对高校财务工作中电子发票运用的思考

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　　【摘 要】随着“互联网+”时代信息技术的不断发展，电子发票的运用推广得到了进一步深入，使得高校财务工作面临新的局面。论文从电子发票的内涵与特征入手，描述了目前电子发票在高校财务入账的现状，分析了电子发票入账对财务工作的挑战和困难，最后从问题出发总结了一些针对高校电子发票入账困难的管理措施，希望对高校的财务管理提供新的思路。
　　【Abstract】With the continuous development of information technology in the "internet +" era， the application and promotion of electronic invoices have been further deepened， which makes the financial work of colleges and universities face a new situation. Starting from the connotation and characteristics of electronic invoice， this paper describes the current status of electronic invoices in the financial accounting of colleges and universities， analyzes the challenges and difficulties of electronic invoices in the financial work， and finally summarizes some management measures for the difficulties of electronic invoices in the financial management of colleges and universities， it is hoped that this can provide new ideas for the financial management of colleges and universities.
　　【关键词】电子发票；高校财务；报销
　　【Keywords】 electronic invoice； university financial； apply for reimbursement
　　【中图分类号】F234.4 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2019）04-0062-02
　　1 电子发票的内涵与特征
　　1.1 电子发票的内涵
　　电子发票是发票的电子化存在形式，包括发票使用、管理全过程的电子化。电子发票不依托任何纸质凭证，独立以数据电文形式存在，内容包含交易双方购销商品，提供或者接受服务以及从事其他经营活动中产生的所有细节信息，具备发票的完备形式，满足作为商事凭证、会计凭证和税务凭证的要求[1]。
　　1.2 电子发票的特征
　　1.2.1 发票使用管理过程的全电子化
　　发票使用管理过程的全电子化，是电子发票最基础也是最重要的特征，包含发票发行印制、领用领购、开具保存、获取传输、查询的电子化等。
　　1.2.2 过程去纸化
　　电子发票的去纸化不等于无纸化，去纸化意味着电子发票在其使用、管理的全过程都应该全部或部分实现电子化。一方面符合“互联网+”时代税控的信息化管理，另一方面也符合厉行节约，建设生态文明的时代要求。
　　1.2.3 平台集中化
　　电子发票需要一个功能完备、性能优越、可覆盖海量用户使用的集中系统和平台，以供支撑电子发票的整体构架。电子发票管理系统应包括电子发票服务平台和税务管理后台两个部分，前者负责电子发票的开具等功能，后者负责电子发票的监管等功能。
　　2 电子发票入账的挑战
　　2.1 重复报销
　　一方面，电子发票由商家开具，提供给购买者的通常是PDF文件，无论是何种格式，就如一张图片，可多次打印，且多次打印均一模一样。电子发票虽与纸质发票都有发票号码、发票代码等检验真伪、唯一性的标识，可是在报销环节中，纸质发票一经入账，无法由报销人取回重复报销，而电子发票因自身可多次打印的特点，若继续沿用纸质发票在领导审批、财务监管方面的报销制度，容易出现重复报销的情况。另一方面，电子发票的可重复打印特点也会造成报销人非主观层面的重复报销行为。纸质发票会随着报销结束而留存于会计档案中，而电子发票的出现，报销人忘记本次报销的电子发票已经报销，造成重复打印的局面，进而导致重复报销。
　　2.2 真伪难辨
　　机打发票为税务机关联网开具，一般情况下对票据的合法性无法造假。故而接收机打发票对于财务监督审核来说几乎没有造成额外的压力和工作量。而核查电子发票的真伪，挤占了财务人员处理业务的时间，增加了财务人员的工作量，为会计核算工作增加了难度。
　　电子发票是一个电子文件，可以对其进行PS处理，一旦对其金额、单位等信息进行修改，便加大了发票核查风险。恶意报销人通过简单的PS操作便可修改电子发票内容，蒙混过关便获得套取资金的不法得利。而财务人员面对被修改的电子发票需要花费时间、精力去官网核查，而且發票代码、发票号码等标识一长串数字在输入环节容易出现错误，加大了核查的难度。如果财务人员未能发现电子发票已被修改而进行核算入账，这不仅是恶意报销人的责任更是财务人员的过失，审计财务人员难辞其咎[2]。显然，电子发票的修改成本远远低于核查成本，修改风险远远低于核查风险。
　　3 高校电子发票入账现状
　　3.1 建立台账
　　许多高校目前对于电子发票的报销处理多为建立台账、备查簿等人工处理方法，将已审核的电子发票信息记录在备查账簿或Excel文件中，处理含有电子发票业务的单据时，还需比对备查账簿或Excel文件，防止出现电子发票的重复报销的情况。此种方法会耗费大量时间、精力去处理会计票据的基础性审核工作。由于全部是人工登记，容易发生漏记、错记的情况，从而失去会计审核、监督的意义。 　　3.2 报销人诚信承诺
　　还有许多高校对于报销人提供的电子发票以诚信约束来完成对票据真实性、合法性的监督。要求报销人在打印成纸质版的电子发票空白处手写“保证不重复报销”并签名，否则不予报销。仅仅将电子发票提供者的“背书”作为财务审核的手段之一，内控从何而谈？
　　4 高校电子发票财务管理的应对措施
　　4.1 制度建设方面
　　2015年11月，国家税务总局发布第84号公告《关于推进通过增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票有关问题的公告》。同年12月，中华人民共和国财政部、国家档案局令第79号发布修订后的《会计档案管理办法》。这两项公告为电子发票入账及会计电子档案提供了政策依据，给电子发票在财务中得以运用提供了土壤。高校为了适应“互联网+”时代对现代财务管理的冲击和影响，应主動学习国家出台的新规章、新办法，借鉴国内优秀企业先进的电子发票入账经验。更新原有发票入账文件，制定新的电子发票报销标准，为电子发票在财务管理中提供依据，做到所有电子发票报销程序有章可循。
　　4.2 技术支持方面
　　面对电子发票由其特性衍生出“重复报销、真伪难辨”的财务管理困难，从技术上锁定电子发票的唯一性，确定真实性，是电子发票入账难题最直接、最根本的解决办法。随着技术的开发，不需要财务人员建立台账重复劳动，也不需要报销人手动录入发票信息，仅需在手机或电脑中安装一个类似“发票管家”的软件，即可完成用户对电子发票的查验、录入工作。
　　目前，电子发票右上角都有一个二维码标识，电子发票上的二维码记录着关于“发票号码、代码、金额、日期”等最基础的发票信息。扫描该二维码可确定此电子发票的内容及开票单位，从而获取电子发票的数据流[3]。
　　“发票管家”软件内接高校财务系统，通过扫描电子发票的二维码抓取发票关键信息，自动录入财务报销系统，生成报销单据，并在附件中显示原有发票的PDF或图片格式文件，供项目签批领导及财务审核查验。外接国税、地税部门网上服务大厅接口，直接对接官方发票真伪查询系统。当高校人员需要报销电子发票时，只需用手机扫描电脑中电子发票的二维码或直接在手机中打开电子发票文件，即可上传该电子发票。录入过程中，财务系统自动对报销人上传的电子发票进行检测。该检测既是对电子发票真伪性的甄别，又是对是否重复报销的查验。高校财务报销系统对以往已成功报销的电子发票建立一个数据库，记录发票号码及代码，一旦报销人录入的电子发票与数据库中的发票重合，则视为重复报销，报销页面将出现报错，财务报销系统也不予通过和保存。
　　4.3 人员培养方面
　　4.3.1 内部人员培养
　　再先进的技术也需要懂得操作的人来运行才能实现预期效果。财务系统需要高校财务人员定期维护，检测电子发票数据库是否实时更新，校验电子发票报销、入账结果。随着信息化技术的深入应用，高校财务人员不仅要具备财务方面的知识，还要掌握如计算机、网络信息技术、电子商务等各方面的新技能，提高自身在新形势下解决新问题的能力。高校财务部门也应主动更新观念，积极应对“互联网+”时代对财务领域的新挑战，主动拥抱电子发票全面入账的新时代、新机遇、新成果。
　　4.3.2 外部人员培养
　　高校财务部门还需对财务外部人员开展系统操作及财务报销业务的培训。引导报销人正确使用财务报销系统及“发票管家”软件，打通电子发票报销的各个环节，解决电子发票在高校财务部门顺利报销的“最后一公里”。
　　【参考文献】
　　【1】蔡磊.电子发票的理论与实践[M].北京：中国财政经济出版社，2014.
　　【2】毛成银，叶剑.“互联网+”背景下电子发票对高校财务管理的影响[J].会计之友，2017（24）：97-101.
　　【3】沈军.试论电子发票对高校财务核算和管理的影响[J].当代会计，2015（12）：50-51.
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