从内部审计视角探究高校经济合同管理

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　　摘要：我国社会经济的快速发展，使得高校在发展建设中大量的参与到社会经济活动当中，高校与社会单位签订的合同也越来越多。合同管理近年来引起高校的高度重视，加强合同管理成为高校的重要工作任务。提高经济合同的审计水平，有助于降低合同风险，促进高校经济活动有序进行。本文从审计角度分析高校合同管理的情况，总结优化高校经济合同管理的方法。
　　关键词：高校;经济合同;管理办法;优化措施
　　一、高校经济合同控制现状
　　（一）合同管理机制问题
　　合同管理需要有良好的运行机制，强调由专门人员和部门进行管理。但是，有些高校未能设置专门的合同管理机构，合同管理缺乏归口管理，合同管理的分工不明确，责任划分不清晰，合同管理工作中存在着盲区。有的高校合同管理的制度不完善，合同管理的职能较为混乱，合同管理存在各自为政的现象，甚至存在多头管理的情况。不同的部门对不同的合同具有审批权，签署合同时未能经过全面的审计，还有的采用化整为零的合同管理方式，严重增加合同风险。
　　（二）合同订立的问题
　　在合同订立时存在着签约人法律风险意识淡薄的问题，一些沿用传统合同管理经验的做法制约了合同订立的有效性。例如，有些合同未能建立信用风险评价机制，有时泄漏了合同的谈判策略，还有的未能建立合同的信用评价体系，或者存在合同签订双方主体资格不合法的问题。还有的合同内容与条款管理不合理，存在合同管理不严密、不完整、文字表述不严谨的情况。或者在合同谈判时缺乏法律、财务、会计等方面的知识支撑，以及因为印章管理不当，没能使用合同的专用章，造成合同签署后被篡改的情况，或者一些相互侵权条款未能得到有效审议。
　　（三）合同履行的问题
　　合同履行时没能从合同角度对相关工作予以有效控制，校内各部门缺乏有效的沟通机制，合同条款履行中存在一些未明确的事项，有时未能按照合同的约定履行，一些问题未能及时的沟通和处理。还有的高校缺乏合同变更的相关程序，有时未能建立良好的合同纠纷的处理机制，合同纠纷有时处理不当，错过了国家的法律诉讼时限，因此贻误了合同管理的最佳时机。由于合同履行控制不当，导致合同未按照约束期限履行，合同的金额与付款方式不正确，造成了合同终止的现象。
　　（四）合同的归档问题
　　在合同归档评估方面，还存在未能妥善保管合同文本及相关资料的问题，有些高校还采用传统的人工合同管理的方式，未能及时的收集合同相关数据信息，合同归档不到位，归档合同有纰漏。有些高校未能建立合同档案的保密机制，合同管理不嚴格，合同在订立、履行过程中存在商业机密泄露的风险。有些高校不重视对合同归档的评估，存在合同归档管理不科学的问题。
　　二、强化高校合同管理的审计方法
　　（一）完善合同控制组织体系
　　高校加强经济合作管理还要取得高校领导的高度重重视，必须建立完善的合同审计内部控制体系，把经济合同审计作为高校审计工作的重要组成部分，要求所有经济合同在订立前都必须进行审计。首先，完善经济合同审计管理的组织机构，做到对高校经济合同的统一审计管理，设置合同审计管理岗位，实现合同管理、审计、监督的岗位分离，做到对合同事务的统一把关。其次，完善合同管理的沟通机制，建立合同审计与财务部门、归口管理部门之间的沟通机制，促进合同管理与财务预算、资金收支、工程项目管理相结合。第三，优化合同管理的流程，设置严密的审计业务流程，重点审计是否存在越权审批经济合同问题，积极由专职部门查找相关的风险，实现合同运转的痕迹管理，确保合同订立、履行与后续管理的有效进行。第四，合同管理采用归口控制的方法，学校应当对合同管理施行定编、定岗、定责，定期进行合同管理的自我评价，及时纠正和控制合同管理的高风险点，实现合同管理的不断优化。
　　（二）加强合同前期准备控制
　　合同前期准备不充分是造成合同经济风险的主要原因，应当把合同审计放在前期的合同准备环节。首先，提高合同策划控制水平，学校应当明确合同签订范围，优化合同订立的业务流程，要求所有应当签订合同的经济业务必须依照要求签订书面合同，不得将经济合同化整为零，严格审查合同策划是否符合学校当前及长远发展需要。其次，提高合同调查控制水平，建立合同调查机制，落实合同调查的主体责任，明确合同调查人员的权限，重点调查合同相关方的资信情况，主体资格，履约能力，财务报告、政府专项检查报告，以往交易记录和社会评价等。第三，加强合同谈判环节的控制，建立合同谈判的集体会审制度，由行业相关专家学者组织谈判团，发挥团队智慧，在合法前提下选择正确的洽谈方式，及时对合同谈判核心环节进行审计，重点加强合同的名称、规格、计量单位、价款、履约期限、方式等易争议问题进行审核。
　　（三）合同订立环节的控制
　　合同订立必须按照双方当事人的真实意愿进行，这一阶段主要审查合同文本是否规范有效，是否符合国家法律相关要求，涉及的内容是否符合国家制定的行业标准要求。合同可以由学校的法务部门起草，由法务部门审核，对于金额较大的合同还要聘请专家或技术顾问进行审核。建立合同会审制度，编制合同审核的底稿，规定法务、财务、业务部门的具体审核任务内容，从而切实提高合同审计与管理的工作效率。还要进一步加强合同签署与登记的控制工作，建立合同专用章保证制度，建立统一编号的合同台账，应当加盖合同齐缝章，使用有专用防伪印记的合同纸，严格的防止合同被篡改，从而达到提高合同管理控制整体有效性的目标。
　　（四）合同履行环节的审计控制
　　应当提高合同履行的监控水平，做到对合同履行情况的全面监控，及时根据合同内容要求督促各方履行合同，并且对合同的履行情况进行检查，做好相关的分析与验收工作。应当就合同出现的变更、终止、转让或者其它事项进行审计，建立合同履行责任制，由相关部门出具合同履行的报告。还要严格的控制合同的变更，对于不能及时履行的合同应当及时地采用控制措施，防止各种因素造成的合同偏离订立初衷的情况。对合同履行中出现纠纷的可以按照国家法律处理，能够协商解决的需要双方签订书面协议，合同经协商仍无法解决的，根据合同约定进行仲裁或诉讼。提高合同价款的计算能力，建立合同履行信息台账，实现财务管理与合同监控系统的有效衔接，按照条款规定进行合同审查，掌握合同履行情况与付款情况等。
　　（五）提高合同归档控制水平
　　高校还要高度的重视合同的归档管理，强调采用现代信息技术手段提高合同归档管理的质量。定期对合同进行统计分析，做好合同归类工作，详细的记录合同订立、变更、履行与终结方面的情况。建立合同文本的统一分类与统一编号制度，及时建立合同台账，同时保证合同涉及商业秘密不被泄露。合同原则上不外借，明确合同文本的流转程序，实现对借阅的有效控制。还要加强合同管理的检查工作，建立合同检查评估制度，及时总结合同管理工作的经验，分析合同签署是否在授权范围内，合同归档管理应当保证资料全部归档，加强相关资料的检查工作。
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