科研单位内部控制体系建设探讨

来源:用户上传      作者: 王菲然

　　内部控制是一个组织设计并实施的一系列程序，以便为达到该组织的目标提供合理保障，也是对风险进行有效识别、评估、控制、监测和改进的动态过程和机制，包括控制环境、控制程序和会计系统三大部分。
　　
　　一、科研单位内部控制作用机制
　　
　　(一)控制环境在控制环境薄弱的情况下，管理层风险意识差，管理者对单位面临的各种风险认识不足、重视不够，缺乏有效的风险管理机制，对各种国家政策及财经法规的执行是否到位，日常工作中业务控制程序是否能有效防范风险没有引起足够的重视。管理层缺乏必要的风险意识，而单位在生存发展过程中，必然会面临经营、财务、法律等各方面的风险，因此营造良好的内部控制环境有利于抵御各方面的风险。
　　
　　(二)控制程序 良好的内部控制体系中的控制程序包括明确管理职责、纵向与横向的监督关系；职责分工，权利制衡；交易授权，建立恰当的审批手续；设计并使用适当的凭证和记录；资产接触与记录使用的授权；资产和记录的保管制度；独立稽核，例行的复核与自动的查对；制定和执行恰当的会计方法和程序；工作轮换；独立检查，包括外部和内部审计等。内部控制要求单位在处理经济业务的过程中，严格按照内部控制程序完成经济业务的全过程，以防范各类财务风险的发生，保证会计信息的真实可靠。反之，在财务管理工作中，如果缺乏适当的控制活动，在制度执行上有章不循，在业务过程中不按规定程序办理，就会使国家经济政策与法规及内部会计控制制度失去应有的刚性和严肃性。
　　内部控制程序的一个控制要点是不相容职务相互分离。职务和岗位相关联，职务和权力责任不可分离，因此，两种或两种以上职务必须在不同岗位、人员之间分开，每一个具体职务也必须明确划定其对应的责任权力范围，这是形成制衡机制的核心手段。类似出纳兼作档案管理员及编制银行调节表、经办人与复核人为同一个人或根本不存在复核程序等不相容职务未适当分离的情况，必定会形成各类财务控制风险。许多出纳挪用公款等行为，都是通过银行调节表的编制来进行掩盖的。同样，许多经济犯罪行为的发生也是因为当事人抓住了单位复核机制不健全的弱点。
　　控制程序的另一个控制要点为授权批准与集体决策。授权批准与集体决策作为单位内部会计控制的手段，经济事项事前决策审批是内部控制的控制点之一。就内部控制机制而言，每一种权力不但要接受纵向制约(单位内部上下级)，同时还要受到横向制约(单位领导成员之间)，这时集体决策就成为横向制约的重要手段。按照重要性原则，对重要的、一定金额以上的经济事项都必须经集体决策执行，对于起点金额以下的经济事项则实行其他控制办法。各级管理层必须在授权范围内行使职权，经办人也必须在授权范围内办理业务。审批权限决定了经济业务的发生与否，如果对每项经济业务切实履行必要的审批手续，单位内部存在的一些因未按规定的审批权限办理审批手续的固定资产报废业务以及对外投资而导致资产流失或账实不符等现象就能得到有效控制。
　　控制程序中还有一个重要的控制要点是监督与审计检查。内部控制是一个涉及到单位运行全过程的体系，内部控制的执行与否、执行效果如何、能否适应新情况、需要做哪些改进等，都需要进行跟踪调查，必须通过加强监督活动在必要时对控制措施加以修正。因此必须建立单位内部的复核与审计检查等独立检查程序，以确保内部控制活动得到有效的执行。
　　
　　(三)会计系统会计系统要求必须形成统一规范的会计核算制度，合适的人员配备与分工，充分发挥会计反映和监督的职能，保证会计信息的真实与准确，以便决策层通过会计信息作出正确的决策，因此，会计系统采取了一系列特定程序，如会计核算工作必须遵循《会计法》及事业单位财务制度等相关财经法规，从而成为强有力的内部控制手段。要发挥会计系统的控制作用，必须强化会计基础工作，包括实施定期的对账、盘点与复核等程序，制定和执行恰当的会计方法和程序。因此，良好的会计系统工作是单位内部控制工作的重要保证。会计系统的最终结果是要保证会计信息真实完整，为此，在会计核算过程中，要针对每一项经济业务设计并使用适当的凭证和记录，为保证固定资产、对外投资等真实完整及账实相符，应建立资产接触与记录使用的授权，并形成资产和记录的保管制度，对每一笔业务实施独立稽核；如果这些会计内部控制程序得到严格执行，会计信息的质量就有了必要的保障。
　　在科研事业单位，部门预算不属于内部控制程序，但是部门预算是事业单位必须执行的一项重要的国家政策及财务管理制度，带有较大的强制性和约束性，可以说是事业单位特有的内部控制手段之一，原因在于：第一，企业也有全面预算并且也是控制的一种方式，但其内涵和事业单位的部门预算相差很大。事业单位的部门预算既与国家财政预算相联系，又是对单位全年财务收支的硬性约束。第二，事业单位资金定性为财政性，即事业单位收支的依据是经过批准的预算，预算规定了单位支出方向和支出规模水平，所以事业单位的预算是内部控制的手段。做好单位的部门预算工作是做好单位内部控制工作的一个重要方面，如果部门预算从编制阶段就不合理，则会使部门预算失去存在的意义，也就不可能达到应有的控制目的。
　　
　　二、科研单位内部控制体系强化措施
　　
　　第一，增强科研单位内部控制意识，构建良好的内部控制环境。控制环境是所有内部控制工作的基础，对财务管理内部控制而言也不例外，它直接关系到财务管理内部控制活动的执行和贯彻。内部控制不力引发的财务风险，很多是由控制环境薄弱造成的。构建良好的内部控制环境，深化内部控制理念，落实内部控制措施，是建立科研单位内部控制体系的关键。根据科研单位的实际情况，通过确定风险控制环节，分解、落实科研单位各部门、各岗位管理职责，并对各单位、各部门的控制状况进行检查、评价和考核，强化风险管理责任，提高全员风险防范的意识和能力，将内部控制管理由个人行为和操作行为提升到整个单位的整体行为。还要在各单位内部营造良好的内部控制环境，强化单位内部领导与员工的内部控制理念。内部控制的有效执行，需要一个良好的内部控制环境支撑，各级领导与员工应培养风险意识，树立正确的职业观，形成良好的职业道德观，以保证各项制度得到切实执行。
　　按照《会计法》的规定，单位负责人是单位财务工作的第一责任人，对本单位财务会计报告的真实性、完整性以及内部控制制度的合理性、有效性负主要责任。财务人员作为单位负责人的“理财参谋”，要帮助单位负责人确立财务会计工作和内部控制制度建设“第一责任主体”的意识，使其在了解内部控制基本知识的基础上，提高对单位内部控制体系建设重要性的认识，培养良好的内部控制意识。也能更好地增强单位负责人在工作中对财务部门的理解与支持。单位负责人的内部控制意识是营造良好内部控制环境的第一步。
　　第二，加强会计基础规范化工作，强化会计系统的控制作用。

会计基础工作为单位各项财务管理工作提供了基本保障，为强化预算管理、合理统筹安排资金，单位必须加强会计基础工作。科研事业单位规范的部门预算编制方法及编制要求，也要求会计人员必须全面了解单位基础工作，否则，难以达到部门预算的编报要求。会计系统包括会计机构与人员的配备，会计核算与会计管理两大方面，会计系统的好坏直接影响到会计信息和财务管理的质量，因此，要提升单位内部控制水平，必须重视单位的会计基础工作，强化会计系统的控制作用。目前中国科学院实施ARLP项目(．即中国科学院资源规划项目)。由于计算机具有工作自动化、控制程序化、存储数字化等特点，在提高会计工作效率的同时也出现了会计工作内部控制及会计基础工作容易受到忽视等问题，加大了会计系统内部控制工作的难度，需要科研单位强化电算化环境下的会计基础工作，发挥会计系统在单位内部控制体系中的控制作用。科研单位要加强会计基础工作，必须在会计机构设置、人员配备、会计核算管理、会计基础规范化方面作出努力，同时，会计系统的控制作用有赖于各研究所对财务制度的执行程度，会计基础工作薄弱将会严重制约单位的内部控制制度建设和部门预算的实施效果。
　　第三，实施内部控制程序，规范单位内部行为。科研单位应从业务流程人手，以全面的风险控制为基础，认真梳理目前的业务流程，分析其中的流程风险，整合优化业务流程，针对各项财务风险制定相应的政策和方案，对每项关键业务活动设计规范的控制程序及操作方法，以此为基础建立完善的财务内部控制体系，进一步完善监督机制。首先，必须建立健全内部控制制度，《会计法》明确规定各单位应当建立健全本单位内部会计监督制度，为单位制定内部控制制度指明了方向。建立健全内部控制制度和内部制约机制，具体来说就是要明确会计工作相关人员的职责权限、工作规程和纪律要求，严格实施内部控制程序。建立健全内部控制制度，是做好内部监督工作的前提，是保证会计工作和会计信息真实、完整的重要措施。其次，必须实行内部监督责任制，提高内部会计监督的有效性。在内部控制活动中，最突出的薄弱环节就是缺乏有效监督，考核奖惩机制不够健全。无论制度多么完善，在没有有效控制以及考核的情况下，都很难发挥出应有的作用。即使有很好部门预算，也会由于没有及时考核、检查或者没有认真地去考核、检查而流于形式，严重影响预算执行效果。如果对部门预算的编制与执行情况进行有效地考核与监督，部门预算将会发挥其应有的作用。对研究所资金使用情况实行有效的绩效考核机制，有助于资金的合理使用。只有对内部会计控制的过程施以恰当的监督和严格的考核，才能及时对其加以修正。没有有效的监督考核和控制，会计核算的质量就难以得到保证，而在会计核算过程中，如能实行有效的事前、事中、事后监督，将内部监督与会计管理、预算管理、财务管理、成本管理、国有资产管理等业务结合起来，寓监督于管理之中，就能够保证会计工作规范有序地进行，提高内部监督的有效性。
　　第四，完善部门预算制度，强化预算控制在各研究所内部控制中的功能作用。国家部门预算制度硬化了预算约束和控制的强度，提高了预算的透明度和管理水平，也在很大程度上对部门的行为起到了规范和制约作用。可以说，部门预算也是加强单位控制与管理的一种手段，同时，通过部门预算的严格实施与管理，也可以促使单位更新观念，完善部门预算制度，发挥部门预算的功能作用。首先要规范部门预算的编制质量与编制程序，合理的预算编制程序是保证预算编制质量的关键。其次要规范部门预算的执行效果，将部门预算与单位内部的责任预算有机结合，加大责任预算体系建设的力度，通过责任预算将预算管理责任和目标落实到单位各个部门、各个岗位上，形成有效的压力传递机制，责任预算体系使预算责任贯穿于编制、审核、控制、反馈的全过程，提高了预算管理的有效性。最后要建立对部门预算编制质量和项目绩效的考核机制。通过这些考核机制的建立，更好地实现部门预算的作用。
　　第五，加强内部审计在内部控制体系中的监督与服务作用。在研究所构建内部控制体系的过程中，还要充分发挥内部审计工作的监督与服务作用。内部审计工作既是监督，也是服务，是内部控制体系中不可缺少的环节。内部审计人员―项重要工作内容就是对研究所内部控制制度建设与落实情况进行检查，对内部控制制度的健全性与有效性进行评价，找出其中的内部控制缺陷，提出改进措施，促进单位内部控制体系的完善。内部审计还通过其发现的违纪违规事项，及时提出决策依据和可行性建议，为领导的决策服务，促进管理规范、管理透明、管理增效。

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