档案编研工作中存在的问题与对策
作者 : 未知

  摘要:档案编研人员收集意识不强、编辑与利用脱节、编研工作存在突击性、档案队伍不稳定等,在不同程度上制约了档案编研工作的开展和档案信息的开发利用。本文以平谷区档案编研工作为例,就如何开拓编研工作新思路、加大编研工作成果宣传力度、提高人员业务素质等方面提出了相关对策。
  关键词:档案编研 问题 对策
  档案编研工作是档案管理的重要环节,也是档案开发利用的重要手段。目前,各单位档案编研工作发展不平衡,现状不容乐观。有的编研成果丰硕,编研精品较多:有的却停滞不前,甚至多年没有开展编研工作。因此,正确认识档案编研工作的意义和作用,为人民群众提供更加快捷、翔实、系统的第一手资料,最大限度地发挥档案的作用,是摆在档案工作者面前的紧迫任务。
  一、档案编研工作的作用和意义
  编研工作实质上是将档案内容融会贯通,按照一定主题,提炼其中的精华,即通过对档案信息的采集、分析、加工、编辑和印刷出版等,向社会提供档案二次文献,使利用者直接获取信息,提高工作效率。
  (一)开展档案编研,有助于档案信息的良性循环
  目前,社会公众对信息的需求不断增长,不仅要求内容全面、准确,而且希望及时、快捷。档案编研成果是经过加工整理、鉴定挑选、濃缩提炼后形成的系统且有价值的信息资源,能满足社会各界频繁、大量利用档案信息的需要。高质量的档案编研成果,可以促进档案中蕴含的信息资源得到循环利用。
  (二)开展档案编研,有助于保证档案质量和加强档案保护
  在编研利用中,通过查阅大量案卷,可以及时发现档案实体在保管中存在的问题,并给予更正和补救。同时,由于档案产生的年代不同,载体质量也不尽相同,频繁利用会影响档案寿命。通过编研将一定专题的档案资料汇编成册,形成档案副本,可以减少原件使用率,保护原件,延长档案寿命。
  (三)开展档案编研,有利于提升档案工作社会影响力
  经过编辑加工形成的档案史料汇编,其所包含的资料信息系统、全面,不但具有较高的社会和经济价值,而且在一定程度上体现了档案工作的水平,成为档案的标志性成果、品牌产品。因此,做好编研工作也是扩展档案社会功能,提升档案工作社会地位的重要举措。
  二、平谷区档案编研工作现状
  (一)平谷区档案馆编研工作
  近年来,平谷区档案馆利用馆藏档案资料,深入挖掘地方历史文化资源,紧紧围绕党和政府的中心工作,贴近社会热点,精心打造了多部精品编研成果,为社会提供全方位的服务。一是为历史教育和区情教育服务。平谷区档案馆先后编辑了《档案见证美丽平谷》《档案见证幸福平谷》画册。二是为工作查考提供便利。从保护档案原件、方便社会利用和传承历史文化出发,平谷区档案馆对馆藏珍贵的清代及民国时期3套14册《平谷县志》进行翻印出版。三是助推学习教育见实效。为配合开展学习教育,深入推进“两学一做”学习教育活动,平谷区档案馆与区委组织部联合编印《光辉的历程永远的丰碑》画册。四是转变观念拓宽编研新领域。平谷区档案馆整合档案编研成果,借助《平谷报》报纸平台和“平谷报抱”微信公众号资源,开展“平谷记忆”“纪念抗日战争胜利70周年”等专题稿件编研,让百姓更加方便快捷地阅读档案史料,了解历史文化,感受档案的魅力。五是借助媒体使编研成果大众化。例如,平谷区档案馆与平谷电视台联合制作《铭记历史圆梦中华》专题片,在电视台连续播放,增添了档案文献的形象性、生动性和观赏性,使档案编研成果形式更加大众化。
  (二)基层档案室编研工作
  各基层档案室紧紧围绕党和政府的中心工作,为社会提供全方位的服务,使编研工作得到健康发展。一是注重突出地域特色,编写出具有地方特色的编研成果精品。平谷区政协积极挖掘地方特色与传统文化,先后编纂出版了多部富有文化内涵的《平谷文史选辑》:平谷区部分乡镇编写了镇志,如《马昌营史话》《独乐河史话》等,这些材料突出了各乡镇的地域特点、人文史料、民俗风情。二是服务广大人民群众,编研成果贴近生活、贴近民众。平谷镇政府编写的《平谷镇便民服务手册》,将各科室的服务项目进行梳理,简化办事程序,强化服务意识,更好地为该镇村(居)民服务;平谷老干部局为提升服务老干部的水平,编辑《平谷老干部简报》。为更好地贯彻党的“三农”方针政策、弘扬镇域特色亮点、普及科技知识等,大华山镇、黄松峪乡等分别出版了《华山视窗》《黄松峪报》报刊;为服务果农,提升果品质量安全水平,区果品办公室连续多年编印《桃主要病虫害防控技术》手册。三是开拓思路,走社会化“大编研”新路,由闭门造车式的“小编研”向开放式的“大编研”转变。平谷区委组织部、区老干部局、区政协文史委联合编撰的《老党员见证》,收集了55位老党员的故事,服务全区党员“勇于担当”活动;平谷区委宣传部、区文明办合作编辑了《平凡的力量》,用榜样们的奉献精神,引导公众树立良好的道德力量,拉近了档案编研成果与社会公众的距离,最大限度地实现了档案的价值。
  三、档案编研工作中存在的问题与分析
  近年来,基层档案室编研工作取得了一定成果,但与广泛的文化社会需求还有一定差距。据调查,多数基层档案室的编研材料,一半以上是各单位的基础数字汇编、大事记、组织机构沿革、规章制度等,质量普遍不高,精品较少。大多数是只编不研的“初级产品”,而且利用率也较低,主要存在着以下突出问题:
  (一)收集意识不强
  对于本单位聘请外单位完成的、本单位与外单位联合编辑的、本单位内部各部门乃至本单位个人查考利用档案编辑形成的书籍、画册、专题片等,多数基层档案员认为自己没有直接参与,形成的作品也不属于档案编研成果,因此收集意识不强,造成档案编研成果缺失。
  (二)编辑与利用脱节
  利用是档案工作的最终目的,编研成果的作用与价值只有通过利用才能得到发挥和体现。部分档案人员由于对此认识不足,在编研材料完成后,缺乏必要的报送和宣传,导致利用率偏低,编研材料优势未得到发挥,长此以往,其进一步搞好编研工作的积极性受挫,形成恶性循环。   (三)编研工作存在突击性
  由于对档案编研工作的重要性认识不足,部分档案人员往往认为档案工作就是“立好卷,能拿出来用”,而没有过多地考虑过编研工作将“死”档案变为“活”信息,能更好地为各个机构或个人提供服务,从而忽略了档案编研工作,等到检查、考核或移交进馆时,才不得不进行突击性的档案编研,编研工作处于被动和应付状态。
  (四)档案队伍不稳定,基本上处于“有编无研”的状态
  机关档案人员普遍存在人手紧、兼职多、调动频繁等问题,编研力量十分薄弱,难以满足编研工作的需要。从已有的编研成果看,多为原始材料,或者只是统计数字的简单罗列,编研出的成果千篇一面,“编而少研”“编而无研”现象较突出。
  四、加强档案编研工作的途径与措施
  (一)强化参与意识,注重有效服务
  编研工作是整合档案的有效形式,也是联系档案与利用者之间的桥梁。传统的编研工作多为史料性的编撰,我們要把编研工作从幕后推向台前,突破以往的模式,强化参与意识,服务中心工作,有针对性地调查研究,多编写一些紧贴现实、各具特色的编研成果。我们要抓住经济和社会发展的主旋律,实现编研工作有效服务于经济和社会发展,增强编研工作的活力。
  (二)纵横联合,开拓编研工作新思路
  在新形势下,档案工作者要改变过去只为编研而编研的滞后、被动局面,进行多层次、多角度、多渠道的档案信息资源开发;要立足(馆)室藏,面向全社会,多开展纵横联合,坚持馆室合作、部门协作等方式,开展有针对性、时效性强的编研工作,提高编研成果的经济效益和社会效益。例如,平谷区滨河街道在加强属地精神文明建设的工作中,不仅与区委宣传部、区文明办联合,还与所辖社区联合,编写了《咱社区里的文明人》,以典型促发展,推动了社区精神文明建设,传递了正能量。
  (三)有的放矢,注重编研选题的实效性
  以往档案室只注重大事记等基础性编研工作,为中心工作、经济建设服务的编研少,致使不少编研成果失去应有的作用,好的选题是做好档案编研工作的前提。一是编研选题应为中心工作服务。档案编研工作者要以高度的责任感和政治敏锐性,密切关注本地区、本单位各项事业发展的动态,紧贴单位现实选题,成为机关、领导工作离不开的好帮手,真正实现档案工作的自身价值。例如,平谷区政府编辑的“经济社会发展重点工作”相关资料,整理了平谷区在生态建设、双安工程、民生事业等方面取得的一系列成绩,服务全区经济社会发展大局。二是编研选题应为本单位各项业务工作服务。以往的编研工作多以室藏文书档案为主,很少涉及科技档案、经济档案领域的编研选题。档案人员应主动参与单位各项工作,本着需要什么编研什么,定好题,选好材,有的放矢,争取编研工作件件出成果,件件起作用。
  (四)编研手段要适应现代科学技术的发展
  现代科学技术的发展及应用,为档案信息开发提供了先进的技术手段。档案工作者要利用高科技形式,将纸质档案、照片档案、声像档案、口述档案等有机综合与运用,多借助电子计算技术、网络技术等加工档案文献,打破单一利用文书档案的状况,善于从各个门类、各个载体形式的档案中提取有用信息,编制出具有较高利用价值的编研成果。
  (五)加强编研成果收集工作
  通过调查发现,部分基层档案工作者对档案编研成果的性质和范围认识不清,觉得只有档案室编写的大事记、组织机构沿革才是档案编研成果。其实档案编研成果范围很广,只要是利用档案编辑的作品都属于档案编研成果。例如,本单位或本行业的发展史、建设史、专业志、工作年鉴等,各种专业资料汇编,期刊杂志,文集,图画册以及拍摄的宣传片与专题片等电子声像作品。
  (六)加大编研工作成果宣传力度
  我们要充分利用宣传手段,借助大众传媒,扩大编研工作的社会影响,让广大干部群众逐步了解、认识,并主动查考、利用编研成果.实现编研工作的社会化,达到编研信息共享的目的,使编研工作的潜在效益得到广泛、充分的发挥。
  (七)提高编研人员业务素质
  一是要培养一支研究能力强、文字功底好、具有一定稳定性的编研队伍。二是编研人员要有较强的信息意识,不仅要充分了解馆(室)藏档案信息资源,还要了解本地区的政治经济、历史文化、时事热点以及民生需求信息,才能编出符合社会需求的精品。三是要有创新精神。编研人员要改变以往重编轻研的倾向,使“编”和“研”相辅相成,联合发力,共同推进,对档案进行综合分析、研究,揭示档案背后的故事,挖掘档案内在价值,使档案编研成果发挥更大作用。
  作者单位:北京市平谷区档案局

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