精益管理理念在企业会务接待工作中的应用
来源:用户上传
作者:
【摘 要】在企业的发展中，会议活动发挥着重要的作用，在很大程度上推动着行政工作的顺利开展，是新时期社会、政治和经济生活中的重要活动方式。企业应该加强对会议活动的重视，尤其是会务接待工作，并融入精益管理理念，充分发挥出精益管理理念的作用。
【Abstract】 In the development of enterprises， conference activities play an important role in promoting the smooth development of administrative work to a great extent. It is an important way of activities in social， political and economic life in the new era. Enterprises should pay more attention to conference activities， especially conference reception work， and integrate the lean managementconcept in it， so as to give full play to the role of lean management concept.
【关键词】精益管理理念;企业会务接待工作;应用
【Keywords】 lean management concept; enterprise conference reception work; application
【中图分类号】F272.9 【文獻标志码】A 【文章编号】1673-1069（2019）02-0144-02
1 引言
在现代化社会的发展中，社会各个行业发展十分迅速，企业建设规模在不断扩大，各个企业之间的竞争越来越激烈，而会议作为企业发展中的重要活动之一，在宣传、贯彻、执行党和国家路线、方针、政策的过程中发挥着十分重要的作用。企业必须加强对企业会务接待工作的重视，实行精益管理方式。基于此，文章阐述了企业会务接待工作的相关内容，分析了企业会务工作中存在的问题，研究了精益管理理念在企业会务接待工作中的应用。
2 企业会务接待工作相关内容
在企业的经营和发展过程中，会务接待工作发挥着十分重要的作用，涉及多方面的内容，如出席会议、业务洽谈、调查研究、学习交流、外事往来等公务活动，以及公务活动开展过程中的接待安排、协调和服务等。在会务接待工作中，相关人员需要遵循“精简、节约、实效”的原则，以极大的耐心和细心明确会议全过程的要求，并将其落实到实际工作中[1]。同时，在接待、餐饮、会议服务过程中，都要保持较强的责任心，提高这些工作的综合质量，避免损害企业行政部门的形象，还要在企业内部会议接待工作中融入精益管理理念，完善服务制度和相关体系，提高会议的整体效率。除此之外，企业管理人员应该贯彻并落实管理发展理念，统筹企业发展各个环节的工作，实现企业内部各个部门、工作人员的有效配合，提升会务工作的整体质量，推动企业的进一步发展。
3 企业会务工作中存在的问题
新时期的企业会务工作中存在很多问题，主要体现在以下方面：第一，会务准备阶段的工作不完善，存在大量易遗漏的问题，在很大程度上影响着会务工作的整体质量，例如，在会议筹备初级阶段，相关部门未召集大量工作人员开展工作协调分工会，筹备工作计划书缺乏完善性，企业工作人员的岗位职责不够明确，导致企业各项工作脱节、人名与职务不对应等现象，为参会人员造成了很大的影响;第二，在会议开展过程中，工作人员无法做好秩序维护和现场保障工作，在遇到突发问题时，极易出现混乱情况，例如，在参会人员入场的过程中，未安排入场引导人员，导致入场时间比较长、会场秩序性较差，影响会议的召开时间，且在会议进行过程中，出现设备故障、议程调整问题，工作人员无法及时发现并处理这些问题，极易引发冷场现象;第三，在会议结束后，各个参会人员无法及时进行交流、总结，并针对企业发展中的问题提出有效的措施，往往会草草收场，造成恶性循环;第四，参会人员数量比较多，大型会务设置的环节比较多，这就使得会议质量较差，为企业带来了更多的会务费用，违背了“精简、节约、实效”的原则。
4 精益管理理念在企业会务接待工作中的应用
4.1 加强管理，做到工作分工精细化
在企业的会务接待工作中，企业应该确保会议的及时性、准确性和安全性，并将各个部门进行有效融合，实现各部门之间的协同性。办公室作为业务接待的主要管理部门，主要任务是为企业各个部门的业务接待工作提供指导，确定业务接待标准和业务流程，加强对会议接待资源、接待物品的管理，并组织企业内部相关部门制定相应的方案，方案内容主要有日程、住宿、就餐、车辆、接送、活动安排、新闻报道等，合理地安排会议中的各项资源。在实施会议接待方案的过程中，应该明确企业各个部门的岗位职责，在遇到临时变化的情况下，需要及时向管理人员请示其中的问题，及时地调整并完善，并通知各个部门会议变更情况。在任务结束后，会议接待部门需要准确地填写接待清单，并落实接待清单审批程序，加强对会议费用的管理。在会议结束后，需要由专业人员评价并总结会议中的内容，针对会议中存在的问题提出相应的优化措施，且会务组中的各个团队应该配合，明确与各个企业、各个部门之间的分工和合作，并在分工后明确相关部门的岗位职责，确保责任到人，这样就能够有效地提升工作的整体效率，丰富个人的经验和相关知识，提高各个人员的集群生产力和创造力。除此之外，各个部门应该根据岗位职责进行分工，各个人员应该加强交流和沟通，以便更好地进行合作，进而建立稳定的协调机制。 4.2 热情服务，冷静处理分歧
在会议活动开展过程中，企业相关部门应该保持热情的服务，在遇到分歧的情况下，应该冷静地进行处理，提高统筹的整体效率，避免出现“拥堵现象”。并且，会务接待人员应该掌握好冷热之间的度，实现各项工作的统一性和协调性。在会议活动过程中，存在大量琐碎、繁杂的事情，针对企业各个部门和相关企业都要热情服务、真情相待，尤其在与下级单位交流的过程中，必须互相尊重、互相商量，這样就能够得到下级单位的支持，提高企业的整体效率。除此之外，在会议活动开展过程中，企业和部门的数量往往比较多，这就使得各个企业、各个部门掌握的信息量、思考问题的角度存在很大的差异，极易出现分歧。为了有效地解决这些问题，相关人员需要深入分析问题产生的原因，保持冷静的心态，找到双方产生分歧的问题，并寻找两者的共同点，进而有效地解决这一问题。例如，在基层企业举办会议活动的过程中，会议接待人员需要做好前期沟通和协商工作，及时告知对方会议活动中的细节，避免在会议活动开展过程中出现一系列问题。
4.3 注重学习，不断提升会务接待水平
企业在会务接待的过程中，需要做到务实节俭、对口接待，并实行节约、统一、规范的方法。随着科学技术的快速发展，企业应该加大先进技术的应用力度，将信息化管理模式应用到会议现场管理过程中。目前，很多企业在会议活动的登记、入场过程中，不再实行纸质的签名形式，普遍使用会展信息系统整合参会人员的信息，并进行存档，进而将这些信息应用到了会议活动开展的全过程中。同时，在进行接待住宿安排工作的过程中，各个接待部门需要在系统内部场所、协议酒店中，避免出现安排超过标准接待住房的问题，且住房内不能够放置豪华设施、贵重物品等。并且，在接待用餐的过程中，需要安排在企业内部的场所内，在需要在外用餐的情况下，往往会选择企业签约的餐厅，严禁选择私人场所、高消费的餐饮场所。除此之外，接待迎送，不张贴悬挂标语横幅，不设欢迎屏，不献鲜花，不铺迎宾地毯，不安排接待人员在机场、车站、高速路口接送，在有需要的情况下，应由其他工作人员接送。业务接待应遵循保密原则，针对来宾个人信息、日程安排等，做好保密工作;针对涉及国家或公司保密级内容的信息，必须按照公司保密工作有关制度执行。同时，企业应加强对会务接待经费的预算管理，年度预算应当综合考虑上年度预算编制和执行情况，满足企业的实际发展和经营需求，在履行预算审批程序后具体执行。
5 结语
综上所述，在新形势下的发展中，各个企业的建设规模在不断扩大，企业的会务接待工作越来越完善。精益管理理念作为一种新型的理念，在企业会务接待工作中发挥着十分重要的作用，企业应该深入考虑精益管理理念的细节和涵义，将精益管理理念应用到企业会务接待工作中，这样就能够充分发挥出其精益管理理念的规范和指导作用，推动企业会务接待活动的顺利开展，为企业的不断完善和发展提供保障。
【参考文献】
【1】孙婷婷.精益管理理念在企业会务接待工作中的应用[J].企业改革与管理，2018（08）：11+14.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/4/view-14789460.htm
