乡镇档案管理的特点及方式探究
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本文详细介绍乡镇档案管理的具体特点，并提出升级管理方式、加强硬件设施、提升管理技术水平及完善信息管理体系四项有效提高乡镇档案管理的方式。通过信息化的管理方式有助于提升乡镇工作效率，且加强档案管理确定性，从而真正改善乡镇档案管理。
乡镇档案信息化管理不仅有利于增强档案的准确性，还能够有效改善信息管理人员的工作效果，是信息技术快速发展的必要途径。由于现阶段乡镇信息档案管理的水平还处于发展初期，有些管理方式还不是很成熟，因而各乡镇企业需使用多种方式完善档案管理，使档案管理更加科学化、信息化。
一、 乡镇档案管理的特点
1、保存时间长
由于传统的档案管理方式受到诸多条件限制而不能保存太久，信息化乡镇档案管理可使其长时间保存。一方面，信息化的发展使得档案类别划分科学合理，某些历史性的档案可单独存档，方便管理人员及时查阅。另一方面，相关管理部门可利用信息化档案管理，开设对外平台，将档案资料整理并有限公开，使居民的知情权得到真实保障。
2、管理人员素质高
传统的乡镇档案为了节约财政开支使用了许多文化水平一般的居民进行管理，由于信息化的高速发展，乡镇档案的诸多举措需要借助互联网完成。计算机代替纸质材料要求相关档案管理人员不仅能够纯熟地进行电脑操作，还需拥有对乡镇财务政务信息公开及各事务整合分类的能力。
3、信息化程度高
乡镇档案主要由全宗档案与非全宗档案构成，整个机关事务的档案如人口普查，即为全宗档案;而专门类别如经济普查的档案则归为非全宗档案。档案管理应在每年年底定期对材料实行收集，并查缺补漏，装订成册。由于当前信息化与数字化的进展，档案管理已不仅只是保存纸质资料，而是将所收集到的材料信息整理到计算机平台，方便相关管理人员及时检索与查阅。
二、 有效提升乡镇档案管理的方法
1、管理方式升级
在档案管理过程中，乡镇政府应在管理方式方面适时升级，以适应信息化与数字化的要求。首先，政府相关部门需将管理程序进行适当简化，减少没必要的步骤，从而有效提高信息化管理工作的效率。其次，整理档案时，相关的工作人员应转变传统管理思维，对互联网式的管理实行创新与研究，以提高信息化档案管理的实际效果。最后，改善档案管理的学习模式也能使管理方式达到升级，政府部门需引进积极有效且新颖但符合本乡镇实际情况的多种管理模式，并不断对新模式进行创新与探索。
2、改善硬件设施
一方面，乡镇政府部门需投入大量资金用来改善乡镇档案管理，相关工作人员可购买电脑等技术设备，以便提高乡镇部门的硬件设施建设。另一方面，政府相关部门在对档案进行信息化管理时，应根据该管理模式自身的特点，建立全新的档案信息管理体系。在这一系统内，相关管理人员可依照自己的经验或长处，合理管理档案信息。此外，相关档案信息管理可引进电子设备管理软件，管理人员通过明确分工进行电子文件与电子档案的有效管理，使档案管理逐步走向信息自动化。
例如，山东省日照市户部乡人民政府紧跟时代步伐，欲将档案进行信息化管理，首先，其购买了先进的设备，相关管理人员学习相关计算机管理技术，用以实现档案的信息化与数字化。其次，技术人员通过分门别类，将之前纸质信息合理纳入计算机网络中，实现档案数字化的检索与保存，若档案急用可将其快速找出，不仅节省了时间，还提高了政府工作的效率。最后，技术人员学习先进信息技术利用引进的电子设备管理软件将不同特点的信息档案收入其中，并在政务公开信息系统中将适当的信息公之于大众，使当地人民更加了解政府部门，为其他工作的顺利开展提供了便利。
3、提高管理技术
为了使信息化档案管理进一步得到改进，乡镇政府相关部门应在特殊的岗位上安排专业的档案管理人才。在对档案管理人员的招收条件上，该技术人员需具备丰富的工作经验及专业的管理学习背景。此外，政府部门相关管理人员应定期对档案技术管理员进行专业系统的信息技术培训，以提高其信息应用水平，从而保证信息化档案管理的有效开展。
例如，山东省日照市户部乡人民政府在信息化管理过程中，欲提高相应的管理技术。由于乡镇的档案管理属于一种系统且繁琐复杂的工作，相关的管理或技术人员需要具备责任心与极强的专业性，该乡镇部门对管理岗位的招收极其慎重。一方面，乡镇部门对招收的技术管理人员进行专业的培训，根据日照市户部乡的实际情况进行有针对性的训练与管理，切实提升技术人员的信息业务管理水平。另一方面，该乡镇部门的技術人员自觉学习有关档案管理方面的技术知识，并在部门内部开展互助学习的活动，提升其管理技术水平。通过不断改进与创新，日照市户部乡人民政府的信息化管理正变得越来越数字化、专业化。
4、完善信息管理制度
政府部门为使信息档案管理水平得到更进一步的提高，应完善档案信息管理制度。首先，乡镇相关部门应对档案管理实行监督监察制度，将所有档案相关管理工作全部纳入监督与管理中。其次，在制度管理过程中，需结合管理岗位的不同特点，进行不同程度的管控工作，使信息管理工作变得更加科学、透明。最后，乡镇有关领导在制定相关管理工作时注意相关制度的落实性，应将管理工作的时间与责任细化，推出每位岗位的负责人，切实推行档案信息管理体系。
综上所述，乡镇档案管理在具体实行过程中，仍存在着诸多问题，乡镇相关部门需切实提高档案管理水平，从而有效改进档案信息化管理工作的质量与效率。乡镇相关部门通过改变档案管理方式，可降低管理工作的成本，真正提高信息管理水平，使档案信息更好的发挥信息资源共享的作用，并服务于社会大众。
（作者单位：262303山东省日照市户部乡人民政府）
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