大数据背景下高校档案工作发展对策
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【摘要】高校档案机构应用大数据探索新的工作模式是现阶段的研究热点，文章根据高校档案数据的特点分析其与大数据间的矛盾，指出高校档案工作在大数据背景下不宜盲目跟风，需保持理性，从容应对。
【关键词】大数据;高校档案;数字化
“大数据”和“大数据时代”概念提出后，以“BAT”三大网络巨头为首的强大基础上得以快速的发展，不管是云计算、社交网络，还是物联网、移动互联网和智慧城市，要全面应用大数据，不仅给其他IT业以及大中小型企业带来了严重的冲击与挑战，对政府与学术界亦影响深远，同样给档案信息化工作带来了新理念、新技术，也带来了新的机遇与挑战。那么，大数据背景下，高校档案发展方向，如何迎接新的机遇与挑战，我们档案工作者需深入探讨。
一、大数据在档案工作中的发展现状
以“大數据”和“档案”为主题在中国知网上进行检索时，从2012年到2019年，共获得4380篇相关文章，其中以2012年作者施永利的《大数据时代背景下的档案利用服务探讨》为先驱，2013年检索到52篇，从2014年开始呈现爆发性增长的趋势，检索到219篇，2018年1153篇，截至2019年9月，已经有968篇。研究内容从大数据的概念、内涵及特点，到档案数据挖掘、数字档案建设、档案大数据的产生、存储、管理和应用等，以及档案大数据的价值、档案工作机遇与挑战、服务方式转变等，甚至包括大数据对档案学科影响的分析，涉及内容广泛。相关研究主要局限于宏观层面的探讨，缺乏系统分析和技术可行性研究，档案机构和学术界也缺乏相应的法律、政策法规配套方面的系统论述和指引。
二、高校档案与大数据间的矛盾分析
IT行业中大数据是指无法在一定时间范围内用常规软件工具进行捕捉、管理和处理的数据集合，是需要新处理模式才能具有更强的决策力、洞察发现力和流程优化能力的海量、高增长率和多样化的信息资产，其符合IBM提出的“5V”特点：大量（Volume）、高速（Velocity）、多样（Variety）、低价值密度（Value）、真实（Veracity）。而高校档案大数据与IT大数据有本质的区别，具体为以下几点：
（一）高校档案数据的滞后与IT大数据的高速相矛盾。高校档案是学校从事教育事务而直接形成的历史记录，具体包括已经办理完毕的文件和教学过程中形成的教学档案，而非“实时”“在线”的数据;IT大数据强调数据的动态性、实时性以及数据高速增长，而非数据量上的“大”。可见，高校档案数据虽然数量巨大，但与IT大数据的快速增长、动态采集、实时获取等性质相差甚远，不可偷换概念。
（二）高校档案的稳定性与IT大数据的多样性相矛盾。高校档案机构每年都要收集涵盖高校一切活动的十一大类档案，包括党群、行政、教学、科研、产品、基建、设备、出版、外事、财会、人物等，信息资源稳定。档案信息化建设主要是电子文件的归档和纸质档案数字化的工作，形成的数据结构单一;而IT大数据的多样化体现在数据结构的多样化，包括结构化、半结构化和非结构化数据，非结构化数据越来越成为数据的主要部分。
（三）高校档案的凭证作用与IT大数据的低价值密度相矛盾。高校档案机构在收集整理档案的过程中严格把关，其资源信息具有真实性、原始性、关联性等其他信息不可比拟的优势。而IT大数据的数据量在不断增加，无意义的冗余、垃圾数据也会越来越多，而且其增长的速度比数据信息更快，寻求的重要数据信息或客观真理往往会被庞大数据所带来的噪声所淹没。
三、大数据背景下高校档案工作发展的对策
（一）保持理性，紧抓高校档案的特点和任务。提供证据、给予公众解惑是档案的核心功能，高校档案的利用者可按身份进行划分，包括：学生及校友、教工、企业和专业机构。学生及校友对高校档案利用并不频繁，需求简单，一般是遇到问题才会进行查询，但是一旦有利用需求，必定与自身利益密切相关，所以他们对高校档案信息服务的要求是能简单、快速、高效地解决问题，并获得满意的服务。教工对高校档案的查阅利用则非常专业，他们需要第一手的资料和原始数据，如基建人员需要学校建设招投标计划书、方案、图纸、施工报告、竣工验收报告等专业资料;科研人员需要科研活动中形成的、有价值的文字材料、计算数据、实验数据、图纸、图表、照片、声像等全面、系统的数据资源进行分析研究;行政管理人员需要学校行政管理活动中形成的文件、资料、报告、批件、证书、图片、声像及电子档案和荣誉实物等档案材料。所以教工对档案信息服务的要求是能够提供丰富的档案信息资源，并确保这些资源分类合理、全面系统，便于查找利用，且查询到的资料具有真实性、系统性、有效性、完整性。企业和专业机构对高校档案的查阅利用多为常规工作所需，他们只关注与其工作相关的信息，如对新入职员工的学历学位资格审查、在校情况调查等。因此，他们对高校档案信息服务的要求是能够简单、快捷地获取真实、实用的资料供其参考。在大数据时代背景下，虽然高校用户信息需求增加，但归档过程中对高校事务产生的大数据是有甄别的，只有真实可靠、具有保存价值的原始性、凭证性的信息才属于归档范围。因此，大数据技术并未对档案的保存和应用造成翻天覆地的变化，不能因为数据多了，技术高了，就否定传统的档案管理方法。目前虽然数字档案馆已经如火如荼开展了几年，但大多停留在对纸质档案的电子扫描、目录检索查询索引等辅助工作，对于专业的数据库服务器、档案管理系统、校内或校际档案部门间交叉访问等还存在着很多不足。我们应认识到这些不足，并通过软硬件的建设，更加科学规范地管理档案，建立起真正意义上的数字档案，逐步向大数据档案模式转变。
（二）正确定位，勿盲目跟风。大数据应用于高校档案是比较新的大胆的尝试，面对高校档案目前馆藏结构单一、功能简单、管理及推广落后的现状，高校档案机构首先需要端正态度，充分认识到高校档案应用大数据技术是为了提供更加优质、方便的服务，而不是为了跟风，一味追求新鲜事物。应用大数据技术、建立高校数字档案需要软硬件平台的建设和专业化技术人员的支持与指导，不是一朝一夕能完成的简单工作，需要打一场持久战。一定要避免建立了软硬件平台之后，缺乏技术人员，疏于管理，久而久之变得无人管理，无人访问。目前我国的档案信息化建设中的技术类工作如软硬件基础设施、软件系统开发、档案数字化扫描等大多采用招标和外包的形式，档案工作人员对于大数据的概念只停留在了解的层面。大数据技术目前是以“BAT”三个IT巨头应用于商业预测与支持和交通领域的交通规划管理，对于档案大数据的研究和应用要理性认识、研究“怎么用”大数据技术实现档案资源利用最大化的问题，而不是“大数据技术去实现档案大数据”，切忌盲目跟风建设，紧盯着档案数字化建设中数字资源总量的膨胀，而忽略大数据的本质特性。
（三）高校档案馆的发展策略。不可否认，大数据时代，网络实时和动态数据使档案数据迅速扩张，这些数据中隐含的信息稍纵即逝，因此，档案归档范围势必扩大，如何实时鉴别捕获有归档价值的电子文件，如何实现档案数据实时、自动归集将是我们首要关注的问题。另外，我们依然要大力发展档案信息化建设，对于基础性的工作依然要坚守前任留下的优秀的经验和理论。只有拥有足够的有价值的数据积累，才能为大数据的数据分析和数据挖掘提供基础性的数据源，为档案大数据的发展奠定基础。档案部门在新兴技术方面不具有优势，信息化专业人才缺失，建设水平不高，因此，档案馆的跨领域、跨机构、跨部门的合作非常重要，在信息技术和数字化建设方面可以与校内信息管理处合作建立牢固的技术支持，与软件信息公司建立长短期合作，聘请专业技术人员指导大数据平台的搭建，加强与其他高校档案机构、档案协会的联动与合作，推动档案信息资源的优化配置、成果共享。
四、结论
高校档案信息化建设的过程中，在大数据技术的影响下，其工作模式和服务方式必然会发生变革和创新，如何抓住大数据技术快速发展的契机，创新档案管理技术、提升高校档案服务水平是我们面临的新挑战。在变革和创新的过程中，应正确定位，勿盲目跟风，削足适履，而是应该根据当前档案数字化的程度，结合档案信息的特点，在做好目前传统工作和数字化工作的基础上，适当拓展，以寻找适合自己发展的新路径。
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