高校学生收费核算初探
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作者: 张兴乾
一、高校学生收费核算办法及问题
目前高校对学生收费的管理及核算主要依靠学生收费系统和财务核算系统来完成。按照《高等学校会计制度》的规定，高校对学生收费的核算，一般采用“收付实现制”，具体情况如下：根据的有关部门提供的学生人数及收费标准，在学生收费系统中进行应收数初始；文际收到学费或住宿费时，首先在学生收费系统中进行数据录入、记账；然后根据收费系统的汇总数据，在财务核算系统中进行账务处理：借记银行存款(现金)”，贷记“应缴财政专户”；依照规定上缴财政专户时，借记“应缴财政专户”，贷记“银行存款(现金)”；收到财政部门核拨的学费收入时，借记“银行存款”，贷记“教育事业收入”；至此，学生收费才算真正地完成，记入学校的收入。通过以上步骤，可看小学生收费核算问题如下。
(一)内部控制存有缺失由于财务核算系统和学生收费系统相对独立，虽然学生实际交费情况在财务核算系统中得到了完整的反应，但学生应交费总数、欠费金额及日常数据调整(如减免学费、因宿舍变动造成的住宿标准调整等)完全处于学生收费系统巾，游离于财务核算系统的监督之外。该部分资金的管理，依靠的是学生收费系统管理人员的职业道德控制，没有从制度上对学生收费管理进行必要的过程管理，加大了学生收费管理人员的职业风险，不能从根本上保证学生收费应收数字的安全、准确、完整。
(二)未完整反映学校资金全貌学生收费从上缴财政专户到核拨学校有一个过程，个别时候可能会出现年底上缴、次年核拨的现象。不管上缴与核拨之间的时间有多少，这部分资金都是学校未来的收入，属在途资金。但在现行的会计核算中，这部分资金没有在学校账务系统中得到反应，完全脱离了学校的有效监督，从而形成实事上的账外资金。
(三)未准确反映学校当年收入按照现行的会计核算，所有收费均确认当期收入，而对于应收未收的学费和住宿费，则没有在相应的收入科目中得到反应，使得这部分收入未在资产负债表中反映出来，掩盖了高校一定时期业务的真实性，从而影响高校收入、支出、结余核算的合理性、科学性，导敛报表中所反映的债权性资产信息不真实，容易对政府、学校及其他报表使用者产生错误导向。
(四)影响学校预算质量学生收费是高校预算收入中很重要的一部分，一般情况下是以当年在校生人数为基数来进行计算的。受学生欠费因素的影响，账务系统中反应的学生收费金额与预算金额必然会有差距，从而造成学校实际收入与预算收入不吻合。同时，收入的滞后直接影响到支出项目的安排与执行，进而影响学校整体预算的质量。
(五)不利于学校学费催交目前高校学生欠费现象均比较严重，以某高校为例，在学生助学贷款到位之后，欠费金额仍高达几千万元，超过学费收入的10％。学生欠费率居高不下，已经成为高校财务管理的一个难点。但由于受现行高校会计制度的影响，该部分部分资金只是处于隐形之中，只能借助于学生收费辅助系统来了解欠费状况，未引起管理者、职能处室及相关院系的足够重视。
二、高校学生收费核算的建议
针对以上存在的问题，笔者提出建议如下：
(一)学生收费系统与财务核算系统同步处理《中国教育改革和发展纲要视》中明确提出：“改革学生上大学由国家包下来的做法，逐步实行收费制度。高等教育是非义务教育，学生上大学原则上均应缴费”，据此我们可以将学生应缴费数做为学校的一种资产，视学生欠费为一种负债。为准确、及时地反应学校的资产现状，便于校内各部门相互核对数据，及时催交学费，学生收费系统数据处理要与财务核算系统同步。具体方法如下：在学生收费应收数据初始完成之际，以应收总数(或调整数)在账务系统中按不同的年级、不同的专业进行核算，借记“应收及暂付款――学费(住宿费)”(或增设新的科目“应收学生收费”)，贷记“应缴财政专户”。如发生学生复学、转人等导致的学费、住宿费调增时，同样做借记“应收及暂付款――学费(住宿费)”，贷记“应缴财政专户”。如发生学生因故退学不需要交费或调减相关费用时，用红数冲减相关科目，借记“应收及暂付款――学费(住宿费)”(红字)，货记“应缴财政专户”(红字)。学生实际缴费时，借记“现金(银行存款)”，贷记“应收及暂付款――学费(住宿费)”，“应收及暂付款――学费(住宿费)”科目反应的叫当前学生欠缴学费总额。
(二)财务核算系统按资金运行过程进行核算会计是以货币为计量单位，对营利组织和非营利组织的经济活动进行连续、系统、全面地反映和监督的一项经济管理活动，同时也是一项经济管理工作。其基本职能是核算和监督，主要特点是：以货币为主要计量单位，既反应过去，又反应未来，体现完整性、连续性和系统性。为更好地履行会计核算职能，按照设置会计科目的原则，增设“在途资金”、“财政应核拨收入”两个会计科目，用于核算高校上缴财政专户后的资金。学校按规定上缴财政专户时，借：应缴财政专户，贷：银行存款，同时借记“在途资金”，贷记“财政应核拨资金”。收到上级核拨的资金，借记“银行存款”，贷记“事业收入”，同时借记“财政应核拨收入”，贷记“在途资金”。“在途资金”与“财政应核拨收入”科目余额反映的是已上缴财政专户而未核拨的资金数量。
(三)增加坏账核销核算多年来，学生收费一直是高校财务管理的难点，特别是对欠费的管理，既不能对欠费者进行类似还贷超期的处罚(如按照欠费金额收取一定比例的滞纳金)，又不能利用行政手段进行处罚(扣押毕业证等)，学生收费完全靠学生自觉性来完成。尽管目前有部分高校引入了校园“一卡通”，对欠费学生进行必要的控制，仍然不能从根本上改变欠费的现状，其中还有一部分学生毕业多年不仍不交费，以我校为例，欠费时间最长的达十多年，造成了实事上的坏账损失。由学生欠费形成的这部分欠账，已经成为学校的一种损失，按照稳健原则，应计提一定比例的坏账准备，列人“教育事业支出”进行核算。形成坏账时，根据需要核销的金额，借记“教育事业支出”，贷记“应收及暂付款――学费(住宿费)”。如已核销的坏账又收回，则借记“现金”。贷记“事业基金”(核销当年又收回则冲销原“教育事业支出”科目)。学校的应收学费符合下列条件之一的，应确认为坏账：学生自动退学或死亡，所欠学费无法收回；学生毕业离校后未履行缴费义务超过3年，并有足够的证据表明无法收回或收回的可能性极小。坏账准备金的计提方法和比例由各高校根据自己的实际情况来进行确定。上述学生收费核算办法，打破了高等学校会计核算一贯采用的单一的收付实现制，引入了权责发生制的概念，符合修正性原则。而根据权责发生制编制的财务报表最大的作用，不仅告诉报表使用者过去发生的、关系到现金收付的交易，而且告诉他们未来支付现金的义务和代表未来将要收到现金的资源，使报表使用者能够更清楚地了解到高校在未来一个时期潜在的收入，从一定程度上满足了报表使用者对信息的需求。另外，新的学生收费核算办法，不仅全面、完整
地反映高校学生收费收入的应收、已收、欠费、上缴财政专户、资金返还等过程，而且也对学生收费数据的变动实施了必要的过程监督，完善了单位内部控制制度。同时通过利用账务系统对学生欠费数据进行明细分类核算，进一步规范了学生收费的会计核算，弥补现行核算的不足，有效地防范不法行为的发生，确保学生收费安全完整，有效地促进了高等学校财务管理水平的提升。
三、学生收费日常核算需要注意的事项
新学生收费核算办法的引入，给高校学生收费管理带来了许多新的问题和环节，需要引起高度重视，否则新的核算办法会失去其存在的根本意义。
(一)学生数据来源要准确学费及住宿费的收费标准以物价部门批准的《收费许可证》为准绳；新人校的学生人数、专业分布等，以经省招生办公室批准的招生情况为依据；学期中间，因专业宿舍等情况变动引起的收费标准的变动，以相关职能部门的有效通知为准，从源头上保证学生收费的安全性。
(二)数据库使用要灵活
充分运用强大的网络数据库功能，对学生收费数据进行分类注册数据库，比如本专生、研究生、成教生各注册一个数据库。在目前多数高校以银行划扣为主要收赞方式的情况下，选用多个数据库进行学生收费管理，即能灵活地选择导人、导出的数据；又能方便日常数据统计，为职能部门提供准确的学生收费信息，同时也方便了收费系统与账务系统之间数据的核对，减轻了工作量，提高了工作效率。
(三)学生收费初始数据要复核由于目前高校学生分类的多样性，导致收费标准繁多，而学生人数的逐年递增，使学生收费数据变动的可能性加大，无形中增加了学生收费人员的工作量，因此建议设立学生收费复核岗位，其主要职责是对学生收费初始数据。包括日常调增、调减或减免进行复核，以确保学生收费数据的准确、完整。保证国有资产不流失。
(四)数据变动要同步日常工作中，学生收费系统中发生的应收数的变动，要及时在财务核算系统中进行账务处理；同样由于核销学生欠费情况引进的财务系统数据的变动，也要在收费系统中进行必要的记录，使两个系统即相互依赖，又相互制约。
(五)对账要严格可以根据学生收费事项发生频率的大小，定期将学生收费系统中的数据与财务核算系统中的数据进行核对，发现问题要查明原因并及时进行更正，保证账账相符。
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