浅析博物馆藏品档案管理
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作者:刘慧芳
摘 要：藏品档案管理是博物馆业务部门一项重要工作。根据1978年国家文物局颁发的《博物馆藏品保管试行办法》，凡进入博物馆馆藏的藏品，必须建有藏品档案，包括藏品总账登记表、藏品卡片、藏品档案登记表。但是随着博物馆藏品数量的增多以及展品的多方位展示、利用，藏品档案的管理工作日趋繁重，逐渐呈现新的特点，并面临新的问题。我们以西安半坡博物馆藏品档案管理为鉴，具体分析当前博物馆藏品档案管理中需重视的问题。
关键词：藏品;档案;管理
随着社会文化的繁荣发展，人们对历史文化认知的需求越来越高，藏品作为一种历史文化载体，其档案亦成为一种社会信息资源。因此，重视和加强藏品档案的科学管理，切实保证藏品档案的完整性，使之更好地为博物馆业务工作和科学研究服务，已经成为博物馆藏品业务部门的重要工作。
1 完善藏品档案的重要性
2009年2月16日，国家文物局公布的藏品档案规范（WW/T0020—2008）明确了藏品档案的概念：在文物藏品征集、鉴定、入藏、编目、保管、保护、利用和研究等工作过程中，形成的有关文物本体属性、文物管理工作和其他相关事项的历史记录，形式有文字、图表、照片、拓片、摹本、电子文件等。由此可知，藏品档案可为藏品的管理、保护、展出、利用和研究等提供依据。
1.1 完善藏品档案管理信息可以加强藏品监管
最初，建立藏品档案的目的，是为了便于管理博物馆的藏品，做到帐物清楚，但从实际运行情况看，藏品档案管理同时也涵盖着对藏品的监管。
为强化藏品档案管理对藏品的监管，目前我国多数博物馆都专门设置了藏品总账办公室，要求藏品总登记帐必须有专人负责管理，总帐管理人员不得兼任库房保管。同时，每年年底藏品总账管理人员与库房管理人员需共同核对总账文物数量与库房文物数量。这样的管理模式，既做到了账物分离，又起到了监管作用，双方互相制约。
此外，博物馆藏品档案管理人员往往也负责出具藏品出入库的提用单，实现了对藏品的动态监管。例如，藏品出库后，出库单一式三份，分别由档案管理人员、库房管理人员及第三方藏品接收人保存。档案管理人员要随时掌握藏品的出库情况，按时与库房管理人员和藏品接收人员沟通，确保不越期、不拖帐。
1.2 完善藏品档案保护信息可以加强藏品预防性保护
实现藏品的“延年益寿”是每一个博物馆工作者的梦想。早在1930年，意大利罗马召开的关于艺术品保护国际研讨会第一次提出预防性保护的概念。如何实现博物馆藏品预防性保护，各国博物馆同行都在不懈努力，认识不断提升。从最初控制博物馆馆内藏品环境，提升到在博物馆设计和构筑中利用建筑物本身实现部分环境控制功能等方式。
那么，收集藏品档案资料对藏品预防性保护是否会起到推波助澜的作用？其答案显而易见。针对某件藏品或某类藏品，档案管理人员通过长时间详细记录，收集藏品保护信息，包括藏品歷次所进行的消毒、灭菌、防虫、防腐等措施的时间、使用药品、方法及使用的效果等情况的详细记录和有关数据，对藏品进行的修复、保护、复制时间、单位、承办者的姓名，所使用的材料、工艺流程、藏品修复的部位等进行记录。
随着原始资料的客观收集，对藏品保存现状进行统计分析，必定可以寻求到最恰当的保护方式，为开展藏品的预防性保护提供可靠的依据，从而提高预防性保护的针对性和有效性。
1.3 完善藏品档案的研究、利用信息可以拓展藏品文化内涵。
藏品的研究、利用主要是指专家学者发表的各类科研论文、专著、丛书目录、铭刻拓片、图录等资料。搜集、整合每件藏品不同领域的科研资料，不仅可以为陈列宣传提供生动、真实的素材，使文物的宣传教育作用得以充分发挥，还可以为社会各有关部门开展多学科理论研究提供翔实的第一手资料，为科学研究提供必要的原始依据。
2 博物馆藏品档案管理现状
博物馆藏品档案的管理在延续传统管理模式的同时也在不断改进完善。2008年，国家文物局开展国家一级博物馆评估，将藏品账目是否清晰、编目是否详明、档案资料是否完备（分值占1%）、是否有藏品数字化信息登录、是否维护及时规范（分值占2%），明确列入了评估项目。由此可见，目前我国藏品档案的管理，在基于传统纸质藏品档案的基础上，逐渐创新引入了数字化档案技术，二者呈现出相辅相成的特点。以西安半坡博物馆藏品档案管理典型发展过程来看，我国的博物馆藏品档案管理粗略呈现出三个阶段特点和共性问题。
第一阶段，20世纪90年代前以纸质藏品档案为主。纸质藏品档案包括藏品总账、藏品卡片、藏品档案表三类，为一件藏品对应一份藏品档案和一个藏品卡片，实现了一物一卡一档的户籍模式。纸质藏品档案为藏品保存了最原始的记录，如在每一份藏品档案里都附有珍贵的手绘藏品器物图。但是，在填写日常藏品档案管理的过程中，我们发现多数藏品纸质档案从建立之日起，就一劳永逸地保存在档案室，犹如进入了保险柜，基本没有人员去更新、完善。目前，西安半坡博物馆在纸质藏品档案信息完善方面，还存在滞后现象，不能及时对藏品档案和藏品卡片同时补充完善。
第二阶段，随着办公软件的普及和应用，利用Word文档和Excel表制作藏品电子档案手段应运而生，同时加入了藏品的数码照片。博物馆藏品档案管理进入电子藏品档案阶段。此时，几乎所有的藏品档案管理人员都偏爱统计快速、检索便捷、更新快速的电子化藏品档案。如在更新完善藏品档案时，大多首先选择电子档案，其次再做纸质藏品档案。2012年，西安半坡博物馆面对《2011年度国家一级博物馆评估》复核时发现，近年来的藏品更新信息仅局限于电子档案，纸质藏品档案的完善情况不容乐观。相对纸质藏品档案，电子藏品档案由于其易于修改的特性，很多原始资料不便保存。
第三阶段，2006年全国文物系统启动馆藏文物普查，推动了藏品档案管理新的模式——藏品管理系统。目前，比较普及的藏品管理系统是馆藏文物信息管理系统。藏品管理系统实现了多用户、多线程，同步实现了管理人员后台管理完善藏品档案，其他用户前台查询、调阅藏品信息。藏品管理系统在提高博物馆藏品的利用率的同时，也给档案管理人员提出了计算机专业学习的难题。 综上所述，目前我国博物馆藏品档案管理面临的共性问题有：
①我国藏品档案以纸质藏品档案、电子藏品档案和藏品管理系统三者共存，但无法做到三种档案管理模式协调发展。
②忽视藏品档案的更新与完善，尤其是纸质藏品档案的完善更是滞后。
③缺乏系统的藏品档案管理人员培训。尤其是藏品管理系统作为新兴的管理模式，其维护需具备适当的计算机知识。因此，针对当前这种情况，我们需要重新审视藏品档案的管理，既不能遗忘纸质藏品档案的重要性，也不能排斥新技术的应用，科学管理藏品档案需要慎之又慎。
3 改进博物馆藏品档案管理的建议
3.1 以制度机制为准绳，强化藏品档案岗位责任制管理
藏品档案管理必须做到制度健全、账面清楚、鉴定确切、编目详明、保管妥善、查用方便。同时，应严格按照国家文物局“博物馆必须建立藏品档案，编制藏品的分类目录和一级藏品目录”等原则规定，结合本馆实际，采取“先重点、后一般，先试点、后普开”的办法，制定完善档案制度，细化并明确职责，强化建档举措，使档案为藏品管理、科学研究和展示教育工作提供信息支撑。
3.2 以纸质藏品档案为基础，加强电子档案及藏品管理系统的利用与维护
研究藏品是博物馆经常开展的一项重要的基础工作，专业人员通过对藏品，即文物、标本在征集、流动、存储过程中形成的各种载体记录的全部文字、声像、图片材料进行综合分析和研究，揭示出文物、标本的科技含量信息。围绕着文物、标本生命周期内形成的全部档案材料，也就形成了藏品研究工作第一手资源性材料，直接体现为纸质藏品档案。但是，藏品档案涉及的量多面广，业务要求高，工作任务重。藏品档案的数字化也势在必行。通过对文物藏品档案资料的输录、图片的扫描和藏品的摄像处理，保证了藏品有档可查、有据可循，规范打印材料，使文本整洁、图片清晰、保存数据可靠。所以，实行藏品档案信息数字化管理，使档案管理、科学研究和展示教育工作能充分发挥其应有的作用。2006年由国家文物局主持研发并推广应用的馆藏文物信息管理系统，以及2012年启动全国可移动文物普查时研发的第一次全国可移動文物普查信息采集软件，在很大程度上满足了广大博物馆系统藏品信息的交流与学习。西安半坡博物馆一直使用馆藏文物信息管理系统V1.1版本。
由此可见，在完善藏品档案时，应在纸质藏品档案的基础上，加强电子档案及藏品管理系统的的利用与维护。这样既可以在第一时间保留原始档案以备将来查询，又可在有据可循的基础上做好电子藏品档案和藏品管理系统的更新工作。
3.3 重视藏品档案内容的更新，做好每件藏品的动态记录
藏品档案在藏品入库时建好后，并非是一劳永逸的，档案资料并非永不修改或不能修改。我们应根据藏品的使用和保存状态，及时更新藏品档案中的信息。更新完善藏品档案，是一项比较繁琐的工作，需要库房管理人员、藏品研究人员及总账管理人员长期合作、沟通，才能在第一时间准确无误地完成。
3.4 加强藏品档案管理人员的培训
目前，关于博物馆业务的培训较多，但针对藏品档案管理工作的培训开展较少。藏品档案管理，既涉及管理方面的知识，又涵盖博物馆学、信息化内容，对藏品档案管理人员的要求越来越高。而多数从事藏品档案管理的人员，大多采取以老带新、手口相传培养，属经验型“人才”，缺乏系统培养，理论知识不成体系。
但是，随着国家一级博物馆评估体系的推动，博物馆藏品的活动范围越来越大，藏品档案的完善与否直接影响着藏品的安全利用，藏品档案管理的规范化也日趋重要起来。合理、规范的藏品档案能为藏品陈列提供科学的依据，有利于藏品内在文化的释放。
4 小结
2019年，国际博物馆日的主题是“博物馆藏品架起沟通的桥梁”。藏品档案作为藏品重要的附属物，是博物馆各项业务工作开展的重要基础。我们只有打好基础，才能厚积薄发，提升博物馆社会服务品质，丰富公众对博物馆藏品的认知，加强对文物资源的科学利用，极大程度地为博物馆粉丝们提供资源共享。
参考文献
[1]陕西省文物事业管理局.文物工作手册[M].西安：陕西省文物事业管理局，1982.
[2]王宏钧.中国博物馆学基础[M].上海：上海古籍出版社，2006.
[3]王扬能，符史新.浅谈文物档案的科学管理[J].档案，2007（2）.
[4]王丽梅.对建好文物藏品档案管理系统几点看法[J].黑龙江史志，2012（9）.
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