会计数据采集中的元数据标准探讨
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作者: 嵇俊康 劳知雷 魏文翠
【摘要】 本文讨论会计信息系统的数据源头――会计数据采集中的元数据标准。首先讨论了财会工作中的主要凭证――记账凭证中的元数据标准的设计,建立相应的Schema文件,采用可扩展标记语言(XML)对会计数据进行了文档记录保存;然后,说明在会计原始凭证和经济业务描述方面如何建立元数据标准;最后,对会计信息化的数据采集标准和相应的元数据标准的设计进行了探讨。
【关键词】 会计数据采集; 元数据标准; 记账凭证; 原始凭证; 经济业务描述; Schema; XML
一、引言
随着社会信息化的迅速发展,各种财会、审计、营销、决策支持软件正在广泛使用。各行各业在日复一日的数据采集过程中,形成了海量的数据资源,这是各个企事业单位的宝贵财富,也是整个社会巨大的信息资源宝库,应当充分有效地加以利用。但是,现在众多的软件由于在开发工具、数据结构以及数据储存方面不尽相同,在数据交换的接口方面不公开、不统一,对财会信息资源的充分利用形成了障碍。
元数据的研究和应用,给各个领域的数据采集(包括不同软件之间的数据交换)、储存、加工、传递、发布、查询、管理提供了强有力的工具,但是,真正要推广使用,就必须先建立相应领域的元数据标准。《财会信息资源核心元数据》的研制,建立了财会领域通用的元数据标准,规定了财会领域元数据应用所需的核心元数据元素子集。在《财会信息资源核心元数据》的基础上,结合各种层次的应用进行扩展,是推广应用元数据的重要工作。
本文首先讨论记账凭证中的元数据标准的设计和应用;然后,说明在会计原始凭证和经济业务描述方面如何建立元数据标准;最后,探讨会计信息化的数据采集标准和相应的元数据标准。
二、记账凭证中的元数据标准
现在,记账凭证是会计数据采集中的主要载体,而且比较规范,所以笔者首先讨论记账凭证(包括模式凭证和自动转账凭证)中的元数据标准、建立相应的Schema文件和XML文档。
(一)分析和确定记账凭证中的元数据元素
元数据标准的设计建立,首先要对会计数据进行分析,参考记账凭证样例(见图1)和会计分录序时簿的样例(见图2),可以得到记账凭证中的元数据元素有:“顺序号、凭证日期、凭证类型(凭证字)、凭证号、附件张数(附单据)、凭证字号、摘要、会计科目代码、会计科目名称、借方金额、贷方金额、合计、原币金额、结算方式、结算号、结算日期、数量、单价、制单、审核、记账、出纳、会计主管、货币名称(币种、币别)、借方外币金额、贷方外币金额、汇率、计量单位、是否作废、往来单位、部门、审核标志、记账标志”。这些元数据元素经过分析整理和筛选,可以得到记账凭证中的元数据元素和分类(见表1)。
(二)设计记账凭证中的元数据标准
元数据的管理方法要求元数据是一个树形的层次结构。最上层是‘根级’元数据,它是各种数据库及其专业子库所遵循的标准。‘根级’元数据下是‘枝级’元数据,接下来是一些同类数据库或应用的元数据。每个‘枝级’元数据又是它下级元数据的‘根级’元数据。这样逐级衍生,最终形成一个树形的元数据结构。
在会计资料的基础上,参考XML(可扩展标记语言eXtensible Markup Language)的方法,设计记账凭证中的元数据元素的结构,规定元数据元素的名称、数据类型、值域和出现次数,可以将表1中的元数据元素整理形成记账凭证中的元数据元素的结构、名称、数据类型和出现次数(表中N为正整数)(见表2)。
(三)建立相应的Schema文件、采用XML文档记录和保存数据
在分析和确定记账凭证中的元数据元素,设计元数据标准之后,就需要采用一种计算机描述语言建立文档,并定义相应的文档结构文件,以便于元数据标准的实施。
目前,对元数据的描述主要采用可扩展标记语言(XML,eXtensible Markup Language)建立文档,定义相应的文档结构可以采用模式定义(Schema)文件。可以建立Schema文件(见图3),在其中记录表2中规定的记账凭证中的元数据元素标准。表2中的‘元数据元素名称’可以直接作为XML中的‘标签’,并规定‘数据类型’、‘出现次数’和‘格式’,以便于元数据的检验工作。
根据图1、表2和图3的资料可以制作记账凭证的XML文档(见图4),记录和保存记账凭证中的所有数据。有了Schema文件和XML文档,就基本完成了数据的采集任务,可以进行数据的传输、储存、查询、检索等各项后续工作。
三、原始会计凭证中的元数据标准
制作记账凭证的前一个步骤是制作原始会计凭证(包括电子商务中的电子单证),而且,大部分记账凭证可以由计算机从原始凭证自动生成,所以,探讨会计数据采集中的元数据标准,应该分析原始会计凭证。
分析和确定原始会计凭证中的元数据元素、设计元数据标准、建立相应的Schema文件、采用XML文档记录和保存数据等工作的方法,与上述记账凭证中的方法基本相同,从理论上讲并不困难,只是牵涉的面较广,工作量很大。好在元数据的特点是结构化的、可扩展的,所以可以按层次设计,逐步扩展完善。
可以先在一些行业(例如:制造、物流)进行调查分析、设计试验,以会计信息化的要求,对会计数据采集中的确认、计量进行预先设计,再设计规定相应的元数据标准。限于篇幅,这里不再举例。
四、经济业务描述中的元数据标准
制作原始凭证的前一个步骤是对经济业务的描述,笔者认为:会计数据采集中的元数据标准的建立,也可以深入到对经济业务的描述之中,建立经济业务模板(经济业务描述的标准化格式)。
经济业务发生时,可以由业务人员在‘经济业务模板’中输入(选择、填写、修改)数据,计算机软件将自动、即时生成‘原始会计凭证’和‘记账凭证’。
下面仅以工业企业供应部门的采购原材料业务为例,介绍经济业务描述中的元数据标准的一种设计方案(参见表3),其中,在< >中的各种名词就是‘元数据元素名称’(可以直接作为XML中的‘标签’),经过归类、整理和筛选,就可以形成经济业务描述中的元数据标准(可参考上述记账凭证中的方法)。
由于元数据所描述的资源可以是电子形式的,也可以是非电子形式的,并且不局限于文本资源,例如,视觉材料、声音文件等也包括在内,这就为记录、保存经济业务活动中的各种(货币的、非货币的)数据,提供了良好的基础和广阔的发展空间,也给财会信息资源元数据标准的研究提出了新的内容。经济业务描述中的元数据元素,可以按照经济业务的流程进行分类,形成相应的层次结构。
五、会计信息化的数据采集标准和元数据标准探讨
随着社会经济的发展,对会计数据采集的要求已经和正在发生明显的变化,不仅要求数据全面完整、真实可靠、准确及时、高效、减少冗余,要求数据采集输入工作向自动化、智能化和网络化方向发展,根据管理信息系统一体化的目标要求,集成化采集输入会计数据,还要求满足不同信息使用者对数据和信息的个性化使用要求。
为了适应这些要求,出现了各种理论研究和试验,例如:事项会计、数据库会计、REA(Resources、Events、Agents)会计。
现在有了‘元数据’这个强有力的工具,可以在借鉴各种数据采集理论和方法的基础上,统计分析各行各业的各种经济业务、原始会计凭证、记账凭证和相关资料,预先对各种原始会计数据的确认、计量进行统一规定,设计对应的会计数据采集模板,建立相应的数据仓库标准。在经济业务发生时,由相关业务人员(或计算机程序自动)填写会计信息化的数据采集模板,再由会计人员审核确认后储存入数据仓库。
抓住机遇,改造原有的会计数据采集体系,制订会计信息化的会计数据的确认和计量规则,设计建立会计信息化的数据采集标准体系,制订和发布会计数据采集元数据标准,设计会计信息化的数据采集模板,将每日生成的和日积月累的海量会计数据按照标准格式储存在数据仓库中,就可以代替原始会计凭证、记账凭证,在网络上建立行业的、地区的、国家的,以元数据标准格式存储的原始经济业务数据仓库,为企事业单位和政府相关部门(例如:会计、财务、审计、税收、统计、决策支持)按照不同权限提供原始会计数据,为进行联机分析处理和数据挖掘等工作做好基础的准备工作。在会计信息化的数据采集和财会信息资源充分利用的过程中,元数据和财会信息资源元数据标准将发挥其潜在的重要作用。●
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