大数据时代的基层数字档案室建设路径分析

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　　摘 要 在大数据时代，基于档案数据信息资源的充分发掘，建设数字档案室是时代发展的必然潮流，也是当前和未来基层档案管理工作的发展方向。文章分析了大数据技术对基层档案管理工作的影响，针对基层数字档案室建设中面临的挑战，提出了完善对策和思路。
　　关键词  大数据时代 基层数字档案室 档案管理 档案信息资源
　　中图分类号 G270.7 文献标识码 A 收稿日期 2018-09-15
　　Analysis of the Construction Path of Grassroots Digital Archives in the Age of Big Data
　　Wang Haoyu
　　Abstract In the age of big data， the construction of digital archives based on the full exploitation of archival data information resources is an inevitable trend of the development of times， and also the development direction of current and future grassroots archives management. The article analyzes the impact of big data technology on the management of grassroots archives， and proposes countermeasures and ideas for the challenges faced in the construction of grassroots digital archives.
　　Keyword big data age; grassroots digital archives; archives management; archives information resources
　　 在大數据时代，社会在各个行业中涌现出大量的信息数据，从而加大档案管理工作难度，也是档案管理的范围在不断拓展。大数据时代，基层档案管理部门要积极引入大数据分析和管理技术，创新档案管理方法，积极创建基层数字档案室，提高基层档案管理效率和质量，成为当前基层档案管理的重要课题。
　　 一、大数据时代对基层数字档案管理的影响
　　 大数据时代，对于基层档案管理而言，带来最为直接的影响就是档案管理思想观念的转变。在大数据的支撑和支持下，基层档案管理工作将更加高效和精确，通过大数据分析技术的应用，可以有效解决基层档案管理中的诸多问题，特别是在档案应用方面，有效提升档案查询和利用效率。具体而言，大数据时代的基层档案管理，将会出现以下几个方面的重要变化[1]。
　　 1.对基层档案信息收集整理的影响。档案信息资源的搜集和整理，是基层档案管理工作的基础和前提。大数据时代，为基层档案信息资源的收集和整理提供了便利，非结构化和结构化的收集整理方式成为电子档案资源搜集和整理主要方式，大数据存储技术对现代基层档案发挥的基础依赖作用更加明显，已经改变了原有的档案信息资源存储载体，基层档案管理工作更加综合和全面，特别是对于那些零散的档案信息资源，虽然可能只是一个简单的符号或数字，但是也可以完成对其收集和存储，从而形成具有结构性的档案。低于那些多媒体图片或者电子文档等的非结构性档案信息资源，也都可以成为大数据时代的档案信息资源。
　　 在大数据时代，基层档案管理部门的主要职责就是对各类档案信息资源进行收集整理，并使用大数据存储和利用技术，建立具有较强综合性的档案信息资源管理部门。基层数字档案室和档案管理人员必须要对大数据技术深入学习和掌握，通过大数据技术的应用，对档案信息资源进行精确提取和使用，实现档案信息资源搜集整理和使用的及时性，提高基层档案管理工作效率。只有对各类档案信息资源，包括电子档案信息资源的全面搜集整理，才能够全面转变档案信息资源搜集整理方式，只有通过大数据技术的应用，才能对不同部门和不同类型的档案信息资源进行分类处理，进而建立起不同数据档案库和数据档案室。
　　 2.对基层档案信息服务利用的影响。任何部门、任何类型、任何层次的档案信息资源，最终必须是要通过为用户服务体现其价值的。在大数据时代，基层档案信息资源的服务，必须要树立大服务观念，必须要对传统的被动服务观念和方式进行转变，通过现代大数据技术的利用，对基层数字档案信息资源整合和处理，以最快的速度和最准的方式，为档案用户提供服务，以此发挥基层数字档案的价值。对于基层数字档案而言，档案信息资源数据拥有很大信息量，对用户行为探究和分析，确定档案信息资源所有者和使用者行为服务，都具有智慧型服务功能。因此，大数据时代的基层数字档案服务，必须要对用户信息进行深度挖掘，通过大数据挖掘和分析技术的应用，以相互联系观点为指引，把分散的数字档案信息整合在一起，学会在复杂网络中，对每个独立用户行为趋势进行预测和分析，实现不同档案资源无缝对接以及为用户提供相关档案服务，实现基层档案服务的社会化和智能化。
　　 二、建立大数据时代基层数字档案室面临的挑战
　　 基层数字档案室的建设，绝非是购置几台硬件设备，配置相关大数据分析软件就可以实现的，是从理念、人员、方法等诸多方面进行创新和转变。当前，我国基层数字档案室的建设，面临着以下几个方面的挑战。
　　 1.基层数字档案室建设面临着地区发展不均衡问题。由于经济社会发展不均衡性等因素的影响，将会对基层数字档案室建设产生直接的制约或者促进作用。当前，受制于经济条件的限制，我国许多基层档案管理部门的档案管理，仍然是以纸质档案为主要载体，馆藏档案信息资源的数字化程度较低，特别是在一些偏远地区或者经济欠发达地区的基层档案管理工作中，无论是档案资源的收集整理，还是档案信息资源的利用服务，都还是以手工为主，对用户的个性化需求则很难满足，更是难以满足大数据时代的档案信息资源管理需要。而对于经济较为发达地区的基层档案管理部门而言，则已经实现了档案管理的数字化，数字档案室已经基本建立并正常运转，为用户提供较为高效的档案服务。我国基层档案管理数字化的差距，导致基层数字化档案室建立的不均衡性。 　　 2.基础数字档案室建设面临着信息资源再整理难题。当前，我国基层档案管理工作中形成了繁多的冗余数据，从而导致空间资源严重浪费的问题，必须要加强对数字档案资源归档材料的再加工问题，有效减少归档资源重复问题。虽然有的基层档案管理工作已经实现了电子档案形态，但是由于不再受制于档案资源存储空间的限制，从而间接上造成数字档案资源的重复和冗余问题，主要体现在一些普发文件在基层不同部门档案中重复出现，甚至会出现因为办理结果或者办理意见不相同，但是都在基层档案信息资源中保管。有的档案信息资源在基层数字档案室的室内和室外同时被数字化，从而造成大量档案信息资源冗余问题。也有的档案信息资源因为业务档案资源因为不同工作需要，从而造成档案信息资源重复交叉归档问题，这些都对大数据时代的基层数字档案室建设帶来很大挑战。
　　 3.基层数字档案室建设面临建设资源重复浪费问题。在当前基层数字档案室建设过程中，由于基层各个部门和单位之间的协调力度不大，协调不到位，存在档案资料被重复数字化问题，从而浪费了大量的人力、物力和财力等问题。之所以造成这样的问题，主要是由于基层单位所对应的上级单位和部门之间的沟通协调不一致问题，国土、房产、婚姻、法院、公证等各个上级职能部门的档案数字化建设，本身就是各管一块、各自为政，可能因为业务需要，都在开展数字档案室建设。下沉到基层部门，由于上级单位和部门的业务需要，也会要求基层单位开展相应工作，从而导致基层数字档案室建设存在的重复问题[2]。
　　 4.基层数字档案室建设面临标准不统一的问题。当前，从中央到地方，虽然都已经认识到数字档案室建设的重要性，并且也已经结合部门工作需要和业务实际特征，开展了档案数字化工作，建立数字档案室。但是在数字档案室建设实际工作中，由于缺乏统一的标准和信息接口，从而导致数字档案室建设“各自为政”，各自使用不同的档案管理系统，甚至使用不同的存储管理系统，不仅给数字档案信息资源的共建共享带来较大难题，甚至会导致异构档案数字资源无法互通有无，直接影响到基层数字档案室建设中面临的标准无所适从的问题。
　　 5.基层数字档案室建设面临专业人才不足的问题。任何数字档案室的建立，必须要有掌握专业大数据分析和应用技术以及数字档案管理的综合型人才的支撑。近年来，各级部门对于数字档案管理工作十分重视，但是作为政策执行者的基层档案管理部门而言，仍然存在严重缺乏专业人才支撑的窘境，特别是在一些基层单位领导对数字档案室建设重视程度不足的情况下，档案管理工作人员的工作积极性明显受到影响。也有的基层档案管理部门面临着人员知识和结构落后问题，在缺乏学习和培训机会的情况，对大数据分析和应用技术更是知之甚少，从而严重影响到基层数字档案室建设工作的开展。
　　 三、大数据时代的基层数字档案室建设思路
　　 大数据时代的数字档案室，是一种全新的档案工作服务体系和档案管理模式，是对档案信息资源和大数据技术进行综合运用，对传统档案信息资源管理体制和流程进行优化创新后的一种全新档案管理模式。大数据时代的数字档案室，主要可以从以下几个方面加以建设和完善。
　　 1.构建适合基层数字档案室要求的数字档案管理体制。在基层单位的信息化建设中，数字档案室建设是重要内容。因此，在基层数字档案室建设中，必须要加强对数字档案室建设的组织领导，要把基层数字档案室建设纳入到基层信息化建设总体规划之中，整体规划和统筹设计，采取先易后难、分步实施的方式，切实推进基层数字档案室。其次，要为基层数字档案室确定合理的人员编制，在明确岗位职责的基础上，配备和基层数字档案室建设相应的，具有大数据思维、掌握大数据技术、具有档案管理能力的复合型人才[3]。再次，要建立和完善基层数字档案室建设的相关规章制度，根据基层数字档案室建设工作需要，参考上级单位的制度要求，建立健全基层数字档案室相关管理规范和制度。例如电子档案信息资源归档和使用管理制度、档案数字化管理流程和技术要求、数字档案查阅使用要求、档案信息资源安全备份和管理流程制度等，把数字档案建设和管理的要求与基层单位的信息化管理制度要求融会贯通，特别是对于电子档案信息资源，更是要按照信息化建设要求，加强对电子档案信息资源的前端控制，在档案信息资源的大数据分析和功能建设阶段，考虑到电子档案信息资源的归档、存储和利用要求。
　　 2.加强基层数字档案室软件和硬件平台建设。在加强基层数字档案室建设过程中，首先要为其配备必要的计算机网络硬件设施和设备，在确保档案信息资源安全的前提下，连入外部网络和构建局域网。计算机网络设施和设备，是构建基层数字档案资源搜集整理、存储保管、利用服务的硬件保障，要根据基层单位的实际需要和财力状况，本着节约、便捷等原则，为其配备必须要的硬件设备，包括大数据存储云、计算机终端、档案信息数字化扫描仪、数码摄像机和相机等，数字化档案信息资源量较大，且安全性要求也较高的基层单位，可以适度考虑在线或者离线存储设备，如采取SAN等基于大数据技术的存储构架海量存储设备等。第二，构建基层数字档案室软件平台建设。在大数据时代的基层单位信息化建设中，数字档案管理软件平台已经成为档案管理模式的核心，替代档案管理人员发挥着重要作用，特别是在档案信息的采集、管理、利用等所有环节都是以相应软件平台为支撑的。对于那些已经开展档案电子化建设的基层单位，要为其匹配与数字档案室相适应的软件系统。基层数字档案室软件平台的构建，涉及业务功能需求、标准规范建设、软件平台设计、系统开发和测试等多个环节，是一项复杂的系统工程，很难由基层单位直接负责。因此，对于档案管理部门而言，要在数字档案室建设平台设计和研发方面进行延伸，在关键的软件硬件设施投入和相应系统维护方面，发挥引导作用。
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　　参考文献
　　[1]张欣.解读大数据时代下档案管理的价值提升[J].理论观察，2014（1）：108-109.
　　[2]兰祝刚，惠英，李刚.大数据时代下的档案工作[J].中国档案，2013（9）：74-75.
　　[3]李小晨.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].云南档案，2013（6）：48-50.
　　★作者简介：王昊宇，阜新市档案局馆员。
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