高职院校教学秘书队伍建设探讨
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作者: 任 禾
摘 要: 高职院校教学秘书是教学单位日常教学管理的具体实施和协调者,其工作成效关系到系部教学系统的良性运转和教学管理水平的提升。文章从教学秘书在教学管理中的作用角度出发,分析了教学秘书队伍中存在的问题,对如何建设一支高效的教学秘书队伍提出了相应的措施。
关键词: 高职院校 教学秘书 队伍建设
高职院校“以质量求生存,以质量求发展”,其质量贯穿于整个教学管理工作中。做好教学管理工作、提高教学管理水平是保证教学质量、增强高职院校竞争力的关键环节。对于教学管理系统而言,教学秘书工作的好坏将直接影响到整个教学管理水平的高低,所以高职院校要提高教学质量和人才培养质量,就必须认清教学秘书队伍建设的重要性,只有努力做好教学秘书队伍的建设与培训工作,才会有一支素质优良、爱岗敬业、善于总结和创新的教学管理队伍。
一、教学秘书在教学管理中的作用
1.稳定教学秩序的作用。
教学秘书的首要作用是保证各教学环节顺利进行,具体主要表现在以下几点。
(1)贯彻学院教学管理的指示、规定。
(2)保障日常教学秩序有序运转。
(3)灵活而有原则协助处理突发教学事件。
教学管理是纷繁复杂的实实在在的事务性工作,虽然这些工作是在主管领导的指导下进行,但教学秘书是具体的运作者,实践着领导的决策,决定着整个教学管理的运作,作用可谓较为重大。
2.协调沟通的桥梁作用。
教学秘书的沟通协调作用主要体现在处理好以下几种关系。
(1)学院与各教学单位之间。学院有关教学方面的要求可以通过教学秘书来传达;各教学单位在教学上对学院的反馈也通过教学秘书来反映。
(2)教学单位与教师之间。各教学单位在安排日常教学事宜时都需要教学秘书来沟通与传达,主要是由教学秘书不断地在院(系)与相关教师之间进行沟通,另外,教学秘书还要把教师们的想法、建议等及时反映给院(系)领导。
(3)教师与教师之间。在教学方面出现教师之间对教学资源的使用及时间要求上发生冲突时,需要教学秘书来沟通协调。
(4)教师与学生之间。在教学过程中,出现教师与学生之间的矛盾及学生对教师在教学方面的要求等现象时,也需要教学秘书出面调解和反映。
在这几个主要的关系中,教学秘书起着桥梁纽带作用,从而保证顺畅的信息沟通,保障正常的教学秩序。
3.参谋、助手作用。
各教学单位的教学主任负责本单位的教学管理工作,大量的日常教学事务性工作需要教学秘书帮助处理。教学秘书要在课程安排、教材选用、教学工作期中期未考核等方面给领导提供参考方案及建议,使教学工作有条不紊地进行,从而做好领导的参谋与助手。
二、高职院校教学秘书队伍建设存在的问题
1.职位重要性没有得到充分重视。
教学秘书是教务管理工作中不可缺少的角色,是高质量、高效益教学的保障。然而在实际工作中很多人忽视了这一点,更多强调教务秘书在教学管理的服务性,对教学秘书人员的配备、岗位培训、职称评定等方面重视不够,致使教学秘书在诸多方面与其他人员差距拉大,而教学秘书工作量非常繁重,这就必然造成心理的不平衡,尤其是许多参加工作不久的教学秘书看不到前途和发展前景,严重挫伤了他们工作的积极性,势必给教学管理工作带来不稳定因素和负面影响。
2.队伍结构不合理,专业能力难以提升。
很多院校的教学秘书都是从专任教师岗位挑选过来的教师,首先,其中秘书专业毕业的极少,导致教学秘书队伍专业素质不够强;其次,女性偏多,以我校为例,在我校两个学院、两个教学部和五个系部中,男性教学秘书仅有一人,其余全部为女性。
教学秘书常年忙于处理教学事务,而很多单位未能组织适时的业务提高培训,不熟悉现代高等教育教学管理思想和管理理念,久之使人看不到教学秘书的发展空间。这是职场中个人比较看重的,也是造成当前教学秘书队伍不稳定的一项重要因素。
3.工作思想压力极大,人员不稳定。
教务秘书工作复杂、量大,责任重大,稍有闪失就可能影响教学秩序,甚至造成教学事故。为避免出现教学事故,他们往往疲于应付各项工作,导致个人管理水平难以提高;同时教务秘书作为系部领导决策的执行者,常常在执行决策的过程中遇到同事不配合的情况,从而导致教学秘书工作情绪受到影响,工作积极性也逐渐降低。
三、建设高水平教学秘书队伍的建议
教育部部长袁贵仁在第四届中外大学校长论坛上发表演讲时表示,中国高等教育将把提高质量作为发展的核心任务。在此形势下,为了今后高职院校的可持续发展,为国家培养优秀人才,努力做好教学秘书队伍的建设是十分必要的,我认为应从下述几方面努力。
1.重视教学秘书的合理诉求,切实提高其待遇。
(1)学校及有关职能部门的领导要提高认识,坚持以人为本的思想,充分肯定和评价教学秘书的工作业绩,重视教学秘书的选拔和培养工作,同时要从整体上优化教学秘书队伍结构,在年龄、性别、学历等方面均衡合理。
(2)建议学校应该根据本校实际,将教学秘书的工作适度量化,制定合理的分配方案和标准,各教学单位应按统一的方案使教学秘书群体获得的报酬与岗位贡献呈正比。
(3)各教学单位和学校应尽可能多地提供教学研究的机会给教学秘书,鼓励其以教学管理促进教学研究,以教学研究带动教学管理工作,使教学管理工作不断系统化、专业化,让教学秘书多角度地发展。
2.提供培训、进修学习机会。
首先,定期或不定期地采取短期培训班或进修的方式,对在岗的教学秘书进行培训;参加教学管理业务讨论会,开展横向、纵向校际之间的教学管理业务探讨,不断提高业务水平,或者选择性地组织教学秘书到兄弟院校观摩,学习别人的先进管理经验。其次,建立教学管理岗位最长年限制度。学校应从人性化、科学化管理角度,给在教学管理岗位工作达到一定年限的人员一些内部优惠政策,支持其学历的进修,将有能力从事教学工作的人员转为专任教师编制,解决其后顾之忧,使他们现时的工作更有动力。
3.关心教学秘书的身心健康。
院系领导要多关心教学秘书的身心健康,帮助其舒缓身心压力;同时教学秘书也要努力提高自身的心理素质,努力提高自己在工作中的适应能力,不但要训练坚忍不拔的毅力,而且要培养积极乐观的情绪,力争在平凡的岗位上作出不平凡的成绩。
综上所述,在高职院校的发展过程中,学校应在正确认识教学秘书作用的前提下,有针对性地采取适当的措施,提高教学秘书队伍的待遇,丰富他们的专业知识,提供合理的地发展空间,提高他们工作的积极性和创新性,这样才能保证教学秘书队伍的稳定性和高效性,从而促使高校教学管理水平和学生培养质量的全面提高。
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