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大数据时代下企业档案信息化建设的几点思考

作者:未知

  摘要:随着企业生产经营活动的不断增多,企业所涉及的档案资料也会持续增加,而档案资料作为企业制定正确发展战略和控制运营风险的主要参考依据,能否对其进行信息化管理,直接决定这我们获取档案信息资源的准确性和实用性,因此,完善企业档案信息化建设,是企业生存与发展的必由之路。例如,如果我们不能从企业所掌握的档案资料中获取有价值的信息资源,就很难准确掌握企业发展的机遇和存在的安全隐患,从而降低企业自身的盈利能力和市场竞争能力。此外,由于电子档案资料是在近几年才得以广泛运用的,所以,其信息化建设的标准、途径以及人才等都还处于形成阶段,在很大程度上降低了企业档案信息的时效性和安全性。因此,研究大数据时代企业电子档案信息化建设这一课题具有十分重要的意义。
  关键词:大数据;档案信息化;实用性;安全性
  1企业档案管理信息化建设的意义
  企业档案信息化管理是在大数据时代背景下产生的档案理论与实践,是档案资源和档案各项管理过程通过信息系统加工和计算机网络的传输保存,将原有不同载体的档案资源转化成数字化信息,实现档案资源的合理配置与有序、进行信息化有效开发利用,实现档案资源的社会共享。随着社会档案意识的增强及档案效益的显现,随着计算机的普及、档案的进一步开放、电子文档的实行,档案利用将出现跨地域、跨行业的局面,突破时空界限,成为企业经济活动的一个重要内容。因此,加强企业档案管理信息化建设,不仅是全面提高档案利用率,最大限度地满足企业内各部门对档案利用的需求,而且是经济活动正确决策的必然要求。
  2大数据时代企业档案信息建设存在的问题
  2.1电子档案信息安全性低
  每个企业在生产和运行的过程中,都会产生或多或少的机密档案,而截止到目前为止,我们依然没有设计出安全性能较高的电子档案管理软件,且电子档案的传输与保存大多是通过第三方软件加以实现,所以,我们很难全方位的确保企业电子档案信息的安全。例如,很多企业常常通过QQ、微信、邮箱等平台传输电子文件,所以,一旦企业收发文件的账号和密码外泄,就会造成档案信息泄露的现象。再有就是,很多企业为了获取同类行业的商业机密,常常会聘请黑客入侵竞争企业的电子文件管理平台,获取核心机密,因此,如何提高电子档案信息的安全性,已成为当前制约电子档案信息化建设的首要瓶颈,同时也是企业在大数据环境下开展电子档案信息化建设工作的主要难题。
  2.2企业缺乏信息化建设标准
  当前,虽然很多企业都纷纷参与到电子档案信息化建设的潮流中,但是由于此项工作起步较晚、发展速度过快,使得与之相匹配的建设标准还处于探索和形成阶段,以至于在使用电子邮件的过程中常常出现电子文件的搜集、编号、查找以及格式等存在不一致的现象,在很大程度上降低了我们使用电子档案资料的速度和效率。例如,一些企业为了防止文件接收部门修改或编辑电子文件,常常会将文件设置成PDF格式或CAJ格式,而这两种格式往往都需要使用与之相匹配的阅读器才能将其正确打开并浏览其他内容。也就是说,当我们在接收到PDF格式或CAJ格式的相关资料时,我们还必须要下载PDF阅读器或CAJ阅读器才能准确的获取文件中的信息。
  3在大数据时代企业档案信息建设办法
  3.1转變观念,优育人才
  第一,促进企业领导和管理人员转变观念,树立优化实施档案管理的正确认识,明确了解档案信息化管理的内涵、优势、不足和重要意义,增强信息化应用意识。第二,加大档案管理人才的培养与引进。在管理工作实践中,企业可以利用内部竞聘、对外人才招聘、邀请专家讲座指导等有效形式,建立较为合理的管理人才队伍,让更多具有良好责任心、具备档案专业素养、综合素质较强的人才充实加入档案管理的行列。第三,加强轮训学习,更新管理知识,熟练掌握信息化管理方法和技能,不断提高管理人员的能力和素质。企业必须对管理人员的计算机专业知识、应用技能、综合素质等进行有针对性培训,注重考核管理业务能力,提高他们对档案管理的思想认识,培养出高素质的、热心致力于档案管理事业的人才队伍。第四,激励管理人员善于运用先进科学知识开展档案管理工作。档案管理实质就是知识管理。企业要鼓励管理人员在日常工作中多坚持学习,灵活利用掌握的新知识、新技术和新方法来开展档案信息化管理活动。
  3.2完备设施,提升效能
  首先,企业要根据国家档案管理标准,充分利用便捷的信息技术手段,开发、建设优良的档案管理操作系统,并配备标准化管理设备,创建一个科学实用的档案信息运营网站,实施信息化操作和管理。网络化服务是档案信息化管理的基本要求和主要方式,通过丰富生动的网页形式提供相应的档案信息服务,可以便捷地实现网络浏览、查询、检索、归档、下载等多样功能,适时更新档案数据信息。其次,要不断提升档案信息资源管理数字化程度。借助信息化、数字化管理进程,有利于进一步促进企业各部门之间的在线信息资源传递和互通共享。企业各个部门要及时整合相关档案信息资源,按照档案管理体系组织创编成有机的资源整体,借助档案管理操作系统优化实施信息化管理。最后,企业还要不断提升网络技术和工作平台建设能力,重视各种丰富的、具有管理参考价值的音频、视频、图像、电子文档等档案资料的数字化搜集、存储、管理、维护,充实档案信息资源数据库,提高档案管理的数字化效果,以更好地为发展决策、工作考核和人才培养提供有益参考。
  3.3把握档案管理信息系统建设的保密要素功能
  一般情况下,企业为了做好档案方面的管理工作,都会建立一个企业档案馆进行档案的接收、保管和提供利用,是企业在不断发展过程中的重点保密要害部门。而随着我国信息技术水平的提升,为了确保企业档案管理工作质量的持续提升,各个企业在进行档案管理工作时,逐渐将信息技术运用到了相应的工作之中,从而通过这种方式,实现库藏档案条目的电子化。但是这一工作的开展,必须要确保企业档案信息具有一定的安全性和保密性,以此为基础进行相关工作的开展,才能拥有更高的管理质量。只有这样,才能推动企业办公自动化的推进和档案管理信息管理系统的不断优化和升级,进而实现档案管理信息系统由条目化存储向档案全息数字化信息存储转变,并且能够实现仅由档案管理人员使用系统到对企业全体员工开放利用的转变。因此为了确保企业档案保密与档案信息化的融合发展,就需要在开展这方面的工作时将档案信息保密安全作为信息系统开发的要素进行相关工作的开展,并且还要确保信息管理工作在开展过程中的安全性,将相应的安全措施运用到管理工作之中。比如在这过程中,确保企业内部网络与互联网物理隔离,对系统管理人员的权限通过分层、分类的方式设置,同时还要根据企业员工的不同工作岗位做好不同的查询利用权限的配置工作。从而通过这种方式,促使企业全息电子信息档案在管理过程中的安全性和真实性。
  4结语
  档案信息化管理是一项系统性的工程,事关企业能否持续发展。在管理实践中,企业还应坚持努力,结合实际管理工作需要和具体问题,加强信息化管理,不断提高管理工作效能,以更好地为企业管理和决策服务。
  参考文献
  [1]刘俊.“大数据时代下的企业档案信息化建设”研讨会召开[J].上海档案,2015(01).
  [2]徐佳.大数据时代企业文书档案的信息化管理探究[J].卷宗,2014(07).
  [3]娄国哲,王兰成.大数据时代军队干部档案工作的信息化建设研究[J].中国管理信息化,2015,18(19).
  (作者单位:山东省乐陵市档案馆)
论文来源:《科学与技术》 2019年15期
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