“天翼”会计软件在高校中的应用
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作者: 龚曜辉 唐寿琴
【摘 要】 现阶段我国会计电算化工作缺乏统一的规划和组织协调，内部控制制度仍不完善，各高校在使用天翼会计软件的近六年当中，虽然软件已经过多次升级，但不管是从会计人员专业知识的掌握、深造程度或是与不断出台的新会计法规、会计准则以及适时的高校财务管理制度要求而言，都存在着许多差距。本文针对这些问题进行了认真分析、思考，并提出了一些改进的措施。
【关键词】 会计电算化； 天翼会计软件； 计算机舞弊； 内部控制
会计软件是会计信息化的基础，为发展高校会计电算化事业，推动会计信息化的进程，需对所使用的会计软件提出更加符合高校事业发展的要求。首先，从高校财务管理的角度分析研究了天翼会计软件在高校中的应用；其次用比较分析法对天翼会计软件和通用会计软件进行了对比分析，并在此基础上采取实证分析法对天冀会计软件在高校应用中存在的问题进行了剖析。
一、天翼会计软件在高校中的使用现状
目前江苏省教育厅所属高校统一使用的是上海复旦天翼计算机有限公司研制的管理型财务系统，简称天翼会计软件。它不仅提供全套有关科目的账、证、表处理，而且还为提高高校的预算编制质量和预算执行情况分析提供了项目成本核算系统，首次将项目属性概念引入项目管理，从而为财务领导管理意图的具体化提供了良好的条件。本系统不是简单地代替手工账核算，更重要的是它将资金占用、成本管理、经费限额控制、会计责任考核等有效地纳入项目管理中，并将科目账户核算与项目管理有机地结合起来，从而将会计工作提高到管理层次上。在本系统中，通过项目账的合理设置，可将各部门、系部、课题、工程项目、责任单位及个人等全部纳入到项目管理中，并可通过系统提供的多种查询方式，输出各核算对象的资金来源、资金运用、资金结余情况，提供多类项目限额管理办法，实现了实时项目限额管理。通过灵活设置科目、项目及相互之间的关系，实现了高校经费的预算管理。
二、天翼会计软件在高校使用中存在的问题
（一）对天翼会计软件的认识不全面
目前高校的一些高层管理者，对实行会计电算化的认识不够全面，以为使用天翼会计软件主要是会计部门的事情，因此在高素质人员的配备与培训、硬件设备和会计软件购置等工作中，缺乏统一规划，造成进度拖延、工作不得力状况。有的以为实行会计电算化就是“以机代账”，硬、软件只需要一次投入即可，往往忽视了硬件换代、软件升级、专业人员的再培训等方面。一些高校的会计人员对使用天翼会计软件的重要意义缺乏足够的认识，对会计软件相关的知识不能主动掌握，对会计软件管理比较陌生，只习惯于手工记账的管理，而对由会计软件所产生的数据可靠性产生质疑。尤其对会计信息的保密性、安全性方面的知识还存在空白，造成不会管、不敢管、管不好的局面，影响了天翼会计软件的使用功能向更高层次的拓展。
（二）软件操作过程中易发生舞弊行为
随着天翼会计软件在高校财务管理工作中的日益普及，高校财务工作人员利用天翼会计软件系统的弱点进行的舞弊活动也有所增加，比如某些人员为了达到个人目的，利用业务便利不按操作规程或未经允许上机操作，对会计软件系统进行破坏、恶意修改、电子偷窃和人工偷窃等行为。因会计电算化所引起的损失主要有以下几类：首先是由于灾害事故（如火灾、水灾）或电源中断故障等原因所引起的会计信息处理中断和数据丢失；其次是因电算化会计信息系统本身的错误和疏漏所引起的损失；再次是因会计电算化舞弊而引起的损失。对前两种损失，通过借助于开发控制技术就能较好地加以解决，而对因会计电算化舞弊所引起的损失却很难解决，因此如何防范会计电算化舞弊成了各高校普遍关心的问题。
（三）会计软件的安全性较弱
目前天翼会计软件的数据安全保密性比较弱，硬件自身安全性能低，直接影响会计软件的正常运用。一是天翼会计软件的操作人员未能按照一定的程序操作，导致会计资料的丢失或错误的出现；二是实行会计软件的财务人员对计算机病毒的侵入防范意识不强，未能采取有效措施防范病毒的侵入；三是会计档案保管过程中存在风险。还有一些高校由于使用该会计软件时间短，对会计电算化档案的组成内容不是很了解，缺乏管理经验，造成存储会计档案的磁盘和会计资料未能及时归档，或已经归档的内容不完整。
（四）专业财务会计人员的软件操作和计算机维护能力欠缺
一般会计人员所掌握的知识仅能满足于手工会计核算，而天翼会计软件的应用，对会计人员提出了更高的要求。一般会计人员业务经验丰富，但计算机专业知识却很匮乏，难以胜任用计算机处理会计业务的工作，突出的表现是对此会计软件的应用方法掌握得不够熟练，对软件的认识有局限性，对软件运行过程中出现的故障不能及时排除，导致系统不能正常运行。
三、完善天翼会计软件使用情况的对策
（一）提高对天翼会计软件的理性与感性认识，重视会计电算化理论研究
理论是行动的先导，必须加强对天翼会计软件的理论研究，建立较完备的电算化会计理论体系，以适应会计电算化迅速发展的需要。
（二）防范与控制天翼会计软件操作中的舞弊现象
从多年会计软件的实践运行可知：电算化会计软件的舞弊，就是利用电算化会计软件本身的功能缺陷、漏洞或系统管理上的疏忽，直接使用电算化会计软件导入虚假数据或修改、删除已存在的正确数据。笔者针对以上情况提出防止会计电算化舞弊，应该从以下三个方面着手：
1.加强电算化犯罪法制建设
目前，由于相关法律法规的不健全使电算化犯罪的控制很困难，因此笔者认为防止电算化犯罪法制建设，可从两个方面入手：（1）建立针对利用电算化犯罪活动的法律，明确规定哪些行为属于电算化舞弊行为及其惩处方法；（2）建立电算化系统时的保护法律，明确电算化系统中哪些东西或哪些方面受法律保护（硬件、软件、数据）及受何种保护。
2.完善内部控制系统
运用计算机处理会计信息和其他管理信息的高校，均应建立和健全电算化内部控制系统。特别是软件系统控制是对计算机系统软件的取得和开发的控制，包括系统软件的购买、开发授权、批准、测试、实施以及文件编制和文件存取的控制。
根据一些单位曾经有过的教训，需特别强调几点：第一，不能将未经杀毒的外来软盘随意在财务网络中的任何一台计算机上运行；第二，物理防范意识尤其重要；第三，为防止外来人员乘本网络中的任何一名计算机操作人离岗未关计算机之际，随意上机有意或无意地操作，应该将计算机加上一个“自动关闭不活动的工作终端”程序。
3.严格执行内部控制制度
内部控制措施的执行应该一视同仁，严密防范，严格遵守不相容职务的分离与牵制：
如果以上任何一项不相容职务未分离，随时会给舞弊者创造机会。
（三）增强会计信息系统的安全性、保密性，做好会计电算化档案管理工作
1.加强会计信息的安全防护
随着天翼会计软件的发展，会计信息的安全问题就显得尤为突出，必须采取相应的防护措施，以保证该会计软件系统能够安全稳定地运行。一是在会计软件中增加安全功能，防止操作失误造成数据被破坏。会计人员应按规定录入原始数据，制作记账凭证，输出各种信息，对系统操作人员进行授权，严格禁止越权操作、非法操作，确保会计软件系统安全、有效、正常地运行；二是建立预防病毒的安全措施，要经常更新杀毒软件，对硬盘进行病毒检测、杀毒，作为会计软件系统操作人员，应自觉遵守操作规程，尽可能降低计算机感染病毒的几率；三是建立安全有效的会计档案保管、调阅、复制、修改、销毁等环节的制度。良好的会计档案管理是保证会计数据安全完整的关键环节，也是会计信息得以充分利用，更好地为决策服务的保证。
2.强化会计电算化档案的管理功能
会计电算化档案的保管是重要的会计基础工作。计算机替代手工记账后，会计档案增加了新的内容。例如，存有会计数据的磁性介质，与源程序有关的文件资料等。因此，在电算化档案管理制度中，对电算化会计资料的范围、存贮方式、存放环境、借阅会计档案等都应有相应的管理制度，实施电算化后应加强对会计电算化档案的管理。此外，电算化档案的借阅、书面资料的装订、病毒检测间隔周期等，也应根据具体情况制定相应的管理制度。
（四）加强对会计人员电算化能力的培养，提高会计人员的综合素质
为确保系统安全有序运行，充分发挥计算机的功能，要制定会计电算化人员培训计划，加大对复合型会计电算化人员的培训力度，特别是对电算化管理人员的培训要经常进行，并结合经验交流，使培训收到实效。另外，要确保参加培训学习的内容切合实际工作需要，可使会计人员、系统维护人员按不同的内容、不同的要求参加培训，以便收到良好的效果。
总之，要充分发挥天翼会计软件的功能，为财务管理服务，必须增加软件系统的管理性功能，改变财务管理的形式和方法，通过对会计资料的整理进行预测、决策、分析，将事前预测、事中控制、事后分析三个环节有机地联系起来，形成一个整体，为单位管理决策提供有效的信息支持。在充分利用计算机运行速度快、存储量大、对数据处理及时迅速的基础上，运用财务资料，进一步完善天翼会计软件系统，为财务管理决策服务。●
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