浅析教学档案的收集与管理
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作者: 薛焕波 邹明莉
【摘 要】教学档案管理与收集工作存在档案管理意识薄弱，管理人员专业素质较低，收集资料困难，载体结构单一，管理方式落后等突出问题。学校应强化档案意识，加强培训，提高档案管理工作者的业务水平；建立规章制度，规范档案材料的收集整理工作；加强教学档案的集中统一管理，不断探究和掌握教学档案收集与管理的科学方法。
【关键词】及时归档 规范整理 集中保管 提高质量
学校档案管理工作，是衡量学校教学质量和管理水平的重要标志，是学校各种评估工作的重
要内容，它既繁杂又细致。由于教学是学校的中心工作，因而教学档案管理在学校档案工作中占有非常重要的位置。
一、学校教学档案管理与收集存在的突出问题
1.档案管理意识薄弱。有些人认为，教学部门的主要工作是教学，档案的收集与管理应当由档案部门去做，因此在部门制定计划中很少涉及到此方面的问题，即使收集到部分文件材料，也因为缺乏统一的可执行性标准，而导致教学档案管理缺乏系统性及关联性。另一方面，档案管理部门在教学档案的收集方面始终处于被动地位，人家移交什么就接收什么，只在库房做一些日常的接收、分类、鉴定、归档、保管等常规性的工作，很少深入到教学部门宣传档案的重要性，应该归档的珍贵教学实践和科研材料依然散失在个人手中，以致教学档案难以发挥应有的作用。
2.档案管理人员专业素质较低。学校档案管理人员普遍缺乏专业培训，教学档案管理人员都是其他工作人员兼职，对档案的收集、立卷、整理、保管和利用缺乏必要的业务知识和技能。
3.收集资料困难。大多数教学人员对教学档案管理工作认识不足，甚至对教学档案的归档持抵触情绪。有的教师认为，教学科研成果是自己在教学过程中取得的，理应由自己来保管，不应当交给档案部门来管理；有的教学人员唯恐材料被移交，经档案部门立卷，归档后便被充了公了，以后再想利用将会带来许多麻烦，还不如自己保管方便。
4.载体结构单一，管理方式落后。目前，学校档案室收集的主要是纸质档案，光盘、录音、录像和照片载体的档案仅占一小部分，档案室声像档案还呈现空白；档案管理方式主要是手工作业，文件立卷归档后，档案工作人员还需对其进行再加工、调整与编目。这种机械的手工抄写，不仅重复性劳动量大，时间长，速度慢，同时，也极大地限制了档案的处理速度，以致工作效率低下。
二、做好教学档案收集与管理工作的几点思考与建议
1.强化档案意识。档案文件材料未能及时清理归档的重要原因是思想重视不足。因此，应将强化档案意识作为搞好档案工作的前提。文件材料的收集工作是最为基础的工作，它有赖于各部门的配合与全员的支持。每个人都必须按照《档案法》的要求，维护档案的完整与安全，从而使散存于各部门或个人手中的一些有重要保存价值的文件材料及时归档。
2.加强培训，提高档案管理工作者的业务水平。合理配备档案管理人员，加强档案工作队伍建设不言而喻，人作为档案工作的主体，对档案事业的兴衰起着决定性作用。没有人，档案工作的各个方面都无从谈起。建设一支忠诚事业，业务精良，结构合理的档案工作队伍，是档案工作摆脱困境的重要保障。因此，要加强档案工作队伍在年龄结构、专业结构、业务水平等方面的合理配置，便于发挥整体效应。
3.建立规章制度，规范档案材料的收集整理工作。档案管理工作一般习惯放在办公室，而办公室的工作琐碎而繁杂，再加上管理人员的变动，这样就容易给档案室的收集整理及保持工作的延续性带来许多问题。因此，在教学档案管理工作中，首先，要制定明确的教学档案目标管理标准，建立一套适用于学校的教学档案管理制度，随时收集有价值的教学文件材料。其次，要建立学校档案工作网络，确定各专、兼职档案人员的岗位职责，各中层领导要责成档案管理人员做好本部门档案的收集、整理、归档工作，定期将档案移交给档案室。再者，要制定目标管理考核制度，奖惩分明，实施有效的管理手段，从而使各类档案能得到认真的收集和及时地立卷。
4.加强教学档案的集中统一管理，不断探究和掌握教学档案收集与管理的科学方法：
（1）要加强教学档案的集中统一管理。档案工作的基本原则要求实行档案集中统一管理，档案不能长期分散，更不能归个人所有。收集工作是解决档案的集中问题，因为它的对象是分散的，收集人员要做好调查，收集信息，根据不同的对象采取相应的收集方式和方法。因此，只有将教学档案从文书档案中分离出来，集中保管，才有利于保持教学档案的内在联系，有利于教学档案信息资源的开发和利用。
（2）要根据教学档案自身的特点，适时收集完整的档案材料。
首先，教学档案具有专业性的特点，教学活动的专业性表现为：遵循教学规律、管理教学活动，从而使教学活动处于最佳的运转状态。在教学活动和教学管理活动中所形成的教学档案，是这些活动的真实记录，它以书面的形式或其他载体形式，体现了教学活动和教学管理活动本身的专业性。
其次，教学档案具有自己独特的周期性。这种周期性分别表现为学期周期、学年周期、学制周期。教学档案一般不采用公元年度，而采用教学年度、学制年度。而各阶段既界限分明，又紧密衔接，共同构成完整的大循环周期。
第三，教学档案具有鲜明的成套性。从每一届新生的招收到学生毕业的大循环过程中，有规律地形成了招生材料，教学准备材料、教师教学材料、学习成绩材料、教学总结材料等，这些档案材料都有一定的程序衔接、相互制约的内在关系。教学档案是由教学文件材料转化而来的，来源比较分散，教学文件的一小部分来源于教务部门，大部分教学文件来源于从事教学活动的教师。所以，教学文件材料收集归档时间，应选在每年秋季新生入校准备就绪以后，因为在这一段时间里，上学年度已结束几个月，立卷准备工作基本就绪，特别是它处于开学准备和期末考试这两个紧张工作时期的中间，时间较为充足。在制定教学文件材料归档的范围、时间的同时，我们也要把相应的制度完善和制定出来，最重要的环节是制定教学文件材料、教学档案移交、接收登记制度，详细规定登记条目，做到移交、接收手续齐全，有备可查，避免教学档案收集的重复性，使教学档案收集得更加完整，为现在的，将来的工作提供更多有价值的信息。
5.利用现代化管理手段，完善载体和管理方式。近年来，学校已经建立起自己的校园网并与教学科研网和国际互联网相连，使得资源共享成为可能。这为学校档案管理的自动化打下了坚实的基础，为教学档案的开发和利用展现出广阔的前景。要充分利用现代管理手段，提高档案管理工作效率。档案工作涉及学校各个方面，只有建立稳定的校内档案工作网络，同时，采取定性与定量相结合的工作方法及相应的激励措施，提高兼职档案员的工作积极性，增强档案工作的向心力，教学档案工作才能在学校的建设和发展中发挥越来越重要的作用。
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