论国内企业协同办公平台的发展趋势
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摘 要：随着计算机技术和网络技术的迅速发展，在20世纪中后期开始逐步形成现代信息技术与现代企业制度相结合的办公自动化，它对企业内控制度落地、规范办公工作流程、提高办公协作效率提供了强有力支撑，并且有和门户系统融合的趋势，日益成为企业不可或缺的综合性信息系统。伴随着互联网+工业信息化发展的浪潮，OA产品也在不断求新求变。尤其是当前正处于IT技术飞速进步的一个时期，云计算、移动互联网、大数据、人工智能等技术纷至沓来，这些都为OA系统革新蕴藏了巨大的能量。
关键词：协同办公 发展趋势 数据融合 云计算 人工智能
中图分类号：TP311.52 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2019）12（c）-0228-02
办公自动化（Office Automation）本质上是将IT技术和管理知识和手段相结合的协同工作流电子化在办公领域的应用[1]。纵观几十年来协同办公系统的发展，它不仅有效提升组织工作效能，还支撑企业从制度制定到执行、反馈进行全程跟踪，为企业PDCA循环提供数据支持，让员工与企业战略保持同步，持续提升企业绩效。随着时代的发展，在未来OA产品会更关注企业组织的决策效率，并且基于现代信息技术和互联网技术，逐步发展成能够提供知识挖掘、决策支持，同时具有商业智能的系统。
1 企业OA系统在我国的发展现状
自20世纪80年代后期以来，协同办公自动化产品已经从基于单机的独立系统软件发展成为企业核心应用级别的大型协作系统，其发展过程大致经历了以下3个层级。
第一层级：单机数据处理。在传统的办公系统中，重点是计算和计算数据的能力。当时，OA软件只是一个简单的工具，其主要目的是处理文本、文档、表格等，以获得低水平的无纸化办公[2]。这个层次的OA改进了用户的文件组织和数据管理形式，但在办公过程中，依然是依靠传统通信手段，没有将角色权限的设计融入系统中，因此这个层级的OA应用效果在现在看来是很有局限性的。
第二层级：群组工作协同。群组工作协同改变了各自为政的传统办公模式，强调以工作流为纽带，将不同角色、不同岗位的人员通过OA系统关联起来，实现数据共享、协同办公，该层级的OA系统由数据库管理、电子邮件、目录服务和协作组工作流等技术构建而成，包含了更多的贴合企业需求的模块和功能，实现了文件、资源、任务和其他事务的标准化和制度化管理。这一层级的OA系统基本上实现了自动化和协作化。
第三层级：提升知识价值。知识是企业在现代化发展中提高同行之间竞争力的主要武器，提升知识管理价值能够为企业的发展提供有力的保障。企业办公平台自然成为了知识数据的一个大容器，如何保证在知识共享过程中，用户能找得到、找得准、找得全、找得快是一个重要课题。知识管理可以帮助企业解决知识共享、重用和价值挖掘等问题。这一层级的OA显著特点是知识管理、资源共享、数据挖掘，为企业贴身打造专属的知识库[3]。
目前，我国的大多数企业公司已经实施了各种形式的OA。从应用的现状来看，仍存在一些共性的问题，主要表现在以下两个方面。
（1）信息孤岛。由于缺乏高层次的设计和历史原因，我国国内企业的现有OA系统通常是孤立的应用程序或仅仅是企业功能模块的构建和简单的累加，这使得内部各运营系统彼此独立、数据不一致、信息共享水平低，孤岛化和碎片化的应用管理会造成分散管理、信息共享程度低等后果，并加大信息系统维护成本。
（2）与新技术结合滞后。很多企业出于成本考虑，OA系统升级跟不上技术进步的步伐，使得系统看起来很“土”。比如旧的技术架构，限制了与移动互联网的结合，无法适配新型的生产力工具。事实上，与当前新技术的结合，虽然短期投入比较大，但是长远来看，成本更低，所释放的效能也更大。
2 OA系统的新内涵及发展趋势
通过更新计算机网络和数据库等通用技术以及改进新的互联网技术，OA系统也将得到不断的发展，未来的OA系统与云计算和大数据、人工智能等新技术相结合，将展示以下独特功能。
（1）数据融合。办公自动化系统并不是一个单一的系统，如本文摘要中所述，它与门户有融合的趋势。未来的OA不再只是传统意义上的OA，而是个人办公中心，它依据管理与行为科学，集合先进的前后端开发技术，为用户提供一站式办公服务。所以未来的协同化办公系统将是是一项复杂的人机工程，将强化与其他系统的数据协同，加强系统的数据校验能力，是一个能把各系统完美整合成能够良好运作的集成平台。未来它还将顺应时代的发展，与物联网进行融合，将企业的人、物、数据紧密地结合在一起，提供更加智能的办公服务。
（2）移动办公。随着移动互联网技术的发展，移动办公已经被越来越多的大小企业所接受和欢迎，它能帮助人们实现随时随地办公，方便利用人们的碎片时间。移动办公的实现往往依托于一个DMZ区的移动门户服务器，用户通过反向代理服务访问企业内网OA服务器。因此提高移动访问的安全管理也是企业必须关注的一个重点。在移动办公的浪潮中，SAAS模式为企业开辟了一个高可复用的新途径。使用这种模式，成本低廉，无需单独部署。结合移动终端越来越丰富的新特性及API，未来的移动OA将会更加智能、更加人性化。
（3）与云计算技术结合。未来的自动办公软件与传统办公软件不同，它是与云计算技术相结合的，传统的办公软件即使在局域网内运行也需要独立的操作系统和数据库，用户即便是再小规模的使用也需要采购单独的服务器，在人力、物力以及后期维护上都有相当大的耗费。而云计算的应用，可以大大降低用户的准入门槛和成本投入。以大型集团公司为例，如果将整个集团的OA部署与云计算技术结合，不需要每家下属公司都部署自己的服务器，有集团统一建立数据中心，统一维护，为每家下属公司按需动态分配计算资源，将大大降低集团的整体成本投入，同时还有利于不同系统间的数据同步和基础数据统一维护。
（4）与人工智能技术结合。在大数据技术的加持下，当前人工智能（AI）技术正处于爆发式增长的阶段。结合目前已经相当成熟的自然语音识别、大数据分析及物联网等技术，人与OA的交互方式将更加多样化。例如：用户对手机讲出自己要办理的业务，系统通过对语音的分析，自动生成申请单，用户只需要对申请单内容进行核对或稍作修改，提交即可;用户需要申请会议室时，通过室内定位技术，系统自动提醒离用户最近的空闲会议室，这种智能体验的提升将是飞跃式的。
3 结语
客户的需求始终都是在不断变化的，所以OA产品首先要能够与客户的需求相契合，并保持一定的前瞻性，才能够取得成功;其次再取决于开发技术。一般情况下要求OA产品满足：（1）支撑战略执行更高效：系统能够有效提升组织产能，支撑企业从战略制定到执行、反馈的全程高效协作，让员工与战略同步，做对事、做好事、乐于做事。（2）能提供一站式全业务应用体验：以用户为中心，统一办公门户，业务场景化，办公自动化效率更高，深度整合业务与管理系统，一站轻松搞定所有工作。（3）支持更智能的协同办公：未来OA系统必须拥有更强大的“大脑”，与人的交互方式更趋向于人与人之间的交互。充分地利用OA沉淀的历史数据，通过人工智能算法，使系统越来越“懂”用户，能够主动地组织各方面信息，更智能地与用户进行交互。
参考文献
[1] 刘益剑.基于Web的办公自动化系统软件开发[J].南京师范大学学报：工程技术版，2005（2）：38.
[2] 曲晓玲.浅谈政府办公自动化系统的发展[J].信息化建设，2000（12）：8.
[3] 曾杰，李琳.论知识管理在办公自动化系统中的应用[J].产业与科技论坛，2010（8）：240.
[4] 郑红磊.基于计算机办公自动化系统的数据库管理分析研究[J].信息系統工程，2017（2）：13.
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