试论企业内部控制制度的认识与建立
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作者: 施艳波
摘 要:企业管理是计划、组织、激励、控制、协调,其中控制是关键性环节,通过控制体现企业所有者的意志,是实现企业目标的重要手段。内部控制包括组织机构的设计和企业内部采取的协调措施。其目的是为达到财务报告的可靠性、经营活动的效率和效果、相关法律法规的遵循三个目标,由企业董事长、管理部门以及全体员工提供保证的过程。内部控制一般包括环境控制、风险控制、活动控制、信息沟通、监控手段五个相互联系的环节。
关键词:企业管理 内部控制 完善治理结构 健全体制规制
中图分类号:F270.7 文献标识码:A
文章编号:1004-4914(2010)06-246-01
一、合理确定内部控制的内容和层次
内部控制不是一项制度或一个机械的规定,而是一个发现问题、解决问题、发现新问题、解决新问题的循环往复的过程。内部控制内容主要包括:(1)会计控制,包括严格的凭证制度,即合规合法的凭证及传递程序;会计业务处理程序,即从填制、登记账薄到编制报表一系列的方法程序;会计复核与会计监督等。(2)财务控制,指通过对企业资金运动状况的监督与分析,对企业中各部门及人员的活动与工作所实施的控制,包括预算控制,如货币资金控制、债权债务控制、成本费用控制等;财产物资管理,如存货管理、固定资产管理等。(3)内部审计控制。即根据企业的内部会计控制目标和管理要求,按照一定的方法、手段和程序对企业活动或工作环节进行的审查、调节等控制活动,其主要程序是查明问题、比较标准、分析差距、提出建议与措施、监督纠正。(4)组织规划控制,包括组织机构的设置、权责对称体系、部门与岗位责任制、人员配备等。(5)人员素质及行为控制。包括企业从业人员选拔、录用、培训、考核、奖惩等一系列过程所采取的程序、方法和措施等。(6)质量与统计控制,包括对投入产出记录与计算;产品质量的统计与分析;根据各原始记录形成的各种统计台账;统计报表的编制等。(7)时间控制,其关键是要确定各项活动的进行是否符合既定的时间要求。如在企业生产过程中表现为控制产品的生产周期、投入时间、完工时间、工时定额、交货日期等。(8)安全控制,包括人身安全控制、财产安全控制、防盗、防损措施和手段资料安全控制等。
内部控制从组织内部的控制主体角度可分为董事长控制、管理者控制、员工控制,从而形成三个层级的内部控制:一是战略规划控制,即董事长对战略的控制;二是战略实施控制,即管理者对战略执行的控制;三是作业任务控制,即员工对作业的控制。管理控制作为管理者保资源有效利用以实现组织目标的一种有效手段,随着企业环境复杂程序和不确定因素的增多,在现代企业中发挥着越来越重要的作用。
二、采取有效的控制措施
控制活动是指对确认的风险必要的控制措施,以保证单位目标得以实现。
1.建立现代企业制度,完善法人治理机构。以经营者的控制,不但要有资本市场、产品市场以及法律法规制度的外部控制机制,而且要有以董事长、监事会、审计委员会的内部控制机制。董事会是内部控制的最高层,拥有最高的权力。董事会有相应的能力和作用,才能充分发挥监控、引导和监督的职责。必须明确界定董事会、审计委员会和高级管理层的责任。
2.改善人力资源管理层,提高企业员工素质。一个企业的人力资源管理直接影响到企业中每一个人的业绩和表现。良好的人力资源管理,对培养企业员工,提高企业员工的素质,更好地贯彻执行内部控制有很大的帮助。因此,企业必须引入竞争机制,根据市场竞争的优胜劣汰的法则,形成任人惟贤的用人机制,为企业的发展壮大配置合格的人才。
3.重塑企业文化,增强企业的凝聚力。我国的经济体制在经历了计划经济向市场经济的转轨之时,企业还没有建立相应的企业文化,造成企业内部组织文化的缺位。企业必须通过严格的规章制度来促进良好的企业文化建设,提炼企业精神和价值观,适应市场经济发展,从而形成良好的控制环境,促进内部控制的有效运动,增强企业的凝聚力。
4.强化企业经营的风险意识,提高风险管理水平。现代社会是一个充满激烈竞争的社会,每个企业面临着成功的挑战和失败的风险,对风险的管理成为现代企业管理的重要内容。风险影响着每个企业的生存和发展,也影响其在行业中的竞争力以及在市场上的声誉和形象。所有的企业,不论其规模、结构、性质或产业,其组织的不同层次都会遭遇风险,管理人员必须密切注意各层次的风险,并采取必要的控制措施。我国企业的风险意识从总体上来说比较低,采取各种经营决策时,往往很少考虑存在的风险。而对市场经济条件下的各种风险,必须增强企业的风险意识,只有企业意识到了风险管理的重要性和紧迫性,才会主动采取措施,加强内部控制。风险的存在是实施控制的根本原因。
5.建立有效的信息管理系统。有效的信息管理系统可以及时提供各方面所需要的会计信息,只有企业的人员通过信息管理系统了解了企业目前的状况,才能对可能发生的异常状况作出反应,防止重大损失的发生,从我国企业发生的许多携款潜逃案件中可窥一斑。
三、借用外部力量加强内部控制
企业可以通过利用外部人员的专职人员参与内部控制,也可以直接使用外部控制的程序、方法来代替内部控制。借外部力量加强内部控制的重点应放在对高级管理者的控制上。首先,股东与高层管理之间存在较大的利益冲突,单纯依靠监事会等内部控制程序难以保证其控制效果。其次,高层管理者具有相对多的权利,其获取不正当利益或作出其他不合规行为的渠道和手段更为丰富与隐蔽,这对控制的要求较高,因而需要具有相当专业能力的外部控制力量加以约束。再次,股东对经营者的控制信息往往是需要对外公布的信息,这就要求控制必须具有较高的中立性。借外部力量加强内部控制的内容主要是对经营管理合规性的控制。例如,企业设置内部审计、会计监督等机构,利用岗位分工,授权复核、预算控制等方法,对企业经营加以控制来保证其合规性;同时也可利用业绩考核、成本核算等多种方法提高企业的利益。将企业中适合于外部控制的环节由外部控制来完成,以提高企业管理的专业程度和管理效率,促进内部控制质量的提高。
四、强化内部控制风险意识
风险影响着每个企业的生存和发展,也影响其在产业中的竞争力及在市场上的声誉和形象。面临企业内外环境的日益复杂化以及企业间竞争的日益激烈,企业经营风险不断提高,如何辨别、分析、防范和控制经营风险,已成为企业内部控制制度的重要内容。一般来说,企业的风险管理就是按公司既定的经营战略,利用各种风险分析技术,找出业务风险点,并采取恰当的方法降低风险。企业管理者建立内部监督机构对企业高风险区域经常进行检查,及时发现潜在风险,善于转嫁风险和消除风险,企业的风险管理必须贯穿并渗透于企业控制的全过程。
五、强化内部控制监督
为提高内部控制效果,必须对内部控制活动进行持续监督,既要例行管理,又要对员工行为加强监督;要开展风险评估,评估的范围和频率视风险的大小及控制的重要性而定;要及时报告缺陷,内部控制的缺失应由下向上报告,某些缺失应报告给高层管理人员,以便防范于未然。
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