探析信息化时代高校办公室档案管理工作
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【摘要】现阶段，我们已步入信息化时代，在此形势下，推动了高校办公室档案管理工作的优化。同时，信息化的管理方式，促进了档案管理电子介质管理的有效革新，对档案管理工作的创新就显得极为关键。针对现阶段我国高校办公室档案管理工作现状可以发现，其仍存在着一定的制约性，不利于档案管理工作的改革。对此，本文主要对信息时代高校办公室档案管理工作进行了探讨，以供参考。
【关键词】信息时代;高校办公室;档案管理
众所周知，档案管理是高校管理工作中不可或缺的重要一部分。就一所高校的发展来说，档案管理所发挥的作用极为显著，因此我国高校给予了档案管理工作更多的重视，进而在工作中开始广泛运用信息化技术，运用电子介质管理档案，以将档案管理方式的自动化顺利实现。从我国现阶段办公室档案管理工作的现状来看，其均采用了最为先进的技术设备，这对创新档案管理方式极为有利。
一、信息化时代档案管理工作概述
（一）档案管理信息化的定义。现阶段，我们已进入信息化社会，档案信息化即将信息化技术融入办公室档案管理工作中，高校收集、整理、归档和保存档案资料。除此之外，档案管理部门还要负责档案信息资料的提供工作。相较于传统的纸质档案管理工作来说，信息化档案管理工作存在一定的区别，其朝着数字化和智能化方向发展，但是信息化档案管理工作通常需要借助管理组织的支持才能得到顺利开展。
（二）信息化档案管理的意义。首先，在档案管理工作中渗透信息化的方式，可充分发挥出便捷的优势，借助计算机软件对档案予以高效的收集与归档。如此一来，档案工作人员运用计算机便能增减和变更资料，促进工作效率显著提高。其次，落实高效档案信息化管理方案，推动高校的可持续发展，节约成本和资源。在现阶段的发展中，高校要想在短期内让档案管理与信息化能够维持同步，应不断增强信息化建设，进而推动高校综合实力以及竞争力的提升。因此，提升高校档案管理在信息化建设方面的质量，既能有效利用和查阅信息，同时还能为高校实现整体性发展夯实基础。
二、高校办公室档案管理工作的策略
（一）构建完善的管理机制。在信息化时代背景下，要想增强办公室档案管理工作的有效性，必须积极改革其管理过程，运用全面管理的模式。首先，将完善的管理机制构建起来。其主要目的是为高校档案管理工作奠定坚实的基础，先将标准制定好，和标准相结合展开管理，有效落实管理工作。同时，在管理机制的影响下，档案的管理工作逐渐朝着规范化和系统化的方向发展，在这一过程中需要将监督工作做好，保留资料收集、归档和保管等，均要严格遵循相关要求进行管理。其次，对高质量的档案管理人才进行培养。目前，大部分高校办公室档案是由兼职或非专业人员进行管理，效率较低。所以，在信息化发展速度日益加快的时代，要想加强高校档案管理必须对业务水平较强的专门人才进行培养，促进其责任感的增强，使其管理档案的综合水平显著提升，可以借助加大培训力度等方式对其综合管理能力进行培养，包括重视档案的保密工作、增强其信息风险意识、提高其安全意识等，以不断优化档案管理人员的内部结构，在将工作人员业务能力提高的基础上，对档案管理工作进行有效优化。
（二）构建档案信息资源管理系统。各高校应推动档案信息资料向着数字化资料的方向发展，之后在档案信息资源系统中存储，从而使高校办公室档案的快速检索、高校传输和信息资源的共享顺利实现。同时，在展开档案管理的时候，我们必须充分认识到创新对整个管理工作的重要性。在将高校自身发展情况充分了解的基础上，和时代的发展需求相结合，对档案信息资源体系进行积极完善和调整。如结合高校的档案资源管理系统和学校建设相关信息平台的管理，用统一的管理要求对管理工作的开展予以规范，以便于更好地创新高校办公室管理工作。
（三）档案材料信息化处理。高校举办的形式多样的日常活动以及开展的日常工作是高校办公室档案材料的主要来源渠道，其主要以一定目的得以保存。如财产登记本、录音带、珍贵照片、收发电文、重要电话记录、人事材料、会议决定、会议记录等。通过信息化的方式，将声像、纸质等文件，通过系统构建完善、科学的数据库，通过数字化的方式对全部档案信息予以存储。同时，在实际构建的过程中，需通过层次化形式，由低到高，循序渐进，以便于更好地展开信息化管理。
（四）创新管理方法。在信息化时代，出现了各种新的理论知识，为网络化和信息化的发展奠定了坚实的基础，也革新了管理技术和管理科学。信息时代信息量巨大、传播速度快、内容繁杂，办公室管理人员应第一时间将观念更新，转变认识，重视培养自身的创新精神和专业能力，和新形势的发展需要相适应。应进一步强化研究和调研工作，立足于学校发展的实际情况，尽量多思考，总结管理工作的经验和规律，准确判断新形势下出现的新问题，促进管理工作能动性、实效性和预见性的增强。首先，应将基础设施建设力度加大，借助现代化的办公设备，有效提高工作效率和工作质量。其次，应加大应用信息化技术的力度，构建良好的信息管理系统，将指挥调控的现代化以及事务处理的信息化顺利实现，为办公室管理的智能化和自动化奠定坚实基础。
（五）增强档案资料的保密性。在高校办公室档案管理工作中引入互联网信息化技术，尽管可以有效促进各类管理工作效率的提升，但会增加管理风险。导致此情况的原因在于，立足于互联网信息技术的办公室档案管理工作，会将档案信息存放在虚拟空间之中。此外，软硬件中应将各方面的管理力度加大。首先，落实好档案保密工作，避免在运用互联网信息技术时，出现信息泄露的情况。其次，针对那些经常出现的风险还应保持积极的应对态度，这里可以考虑将备份工作等方式做好，以确保档案资料的安全性。
三、结语
总而言之，在高校整体工作中高校行政工作占据着极为重要的位置，在行政管理中所承担的职能极为重要，有利于促进高校科研、高校教学等工作的顺利开展。高校办公室的档案材料，紧跟学校发展的潮流趋势，对学校各个历史时期的发展轨迹进行了客观真实地记录，在信息化时代，为档案管理工作构建起优良的客观条件。对此，探讨高校办公室档案工作对策意义极为重大。管理工作人员应充分借助此特点，借助主观努力显著提高办公室档案的服务质量，推动学校的持续发展。
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