企业信息分类编码技术研究与应用
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作者:王勇
随着信息化工作在企业中的推广应用，信息分类编码技术作为基础支持技术，在企业信息化技术中占有越来越重要的地位。信息编码是解决企业主数据管理的一种有效方式，因此对企业信息编码技术的研究具有重要意义。本文针对企业信息化过程中最为基础工作的信息编码问题，进行信息分类编码方式研究，解决企业信息化的基础数据源问题，为实现全面信息化管理奠定坚实的基础。
企业的发展离不开信息化的发展，而且信息化建设必须有标准化、规范化的基础数据作为支撑。企业为了更好地发挥信息化系统的作用，必须优先对信息进行标准化编码。对于信息编码技术的研究与应用是信息标准化工作的一项重要内容，为企业经营管理决策提供科学的数据依据，同时也是企业信息化各系统之间联系的纽带。
编码是采用特定的字符代表一个或者一类事物，这样就将具体的事物抽象为特定的字符，完成对事物的隐藏，只有知道编码过程的人才能知道字符代表的具体事物。编码在生活中随处可见，它是信息系统的基础，我们所使用的电话号码、身份证号码这些都是编码。信息编码是企业进行信息化建设的基础，保证了信息共享的准确性和及时性。各个分系统中相同的代码代表同一事物，但描述事物的着重点不同。通过代码实现各个系统的信息互通。
一、信息分类及编码的原则和方法
信息分类就是根据信息内容的属性或特征，将信息按照一定的方法进行区分和归类，并建立起一定的分类系统和排列顺序，以便管理和使用信息。信息编码就是给事物或概念赋予一定规律性的易于人或计算机识别与处理的符号。
信息分类编码的方式一般有顺序码、分类码两种。顺序码是一种比较常用的简单编码，编码时间短，数据统计查询使用不方便，不能体现出数据编码的分类特性。分类码易于统计查询，包含数据编码的分类特性。一般企业都是将两种编码方式结合起来使用。
编码是对数据信息进行分类和标识，分类在信息编码中的第一步，分类一般按照事物的属性，将其进行科学的划分，便于对编码对象的管理。信息分类编码对企业信息化的开发、运行有重要影响；信息编码是企业基础数据信息化的前提，要求非常准确、唯一反映企业组织机构、人员、设备、产品、账务等事物的内容，通过分类按照一定的顺序进行排列，并用字符将其表示出来。
信息分类的基本原则主要有科学性、系统性、可扩展性、兼容性、综合实用性等。目前常用的基本方法有线分类法、面分类法、混合分类法。
信息编码的基本原则主要有唯一性、合理性、可扩充性、简明性、适用性、规范性等。
唯一性要求在一个分类编码标准中，每一个编码对象仅有一个代码，一个代码只唯一表示一个编码对象。合理性要求代码结构与分类体系相适应。可扩充性要求必须留有适当的后备容量，以便适应不断扩充的需要。简单性要求编码在满足安全的条件下，结构尽量简单。适用性要求代码尽可能反映编码对象的特点，有助于记忆，便于填写。规范性要求代码的类型、代码的结构以及代码的编写在一个信息分类代码标准中格式必须统一。
编码方法依据上述基本原则，主要有以下几种常用代码类型，无含义代码和有含义代码，无含义代码可分为顺序码（包含递增顺序码，系列顺序码，约定顺序码），无序码。有含义代码分为缩写码、层次码、矩阵码、并置码、组合码。
信息编码一般采用数字和字母的组合形式，有序性体现的是数据信息的层次性、整体性和协调性。如果企业信息不进行分类编码就不能完成计算机软件系统对数据的调用，无法有效进行企业信息化建设。信息编码分类涉及面广且对象复杂，为确保编写代码正确有序需要建立比较完整的一套分类编码标准。这套标准用于分类依据、分类采用的方法以及编码所采用的代码类型、代码结构、编码方法等，并在具体的应用过程中严格依据标准编写代码才能达到预期的目的。
二、信息分类编码技术在工程建设行业的应用
信息分类与编码的内容涵盖企业管理、产、供、销、人、财、物等各方面的信息，标准建立过程中应从系统工程的角度出发，建立起企业信息分类、编码标准体系及其相应管理体系。
根据所在工程建设行业的具体特征，以EPC工程总承包企业的基本管理要素为依据。可以将企业基本信息從用途上分为三大类，即生产管理、行政管理、财务管理类。
生产管理类主要包括供应链管理、客户关系管理、项目管理；行政管理类主要包括人力资源管理、制度文件管理、档案管理；财务资产管理类主要包括财务管理、资产管理。每种管理类别下都分别包含与之相对应的信息分类。各种管理单元代码的设置都应依据企业的需要进行，个性化的信息内容可由下属业务单元根据具体情况自行制定。
在信息分类框架的基础上，企业还需要完成与之对应的信息编码工作。建立信息编码规范及编码管理体系。
在实际应用中，以工程建设行业的物资物料编码为例。编码工作中主要采用了混合分类法。它是以具体分类对象和管理系统的具体任务为着眼点。物资类别分类采用线分类法，具体物资特征属性则采用面分类法。首先将物资类别对象按照所选定的共性属性或特征作为分类的划分基础，逐次地分成相应的若干层级的类目，并排成一个有层级的、逐级展开的分类体系。在分类层级之下，根据某一子类所选定对象的若干特征视为若干面， 根据需要将这些面中的特征码组合在一起，形成复合类目。
采用以上分类编码方式，形成了由大类、中类和小类层次结构描述的高位码与由特征1、特征2和特征3模板描述的低位码组成了物资代码，数字码长为18位纯数字型。高位码采用标准的大类、中类和小类（222制）的层次码。明确地划分并确定物资明细的分类，代码本身有严格的隶属关系，便于检索和统计汇总。低位码结构采用特征组合码。特征模板描述采用特征1，特征2和特征3相组合的方式来实现，并配合5 4 3 结构组合的数字代码。
特征组合码具有代码结构有较大柔性的特点，能比较简单地增加分类“特征”的个数，必要时还可更换个别“特征”，并且可直接体现物资的规格、材质等技术参数，无须像层次码、字母码或拼音码那样将物资的规格、材质等技术参数翻译（对照）成有特定（固定）意义的码加以记忆背诵，只须将物资的标准明细描述录入系统，数字代码便可自动带出，数字码无须记忆。数字代码只是侧重用于计算机处理信息。整个初始物资编码数字代码结构为：
物资编码（18位）=高位码（6位）+ 低位码（12位）详见图表1和图1
三、结语
信息分类编码是企业实施信息化的基础，同时也是信息共享的基础，它涉及设计开发和生产经营管理等企业的各个方面。根据企业的业务、管理和现状，选择科学的编制方法，确定适合的分类编码方案，对于企业实施全面信息化建设，具有至关重要的意义。
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