谈如何提高档案统计年报的填报质量
来源:用户上传
作者:
档案统计工作是我国政府统计工作的有机组成部分，是反映档案事业发展过程、发展现状和发展规律的一项重要工作。真实、准确、全面的统计数据是了解和掌握档案的形成、管理、利用情况和档案事业发展的重要手段。档案统计人员必须熟悉填报要求，掌握填报技能，准确、系统、全面的填报数据，为档案事业的发展提供详实的数据参考。
目前，档案统计年报的部分数据存在不准确、数据间系统性差、数据填报不全面等问题，严重影响了档案统计年报的质量。文章通过分析本行业2012-2017年度档案统计年报数据发现一些填报的问题，并提出解决的措施以提高档案统计年报的填报质量，更好地为档案统计工作提供准确的参考数据。
一、概念不清，填报数据不准确
档案统计年报是一项专业性强的工作，它需要具有档案专业知识，并熟悉本单位档案馆藏、了解电子文件的档案人员才能完成的一项填报工作。纵观2012-2017年的统计年报数据，数据的准确率不是很高，存在一些概念性的错误。如：档案的机构、全宗，实物档案、档案陈列室等概念不清，填报的数据与事实有较大差距。如，有的单位档案机构数是1个，专职人员1人或全部是兼职人员，其工作部门是综合办公室;档案全宗有的单位不填或填若干个。有的将文书档案与实物档案概念混淆，将馆藏的几千件文书档案当做实物档案，认为同为件，就是同一种档案，从而造成实物档案数据填报不准确。究其原因是统计人员不了解实物档案概念。通过报表中错误的数据可以看出，档案统计人员对统计报表中有些专业名词不了解，在没有真正理解填报数据定义，就按照自己的理解或在上一个档案统计人员错误的数据上继续错误的填报。有的新档案统计人员没有进行专业培训，手里没有正确的参照性文件可查，通常按照去年的数据累加，这样的错误，每年都在发生。
二、业务不强，填报数据不系统
档案统计软件具有运算、审核等功能，检查数据间的逻辑关系是否正确。如果不符合，则审核不通过。而系统内有的数据之间看似没有逻辑关系，通过系统运算、审核后，系统填报数据通过了。而事实上，有些数据之间还是存在着某种逻辑关系的，需要专业的统计人员凭借经验才能找出错误。而兼职或新的档案统计人员比较难发现。如：馆藏数量与排架长度，馆藏数量与室存永久、长期数量，档案提供利用的数量与馆藏档案的数量等。
三、审核不严，填报数据不全面
统计年报数据涉及上百个，针对本行业填报的是档基3表及档基3附表。因档案信息化建设滞后等原因大多数单位不涉及档基3附表，问题主要集中在档基3表。有的单位填报了馆藏档案的卷数、件数及排架长度，但室存永久、长期（30年）的数量和永久数量不填全，造成保管期限划分的数量不全。
有的单位只填馆藏的案卷数，不填件数，或填案卷數与件数一样。经核实发现，是档案统计人员把卷与件的概念没有搞清楚，只统计馆藏的卷数，而按件保管的文书档案一直未统计。造成该单位的年报数据没填全。还有的是档案统计人员因科技档案与文书档案不是一个部门，一直只填本部门的科技档案数量，而未填报文书档案数据。造成填报数据不全面。
档案统计年报的数量关系到档案管理部门对档案管理的实体、档案项目管理等情况的综合了解，而填报过程中出现的各种各样的问题，直接影响学了档案统计年报的填报质量，使档案的统计部门收集的数据不全面不准确、不能真实地了解档案管理情况。为加强档案统计年报的填报质量，作者给出了以下三个方面措施。
（一）建立填报模板，确保填报数据准确。档案行政管理部门在布置年度统计填报任务时，将报表中相关数据的定义及填报要求模板化，如下表所示：
通过模板，将档案统计人员难把握、不清楚的数据加以定义或提出填报要求，使填报人员能按照模板，根据本单位档案馆藏、信息化建设等实际情况准确地填报数据，从而大大提高填报数据的准确性。
（二）加强针对性培训，提高统计人员的业务素养。从事档案统计工作的人员中部分为兼职档案人员，或是刚刚从事档案统计的人员，他们对档案业务不熟悉。档案部门需要定期对档案统计人员进行针对性培训，其形式可以多种多样，如召开培训会，讲解填报数据的概念、填报要求、填报过程中容易出错的地方，重点关注的数据等并进行现场答疑。也可采取微信交流群等的方式，对比较集中的问题进行答疑。也可以制作微视频，放到微信群，让兼职或新统计人员按步骤操作。多种培训方式使统计人员真正明白所填数据的概念，填报要求，使填报的数据更加真实、系统。
（三）加强档案部门领导的审核力度，确保填报数据全面。档案部门领导或主管档案的领导，在档案统计人员完成统计报表的填报后，在保证统计数据真实性的基础上，要根据本单位的档案馆藏、信息化建设等业务情况，对填报数据认真核实，对照填报要求，审核填报的数据是否准确、全面，数据的系统性是否符合等，真正履行填报单位的审核责任，把好档案统计年报数据审核关，使上报数据真实体现本单位档案管理工作实际情况。
综合所述，只有基层档案部门的每个档案统计人员真正掌握了填报数据的概念、填报要求，并全面熟悉本单位的馆藏档案情况，档案部门负责人严格审查，才能保证填报的数据准确、系统、全面，从而大大提高档案综合管理部门汇总的数据的质量。才能为党和国家的档案事业今后的发展方向及政策提供参考依据，为档案工作的进一步发展助一臂之力。
参考文献
[1]档办发[2018]1号.国家档案局办公室印发《关于进一步加强和改进档案统计工作的意见》的通知[R].2018年6月19日.
[2]徐晓晴.档案事业统计年报工作的问题与建议—以绍兴档案事业统计年报工作为据.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/4/view-14737445.htm
