高等职业院校教学资料管理面临的问题及对策分析

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　　摘 要 教学资料管理是教学档案管理的基础，是教学运行和管理的基础。教学资料管理本身作为教学运行和管理的内容之一，同时其管理的对象即为教学运行和管理过程中所产生的资料。高等职业院校由于教育教学模式的多样性，教学资料管理存在体制机制建设、管理模式构建、分类方法确定和不同培养模式下教学资料如何统筹管理等问题。本文旨在分析高等职业院校教学资料管理过程中所面临的各种问题，结合档案管理的有效经验和高等职业院校的实际情况，探求解决问题之道，为高等职业院校教学资料管理水平提升提供有效支持。
　　关键词 教学资料 档案管理 问题分析 对策
　　中图分类号：G717 文献标识码：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2019.06.007
　　Problems and Countermeasures of Teaching Materials
　　Management in Higher Vocational Colleges
　　ZHAO Junhui
　　（Qingdao Harbour Vocational & Technical College， Qingdao， Shandong 266404）
　　Abstract Teaching material management is the basis of teaching archives management and teaching operation and management. Teaching material management itself is one of the contents of teaching operation and management， and the object of its management is the data produced in the process of teaching operation and management. Due to the diversity of teaching modes in higher vocational colleges， there are many problems in the management of teaching materials， such as the construction of system and mechanism， the construction of management modes， the determination of classification methods and the overall management of teaching materials under different training modes. The purpose of this paper is to analyze the problems faced in the process of teaching materials management in higher vocational colleges， and to explore ways to solve these problems in combination with the effective experience of archives management and the actual situation of higher vocational colleges， so as to provide effective support for the improvement of teaching materials management level in higher vocational colleges.
　　Keywords teaching materials； file management； problem analysis； countermeasures
　　從广义的角度看，高等职业院校几乎所有活动都与教学有着直接或间接的关联，本文所指教学资料仅限于高等职业院校在教学运行及管理中产生的，并且与教学活动直接相关的各种资料，如人才培养方案、教学计划、教学检查、成绩管理、专业建设评比资料和教学科研等资料。
　　1 教学资料管理、教学档案管理和档案管理
　　教学档案是高等职业院校档案管理的重要组成部分，而教学档案脱胎于教学运行及管理中产生的各种教学资料。教学资料的管理是教学档案管理的基础，而教学档案的管理又是教学资料管理的提升和检验标准，教学档案的管理水平和应用效果直接反映了教学资料的管理水平。
　　从管理的层级上分析，档案管理指导教学档案管理，教学档案管理指导教学资料的管理。因此，要研究教学资料管理模式和方法就离不开教学档案和档案管理的模式和方法研究。
　　档案来源于各种文件资料，其本身是文件资料的有条件转化，文件资料是档案的基础，而档案是文件资料的精华。档案和文件资料在信息的内容上和形式上是完全一致的，档案是对文件资料的不断扬弃，两者是同一事物在不同价值阶段的不同形态。
　　档案是历史和发展的见证，档案管理是世界各国、各组织和单位都很重视的问题。我国现行的《中华人民共和国档案法》于1988年1月1日起正式施行，1996年进行了第一次修订，2016年进行了第二次修订。从1983年至今，我国先后发布了《档案馆工作通则》、《档案工作中国家秘密及其密级具体范围的规定》、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》、《电子公文归档管理暂行办法》、《开发利用科学技术档案信息资源暂行办法》等三十多个档案管理的部门规章。1989年国家教育委员会制定实施了《普通高等学校档案管理办法》，2008年教育部、国家档案局联合发布了《高等学校档案管理办法》，同时废止了《普通高等学校档案管理办法》。目前我国已经建立了以法律、行政法规、部门规章、规范性文件、地方性法规为构成的档案管理法规体系。从《高等学校科学技术档案工作办法》、《关于高等学校文书档案保管期限的规定》，到《普通高等学校档案管理办法》，再到《高等学校档案管理办法》，高等学校的档案管理法规建设为教学档案的管理管理提供了法律依据和操作规范，同时也为高等职业院校教学资料的管理提供了应遵循的法律依据和操作规范。 　　2 高等职业院校教学资料管理面临问题
　　2.1 教学资料管理与体制机制不协调
　　高等职业院校通过职能划分、部门及岗位设置、各项规章制度的制订确立了各自的体制机制，但教学资料管理在实践中往往出现与体制机制脱节现象，主要体现在以下几方面。
　　（1）规章制度不健全，教学资料管理随意性大，管理不规范。高等职业院校普遍制订了档案管理办法和教学档案管理办法，但对于处于基础地位的教学资料管理基本无确定的管理规章依据，一般采用延续惯例或领导指定的方式来进行管理。
　　（2）多头交叉管理和多层级管理并行，管理权限难以厘清。与教学运行和管理直接相关的教学活动涉及人事、财务、科研、教务、招生、就业等多项工作，虽然各高等职业院校管理体制机制各有不同，但都无法将这多项工作规划到同一个部门，同时职能部门与基层单位多层级保存资料，造成教学资料管理权限不清。
　　（3）教学资料管理职责体系不完善。在缺乏专职教学资料管理人员的情况下，教学资料管理职责难以落实到基层单位和个人。
　　2.2 教学资料管理操作难度大
　　（1）教学资料分类体系适用性差。由于教学资料的产生涉及多个职能部门、多个层级，各职能部门和层级审批权限及业务侧重点不同，因此教学资料难以清晰划分归类。
　　（2）教学资料形成时间跨度大，教学用“学年”与自然年时间断点不同，因此“归档”年度难以确定。在教学运行过程中部分资料从产生到定型时间跨度大，难以实行按自然年度整理的通行做法，如人才培养方案形成时间为新生入学前，但经修订最终定稿时间为学生毕业学期，作为一个统一体，如果初稿和修订资料按形成年度分开保管，则不利于查阅使用。
　　（3）教学资料查阅不方便。大多数教学资料在管理模式上信息化水平低，资料保存上形式以纸质为主，加之保管人员分散，使得教学资料跨职能部门、跨层级查阅，甚至单一部门内部查阅都存在一定的难度。
　　（4）教学资料保管场所不规范、不统一，多与其他物品混杂。高等职业院校档案管理基本实现在独立的、规范化的场所进行保管，但教学资料保管场所多为综合性的仓库或者在办公室保管，资料保管存在安全性、完整性隐患。
　　（5）教学资料只存不销，冗积现象严重。日常教学运行和管理中产生的资料在保存过程中由于缺乏保存年限标准和销毁制度，往往不断累积，造成管理上的人力、物力浪费。
　　3 高等职业院校教学资料管理对策分析
　　日常教学运行管理过程中产生的资料多为具有佐证价值的备查资料，其本身的保存价值较小，但基于教学资料、教学档案和档案的层级关系，教学资料管理又是必不可少的基础管理。
　　参考档案管理的方法，对接教学档案管理，综合分析高等职业院校教学资料管理所面临的问题，应着重做好以下几方面工作。
　　（1）结合高等职业学院体制机制完善教学资料管理制度，制订相应的实施细则和指导意见。与院校级档案管理办法和教学档案管理办法对接，进一步明确教学资料管理中部门权限、岗位职责、奖惩制度、销毁制度等相关问题，建立教学资料管理责任体系，实现管理责任落实到具体岗位和个人。
　　（2）以档案管理标准定期组织全体教职员工进行教学资料管理业务培训和检查，提高全体教职员工的“档案”意识和资料整理技巧，提高教学资料管理的效率。
　　（3）实行相对集中的管理模式，构建顺畅的层级管理结构。建立职能处室与基层单位共同管理教学资料的相对集中式的管理模式，统一的政策性资料及评比资料由主管职能处室汇总保管，其他部门共享；其他业务工作资料按照流转轨迹所有审批单位均保存相关资料。这样其一可以避免重复整理保存，其二可以形成资料的互为佐证，其三便于资料的就近查阅。
　　（4）建立合理的分类体系。按照主管职能处室负责工作单独分类、单项工作单独分类、内在联系紧密工作单独分类的原则对教学资料进行分类。如建立“教学综合”、“教学运行”、“教学科研”、“教学竞赛”等一级分类，建立“校内管理制度”、“校外管理制度”、“专业建设”等二级分类。
　　分类应注意以下问题：①应涵盖全部教学资料，不能出现遗漏，也不能盲目涵盖其他工作资料。②控制分类级别数量，以二级分类为宜，过少则不利于资料的分割，太多又容易增加操作难度。③严格划分资料所属分类，杜绝分类内容相交叉。④根据工作调整及时增加分类，但对已有分类予以保留，避免资料管理出现混乱。
　　（5）实行信息化管理，实现资料共享，方便使用。教学资料信息化管理分为两部分内容，一是管理系统的信息化，二是资料保存形式的信息化。在无法实行教学资料采用信息化管理系统的情况下，应保证教学资料目录的电子化，产生时间和销毁时间等运行管理记录的信息化。教学资料保存形式电子化尽量实行属于教学档案范畴的资料同时保存电子版和纸质版，对于日常管理的文件资料可以只保存电子版，各种保存价值较低的基础填报资料可以只保存纸质版。
　　（6）采用以分类项目为主，按时间排序为辅的资料整理和保管方法。教学运行以学年、“级”和“届”为时间断点，同一分类下的资料集中排序有利用教学资料的管理和使用。
　　（7）规范保管场所，预留保管空间。设立教学资料保管专有区域，对已经完成整理的资料单独区域内保存，各一级分类项目下资料应分开保存，并以二级分类项目为主预留保存空间。
　　4 结语
　　高等职业院校教学资料种类繁多、形式多样，构建有效的、方便操作和使用的、便于管理的教学资料管理模式和方法，能够有效的提高教学资料管理水平，为高等职业院校教学管理甚至是整体管理起到积极的推动作用。
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