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浅析信息化时代科技档案管理工作创新研究

作者:未知

  摘 要 在信息时代不断发展的影响下,使得科技档案管理这项工作逐渐被提高了重视,并且也有了更高要求标准。所以,要想使科技档案管理工作有一个更高管理水平,那么就要提高科技档案管理工作质量和效率,加强科技档案管理工作的完善,并要不断改进和创新管理方法。因此,本文针对信息化时代科技档案管理工作的创新进行了详细分析和探讨,仅供参考。
  关键词 科技档案管理工作;信息化时代;创新;研究
  引言
  就目前来看,由于受以往传统档案管理模式和理念,使得我国现阶段有很多档案管理工作仍然采用以往传统档案管理方法。在当今信息化时代背景下,对于这种传统方法在现阶段已经无法满足时代的发展需求。所以,作为科技档案管理工作必须要积极转变以往传统管理理念和方法。笔者结合自身的实际工作经验,详细分析了信息化时代,科技档案管理工作所面临的现状,并对如何创新科技档案管理工作,提出了自己的观点和意见,希望对相关档案管理工作者有所帮助和指导。
  1 信息化时代背景下科技档案管理工作的现状分析
  1.1 管理硬件设备有待完善
  对于有关科技档案管理部门来说,由于受到以往传统管理模式和理念的影响,使得对科技档案管理工作在硬件设备上缺少足够重视和资金投入。所以,在硬件设施方面只配置了一些比较基础设备。例如:电脑、打印机等等。而对于这种现象的出现,使得档案管理的系统性无法得到充分体现和发挥。对于科技档案管理,其信息特点具有一定的复杂性,并且各层次和和级别之间往往也具有一定的差异化。从总体来看,严重缺少规范性和开放性。所以,这就导致在档案共享和管理服务方面产生了很大的距离化。再加上在系统方面缺少建立和完善,使得无法达到“机读档案”的效果。为了能够达到加强信息检索体系的建立和完善的目的,导致科技档案管理不规范现象的出现,进而对信息化背景下科技档案管理工作质量和水平的提高造成了一定的限制[1]。
  1.2 科技档案管理的应用效率较低
  对于科技档案管理这项工作来说,其主要内容包括两个方面。即整理和研究。但是科技档案管理研究这项工作需要耗费大量时间和精力,并且其研究内容和环节也往往比较复杂。因此,这就为研究工作增加了一定的难度和挑战。例如:以高新技术企业为例。如果他们想要认定某种工作,那么从申请通知到文件和工作的认定,这一过程需要一段很长很大的时间。如:在本年度开始申请,一般来说需要在下个年度才可以得到批准,并且在这一过程还会导致很多档案材料的产生。其流程一般为高新技术企业在接收到通知后进行有关档案材料上报;然后有关科技管理部门对档案资料进行初步审查;接着再由专家进行再次评审、决定档案资料;最后对高新技术企业工作的认定。再加上科技局收到的科技档案数量逐渐增多。在以往科技档案管理中我们可以看到,一般档案管理工作人员在接到档案时,都需要到档案室没进行档案查找,而在查找过程中,将会造成大量时间和精力的浪费,进而对科技档案管理的应用效率将造成严重不利影响,使得应用效率较低。在信息化时代迅速发展和进步的影响下,通过信息化科技档案管理的应用,不仅减少了查询时间,同时,在一定程度上还可以使科技档案管理的应用效率得到了很大提升[2]。
  2 创新科技档案管理工作的策略方法
  2.1 革新管理方法
  要想使科技档案管理工作有一个更好的创新,那么首先必须要改变以往传统科技档案管理方法,并对以不断地创新。所以,在档案管理过程中,要提高对科技档案管理方法的重视和创新。在以往科技答案管理中我们发现,其管理方法往往只适合基础档案管理,既耗时,又费力。因此,作为档案管理人员转变和创新管理方法是有所必要的,并且要“跟踪”档案管理的变化和发展,以便于能够更好地满足档案发展需求。同时还要对以往传统档案管理方法中所出现的问题有一个充分了解和掌握,并要及时采取相关合理有效措施对以解决和完善,以便于能够使科技档案管理的有效性得到充分发挥和体现。在对科技档案管理工作进行创新时,可以利用一些比较先进的网络信息技术,加强有关档案管理制度和体系的建立,进而可以对现代化科技档案有一个更好的管理和规范。作为档案管理人员,在管理过程中,必须要提高对档案录入这项工作的重视,并要有一个认真的工作态度,严格遵守相关规章制度,加强科学化档案管理,进而可以使自身档案管理质量和效率有一个更高水平的提升,为科技档案管理工作的顺利开展奠定良好基础[3]。
  2.2 加强科技档案管理硬件设备的配置和完善
  完善档案管理硬件设备,在一定程度上能够有效地提高管理质量和水平。所以,这就要求档案室在软硬件设备配置方面必须要做到完善。例如:一些基础软件设备。如电脑、计算机、打印机以及传真机等等,对于这些设备内存,储存量要大,配置要高。并且每个机器都要配置相关的应用软件,尤其要配置一些通用软件,以便于能够与外界有一个更好的互动和交流。但是就目前来看,在现阶段对于信息化档案管理有关应用软件的建立,还没有形成一个完全统一的标准要求。所以在这种情况下,在建设软件时不仅要充分考虑到自身实际情况,同时还要主动与档案管理相关部门或上级主管部门进行相互交流,进而达成统一一致,制定科学合理的内部管理制度体系,为信息化科技档案管理工作的顺利开展提供重要保障[4]。
  3 结束语
  综上所述,由此可见在信息化时代背景下创新科技档案管理是如此的重要。不仅可以提高我国答案管理质量和水平,同时在一定程度上還可以促进我国科技档案信息化有一个更好的发展。针对我国现阶段科技档案管理工作中所存在的硬件设施不足、科技档案应用效率低下等问题,必须及时革新传统科技档案管理方法,并加强硬件设备的配置和完善。而对于档案管理工作人员来说,也要不断地提升自身管理水平和专业素质,在科技档案管理过程中,要注重信息技术的融入,为实现高效档案管理奠定良好基础。
  参考文献
  [1] 秦彩霞.浅析信息化时代科技档案管理工作创新研究[J].才智, 2018,(33):217.
  [2] 马文玲.浅析信息化电子档案管理策略[J].科技创新与应用,2015, (9):178.
  [3] 姜雪.浅析现代化电子档案管理模式[J].科技创新与应用,2015, (10):265.
  [4] 马文玲.浅析信息化电子档案管理策略[J].科技创新与应用,2015, (9):178-178.
论文来源:《科学与信息化》 2019年9期
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