管理工作能够和工资挂钩，充分提升医院的档案管理水平。
　　（二）医院档案管理技术对策
　　从整个系统的登录、数据查询、录入和借阅以及其他工作为主实施，将整个医院的档案管理系统以数字化形式实施，具体方法如下：①系统登录的实施。在系统档案管理中要现打开网页，选择适合的浏览器进行工作，进而再登录医院的官网网站，进而进入到医院档案管理系统之中，将所需要的人名和密码输入其中。则可以实现对医院档案管理系统的登录。②查询功能实施。将需要查找的科室信息以患者名字等输入到档案管理系统中，能够直接调取所需要的基本信息和内容等，进而实现对医院档案信息的搜索工作。一旦发现问题，可以直接登录网站对录入的信息进行修改，再将修改后的档案信息保存到数据库中。③数据录入工作的实施。将序号、科室、提名、保密等级录入到医院档案管理数据库之中，将录入后的数据保存到档案管理中，可以对档案信息进行有效管理和数字化管理。④借阅档案的实施。输入录入档案序号以及科室和不同内容等，进而将查询档案的姓名等提交上去，等待管理人员的审核，一旦审核通过，即可对档案进行借阅。审核未通过也就说明了档案无法外借。⑤辅助管理功能的实施。一般涉及了系融文件信息管理，数据备份、密码管理等不同功能，系统文件就是每天档案管理网站的登录情况，依据用户的实际需求对档案信息进行有效删除和查找工作等。数据备份是避免因为断电以及其他原因导致档案信息丢失现象，确保整个档案信息系统的安全性。密码管理主要是能够及时对登录密码进行修改等，使得用户个人账号可以安全性登录。 　　（三）加强档案的保密工作
　　数字化技术的发展为档案管理工作带来了诸多好处，但是也造成了许多隐患。在医院档案管理工作中，档案材料都在计算机中保存，如果計算机硬件或软件发生故障或者被人为破坏，就会造成档案资料的丢失。此外，病毒的入侵或植入，也会造成档案信息的泄露，为医院带来严重的损失。对此，就需要工作人员积极的进行档案资料的备份，可以采用云端存储的方式，为档案管理提供双重保障。同时，通过对相应的存储设备进行定期的检查，禁止用工作电脑浏览其他网页，为电脑设立防火墙等方式加强档案安全管理，防止病毒的入侵，确保档案安全。
　　（四）积极主动地与医院内部的其他部门进行交流
　　目前医院的职能型结构使得档案管理部门的工作人员和其他科室之间缺少必要的互动和交流，这不完全是档案管理人员自身的原因，这种问题的解决需要在不打破原有组织框架的前提下，培育档案管理工作人员对于业务开展方面的整体视野，进而主动打破对于岗位职能的一些限制。同时，医院管理层也应该为档案管理工作人员主动打破岗位职能限制提供必要的制度保障，使医院各部门之间能够进行有效的沟通和交流，从而提高医院整体的工作效率。要想真正地拓展医院内部档案管理从业人员的职业视野，档案管理部门的领导层就应该加强对医院内部的档案管理相关工作的重视程度，强化和渗透档案管理从业人员自身的责任意识，这样有利于使其对进行我实现有一个完整的认知，进一步凸显自身在医院管理中的重要地位，积极主动地和医院内部的其他部门进行交流和沟通，为医院的整体发展做出必要的贡献。
　　五、结束语
　　总之，在数字化时代下，加强医院办公室档案管理工作建设，不仅提高了医院管理工作的效率，最重要的也是促进医院的信息化，这也是顺应了时代发展的潮流。科学的管理档案，不仅对医院，而且更是对整个社会有着重要的意义，虽然很多医院的档案管理工作仍然存在着许多问题，但是相信，通过不断地完善和改革，终有一天，医院的档案管理工作会更加数字化，网络化，更能够体现教育对社会做出的巨大贡献。
　　参考文献：
　　[1]王多多.浅谈医院办公室档案管理工作的优化建设[J].办公室业务，2016，15：68-69.
　　[2]李斯琪.医院办公室档案管理人员职业视野拓展的路径思考[J].办公室业务，2017，07：110.
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