浅议高职学生档案管理的困境与出路
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作者: 程雅菊
摘 要: 学生档案管理工作是高职学生工作的至关重要的一个部分,然而在实际管理工作中却存在一些问题,主要集中在认识、制度等方面,因此,需要从规范化、制度化、提高管理人员素质、注重学生档案的利用和开发等方面找出路。
关键词: 高职学生档案管理 困境 出路
学生档案管理是学生工作的重要组成部分,是系部中心工作之一,是考核系部学生工作管理水平的标准之一,是进行学生工作改革、学生工作研究、学生工作发展的基础条件。只有借助于各种学生档案资料,各项学生工作才能少走弯路,才能得到更快更好地发展和提高。
一、高职院校学生档案管理中存在的困境
1.对学生档案重视度不够。
从新生入学到学成毕业,学生档案材料至关重要,然而由于平时对学生档案的需求不是很大,因此在学生在校期间很少被利用,也就很少有人关注学生档案的重要性,只有在毕业生择业时才被用人单位调阅,大部分时候这些丰富的档案资源均被闲置,没能发挥更多的作用。在当今社会大发展的背景下,高职院校学生的就业观、择业观出现了务实的趋向,就业领域日益扩展到社会的方方面面,进入私人企业、民营企业、外资企业等公司的越来越多,但此类企业往往重使用、轻培养,对学生的档案、人事关系重视不够,意识不强。这就客观上造成毕业生档案流失的现象,形成了档案可有可无的观念。
2.档案管理制度不完善。
我国相关部门颁布有《档案法》,一些省市也有相关的档案管理条例。但是,在高职院校学生档案管理方面,没有统一的、详细的、符合实情的、可以遵循的管理规章制度,而一般都是沿用以往的老办法,没有一个统一的标准,这样收集的档案材料也就不可能齐全;在整理学生档案的环节上也没有科学的管理规章制度,造成鉴别核对、归档整理、保管保密和信息使用等方面的管理不规范。由于管理制度不完善,在方法上随意性较大,致使学生档案材料杂乱。另外,在组卷装订上也不规范,没有严格的规定,虽然短时间内没有太大的影响,但随着时间的推移,越来越多的案卷没有规范的装订,也没有统一的查寻标准,形式上既不美观,查询时又影响工作效率。
3.学生档案材料不全面。
多数高校学生档案管理没有明确的学生档案材料的归档范围与要求,使得能够充分反映学生综合素质的各种材料得不到及时归档,不利于高校对学生进行全面考察了解。同时学生档案中的主观评价材料内容过多,而客观评价的资料不够,高职院校毕业生的档案中最多的是上学阶段老师、学校的操行评语,缺少深刻、全面反映学生素质的客观材料。
4.学生档案信息资源的利用与开发不够。
收集学生档案的目的不仅仅在于保存,更重要的在于利用。而许多高职院校对学生档案管理重视程度不够,在需要使用时却发现没有的或者资料不全的事情时有发生,因此未能发挥学生档案的应有作用。学生档案是学院档案的重要组成部分,它产生于学院学生工作的各个环节,又服务于学院的学生工作。学生档案的开发利用工作的开展情况,直接影响其作用的发挥。尤其在当今高等教育大发展、教育教学改革不断深入、国家教育部对高等院校教学水平评估的阶段,学生档案的作用就更加突出。
二、高职院校学生档案管理的出路
1.学生档案管理要规范化、制度化。
高职院校应当设立专门的学生档案管理部门,制定学生档案管理的相关规章制度和岗位职责。不仅学院学生档案管理部门要有相关的管理制度,系(部)更应有学生档案管理的相应规章制度和岗位职责规定。各系部都应至少有一个档案室并配备专门人员负责学生档案的收集整理,而且要有相应的监督措施,以保障学生档案的完整性。
2.提高兼职档案管理人员的素质。
提高档案人员的素质可以从以下三个方面入手:一是加强档案管理人员的职业道德教育;二是创造条件,不断提高档案管理人员的业务素质,通过系统进修、培训、讲座等多种形式为兼职档案管理者提供继续教育的机会,将兼职档案管理者的培训进修纳入学院师资培训整体计划;三是建立科学的档案管理者素质评价体系,档案管理人员素质评价体系主要包括基本素质评价、职责评价与绩效评价,通过建立科学的档案管理人员素质评价体系,有效地激发档案管理人员的荣誉感和成就感,自觉提高素质,从而提高教学档案管理队伍的整体素质。
3.注重学生档案的利用与开发。
学生档案的作用是通过其开发与利用工作来实现的,否则只是把它锁在档案柜里,成为“死档案”,就失去它的使用价值。因此学生档案工作人员要大力开发学生档案资源,关注学生工作的进展,对学生档案提出的新要求,制定相应的学生档案管理和开发措施,及时对学生档案进行二、三次加工,将静态的档案转化为动态的信息。通过档案人员对档案信息进行分析、研究、筛选、加工、编纂,把原始的、分散的、零碎的、静态的学生档案加工成为系统的、整体的档案信息,为学生工作提供有力的资料。
参考文献:
[1]贾静.试论职业教育的档案专业改革[J].南京广播电视大学学报,2008,(1).
[2]屠明华.高职院校档案工作的现状与对策[J].机械职业教育,2008,(5).
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