论商业秘密档案的管理及其保护
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【摘 要】商业秘密是知识产权家族的独立成员，是人们智力活动的成果，是一种无形财产，具有客观经济价值，对于企业的存在和发展有着莫大的影响。近年来，商业秘密泄露事件层出不穷，究其原因，主要是人们的商业秘密意识仍然很淡薄，保密措施漏洞百出。本文主要分析了商业秘密档案的管理及其保护策略。有不对之处，请批评指正。
【关键词】商业秘密；档案管理；保护；策略
商场如战场，企业商业秘密的流失会对企业的经营命运造成决定性影响，甚至可能在瞬间毁灭一个极为庞大的企业导致其走向终结。市场经济条件下，企业不正当竞争现象不可避免，事关企业生命的商业秘密被泄露或者被偷案件时有发生，这些核心秘密的丢失给众多企业带来了灭顶之灾，使得众多企业的大厦瞬间倾覆。所以，对于企业来说，保护企业的商业秘密档案刻不容缓。笔者结合实际经验，认为企业的商业秘密档案管理应当做好日常规范的管理，提高计算机的信息安全，增强人员保密意识的培养等，多创并举，提高商业秘密档案管理的安全性。
1商业秘密档案及其种类
商业秘密档案记录着原始持有人通过投入时间、资金、劳动等所创造的劳动成果，其目的是为了借此获得维护竞争地位的优势。它具有原始性、凭证性、秘密性、利益性和保密性等特征。笔者认为，对于企业来讲，最重要的是它的秘密性。商业秘密档案是企业在生产、科研和经营等活动中形成的技术信息（工艺流程、技术配方、实验数据等）和经营信息（经营决策等），它能为企业带来现实的或潜在的经济利益或竞争优势，因此，将商业秘密档案及时归档保存，控制知密范围，采取必要的技术防范措施尤其重要。如，可口可乐配方就是被严加保护的商业秘密。当然其凭证性的价值不可低估，一旦发生侵权行为，商业秘密档案是向行政执法机关或法院举证的有力证据，如保密协议、合同等。
商业秘密档案可分为四类：即技术信息、商务信息、管理信息和社会信息。技术信息是指以新技术、新产品、新工艺和新材料及其系统的研究开发为内容形成的文件材料；商务信息是指以商品采购、销售、营销网络和经营渠道为内容形成的文件材料；管理信息是指以经营者提高劳动生产率，节约原材料、降低能源消耗和促进生产要素优化组合为内容形成的文件材料；社会信息是指以治理污染，促进环境和生态平衡等研究开发成果为内容形成的文件材料。
2商业秘密档案的管理及其保护策略
2.1日常规范的管理是保护商业秘密的基础
企业商业秘密档案，是员工在工作过程中产生的技术及经营信息，它能给企业带来社会效益和经济收益，这些信息不宜向外公布，应按照保密档案管理制度规定，加强商业秘密档案的日常管理。
（1）商密档案目录管理
公文、图纸、报表、磁盘、音像等记载商业秘密内容的资料均属于商密保护范畴，建立电子目录时，应明确标示不同密级的信息，按照知悉范围规定，对应不同涉密等级的管理人员提供符合借阅条件的档案。
（2）存儲介质的管理
商业秘密的涉密等级、期限等标识，应简明扼要地设置在移动硬盘、DVD、记忆棒等存储介质的明显位置，在组卷说明中表述其知悉范围、升（解、降）密要求等要素，按年度集中登记编号，涉密的介质与普通的介质必须分开管理，独立在涉密防磁柜存放。存有涉密信息的存储介质，禁止接入或安装在非涉密计算机及低密级计算机上，不得转借他人。
（3）涉密期限的变更
企业在贯彻落实档案文件时，涉密事项会受外部环境和内部因素影响，密级也会呈现不同变化。经办部门依据事态的发展，有责任提出对涉密档案采取升（降、解）密方案，经企业保密工作小组审核，将变更审批文件移交保密室备案及档案管理部门处理，档案管理员应及时依据升（降、解）密时间的变化，对涉密档案密级在档案管理系统上进行相应的调整。在涉密档案的保密期限结束后，如果涉密档案保密期限仍需延续，经办部门和企业保密工作小组需要为涉密档案重新定密。到期不再涉密档案，档案管理员可根据档案保密管理制度，对该商密档案进行解密，将已开放的电子文件挂接对应的电子目录，便于查阅，同时在档案实体上标注解密标识及解密时间。
（4）商密档案的借阅
借阅人应通过档案管理系统的借阅功能提出申请，档案管理员了解借阅人的利用目的后，严格按照涉密档案规定办理借阅手续。未解密的商密档案需以实体形式在档案阅览室借阅，属于申请公开的电子文件按权限提供给借阅人，并提醒借阅人不得擅自扩大知悉范围，不得擅自复制、拍摄存留或利用互联网、通讯设备向外泄露商密内容。如果需要对商密档案进行复印，应按借阅涉密档案流程办理，由档案管理员进行复印，经办部门签收，做到流向清晰、心中有数。
2.2计算机信息的安全是保护商业秘密的屏障
（1）涉密计算机的管理
企业各部门应配备至少一台专用计算机处理商业秘密，在显眼处标贴“涉密计算机”标识，涉密计算机必须采取物理隔离，禁止涉密计算机与互联网、无线上网卡、随身WiFi等无线设备和私人存储设备连接，防止商业秘密泄露。由取得保密岗位证书的信息部门技术人员负责企业内部涉密计算机的管理和维护。涉密帐户登陆密码需要包含多位数字以及随机组合的字母，密码不能过短和重复，密码的总长度应大于8位数，定期或不定期更改帐户的密码，增加破解密码的难度。
（2）局域网发布
商业秘密档案目录，可在企业的局域网上查询，所发局域网的秘密等级，应与涉密档案目录的密级相等。企业在信息系统建设时，必须根据分级保护标准进行，并根据系统存储和处理信息的密级，确定信息系统的秘密等级，在此基础上，方可能发布商密档案目录。一般情况下，可以采用以下两种方式把档案目录发布在局域网上：一是，利用信息门户自身的身份鉴别和权限管理功能，先将档案目录放在门户，之后再对特定的用户开放浏览权限；二是，在档案管理应用系统中只对特定的用户开放档案浏览权限。
（3）履行审批流程
商业秘密审批流程：一是先由查阅者发起，在审批表单中填写查阅档案的名称、用途；二是业务部门负责人确认是否为工作需要；三是按照“谁查阅、谁签字、谁负责”的原则，由企业保密工作小组责任人进行审批，以避免扩大知悉范围或产生知识产权等方面的纠纷；四是档案管理部门审查，查看流程中的表单信息是否完整；五是在保密室备案以便于日常检查；六是档案管理员提供实体借阅服务。如需复制，应按照涉密档案复制规定办理。
2.3敏锐的保密意识是保护商业秘密的源动力
商业秘密的彻底安全，关键在人。要让每个员工自觉把保密意识转化为实际行动，尤其是企业核心管理人员的工作范围较为敏感，商业秘密文件第一时间接触到，这些知悉商业秘密的技术人员、保密员、档案员、领导管理层的责任重大，必须在思想上和行为上自我约束。企业应定期开展商业秘密法律教育和保密业务知识培训，牢固全员的保密意识，使核心人员时刻保持敏锐的保密意识，明辩泄密隐患和应负的法律责任，如上市公司的内幕信息、涉密会议的内容，知情人不得在公众场所讨论及阅读相关文件等行为规范要深入人心，杜绝泄密的各种渠道，实行以预防为主的岗位责任制，保障企业稳健、高效发展。
参考文献：
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[2]王俊勇.保密管理工作在企业商业秘密档案的应用[J].科技经济导刊.2016（13）
[3]曹红.新时期大型国有企业加强涉密档案管理的措施[J].黑龙江档案.2011（01）
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[5]王俊勇.保密管理工作在企业商业秘密档案的应用[J].科技经济导刊.2016（13）
（作者单位：中化化肥有限公司）
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