水利工程纸质档案数字化扫描存在问题及对策
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作者:范彩萍
摘 要：水利工程项目档案在收集、整编、鉴定、利用的同时，纸质档案数字化已经成为档案信息化建设的重要内容，由于过去很多档案都是以纸质的方式保存，所以要想对这些纸质档案进行加工扫描保存，就必须要利用数字化的方式对其进行扫描。但是在扫描过程中仍然存在很多问题，该文对此进行分析，并且结合实际情况，提出有针对性的解决对策，为档案管理在水利工程中的作用发挥打下良好的基础。
关键词：水利工程 纸质档案 数字化扫描 现存问题 解决对策
中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2019）09（a）-0086-02
在当前科学技术不断进步和快速发展的背景下，越来越多的新型技术被广泛应用在各个领域中，其在进行应用时，普遍可以在其中起到良好的应用效果。对于水利工程项目的建设而言，档案管理一直以来都是其中非常重要的一部分。但是过去在针对水利工程档案进行建设和保存、利用时，通常情况下都是利用纸质档案的方式，这种方式不仅容易丢失，而且还很容易受到潮湿环境等一些客观因素的影响。所以在当前我国已经全面进入到信息化时代的背景下，将信息技术合理地应用其中，这样不仅可以促使纸质档案可以逐渐朝着數字化的趋势发展，而且在档案保存、管理等方面也可以提供方便快捷的方式。
目前，水利工程档案对于国企来说是非常的重要，档案数字化扫描显得十分必要和迫切。宁夏水务投资集团有限公司承建的宁夏中南部城乡饮水安全水源工程已竣工，该项目形成了大量工程档案资料，该公司依据国家档案局、自治区档案局关于档案信息化建设的有关文件精神，参照国家和行业标准，并结合工作实际，宁夏中南部城乡饮水安全工程纸质档案数字化扫描过程及质量要求、扫描技术参数、存储介质即光盘的技术标准，以及档案数字化光盘盘面的标识等，档案综合管理系统已在云服务器上部署，加工完整的数据已上传到档案管理系统中，通过网络信息互连互通，从而搭建档案资料的共享桥梁，能够形成一个有序的档案信息库，实现OA档案系统浏览以及远程查询的功能，实现本单位档案资源共享。
1 纸质档案数字化扫描现存问题
1.1 电子档案管理措施存在问题
通过对现阶段纸质档案管理的现状进行分析和研究，发现有很多纸质档案由于保存不当，已经出现了很多问题，甚至还有部分档案已经丢失，从而导致了扫描出的文件残缺不完整，最容易出现问题的环节就是档案的整编，因为不规范的整理会导致扫描的速度变慢，并且可能出现漏扫或者重复扫描的问题。例如：档案的文件排列顺序以及页码顺序等整编不规范变得混乱、图像的去污等。在与现阶段的实际情况进行结合分析时，发现纸质档案在转变成为数字化档案时，整个过程与最终的转变效果仍然存在很多问题。通常情况下，在两者实现有效转变的时候，都会利用“双套制”的基本原则。该原则在具体落实过程中，其主要针对一些具有价值特征的文本或者是图片等文件内容，要保证纸质档案与数字化档案的同时归档处理，特别是要保证纸质档案当中的内容要被合理地扫描到数字化软件或者是系统中[1]。
1.2 纸质档案数字化过程协调程度不够
在针对水利工程项目档案管理现状进行结合分析之后，发现在其档案管理工作具体开展过程中，已经逐渐意识到在当代社会背景下如何开展档案管理才是最正确的。但是在与实际情况进行结合之后，发现其整个档案管理水平并不是很高，管理效果也并不是很理想。纸质档案数字化的实现，对档案管理的各个不同类型部门、各个工作人员而言，具有一定的影响和作用，同时还很容易在实际工作过程中，出现各个部门、工作人员相互之间协调不到位的情况。导致这一现象出现的根本原因之一就是由于各个部门在日常工作过程中，对自身的职能划分不够清楚，责任很难落实到各个工作人员以及各个部门的身上，这样就会导致纸质档案数字化工作在实践中很难得到有序开展[2]。除此之外，在与实际情况进行结合分析之后，发现在实践中由于纸质档案数字化扫描工作本身是一项具有完整性特征的工作。比如在具体的扫描或者是档案记录各个环节，相互之间具有一定的关联性，其中如何一个环节如果与其他环节之间无法建立良好的连接关系，那么势必会导致纸质档案数字化的实施效果受到严重影响。
2 纸质档案数字化扫描的实施对策
2.1 构建和落实技术标准
对于水利工程项目的建设和发展而言，档案管理在其中一直以来都具有非常重要的影响和作用。档案管理工作在具体开展和落实过程中，不仅可以将所有与水利工程项目在规划、设计和建设过程中的各项数据、资料等全部都按照分类要求进行合理的分类和落实，而且还可以提高档案信息资源的整体利用率。特别是在当前科学技术不断进步和快速发展的背景下，要想从根本上实现纸质档案的数字化，就必须要构建和落实符合实际要求的技术标准，同时还要提出规范化的工作流程，这样才能够保证纸质档案数字化扫描工作在具体开展过程中的有效落实。在针对技术标准进行构建和具体应用时，为了确保该技术标准在实践中的有效落实，可以从宏观和微观这两个角度出发对其进行分析。如果从宏观角度上对其进行研究，那么在实践中相关部门要结合实际情况，与纸质档案数字化工作在具体开展过程中会呈现出的问题和要求进行结合，对现有的技术规范和标准进行完善和优化。与此同时，还要对技术标准进行统一合理的规定和落实，这样可以保证纸质档案数字化的实现。除此之外，如果从微观角度出发对其进行分析时，由于各种不同类型的纸质档案数字化工作在具体开展过程中，要与自身的实际情况进行有效结合，这样才能够对各自的责任和义务进行确定。在这种背景下，可以采取有效措施拉近各个部门相互之间的距离，促使各个部门在工作过程中可以实现良好的衔接和沟通[3]。这样不仅有利于在实践中制定和落实符合水利工程施工特点的工作流程，而且还能够保证纸质档案数字化扫描工作的实施可以按照规定的标准和要求来进行。
2.2 人才培养和技术突破
纸质档案数字化扫描的实现，对水利工程项目的档案管理水平提升而言，具有非常重要的影响和作用。为了保证该工作在具体实施过程中的效率和质量水平可以得到有效提升，就必须要选择和安排具有专业特征的人才，同时还要保证有一定的技术手段作为支持。所以，在这种背景下，要想从根本上促使纸质档案数字化扫描工作得到有效落实，就必须要意识到专业人才培养在其中的重要性。同时还要对一些先进的技术手段进行引进、研发和利用，这样不仅可以提高纸质档案数字化扫描工作在开展过程中的效率和质量，而且还能够促使水利工程项目在建设过程中的档案管理水平可以得到有效提升。在保证水利工程档案纸质档案数字化扫描工作可以有序开展的基础上，可以促使纸质档案的数字化发展进程可以得到有效的推动。
3 结语
科学技术的不断进步和快速发展，对水利工程的档案管理工作提出了更高的要求。在大环境背景下，水利工程在建设过程中，要想从根本上促使档案管理水平的有效提升，就必须要意识到纸质档案数字化扫描工作在其中的重要性。同时，还要加强对专业人才的培养，对先进技术的引进和利用，这样才能够提高纸质档案数字化扫描工作的效率和质量。
参考文献
[1] 王喜林.水利工程管理存在问题分析与解决对策[J].农民致富之友，2019（10）：112.
[2] 王恒.水利工程建设项目前期档案管理存在的问题与对策[J].档案，2018（7）：57-59.
[3] 谭金霞.新形势下基层水利工程档案管理存在主要问题和对策[J].农家参谋，2017（15）：212.
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