广州生物院数字档案馆建设目标和建设路径
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摘 要 随着现代信息技术突飞猛进的发展，数字档案馆也应运而生并逐渐普及。为适应时代发展，实现研究所间信息共享，广州生物院开始转变档案服务和管理模式，建设数字档案馆。本文结合生物院实际情况，从数字档案馆建设的基本目标入手，对生物院现状和建设基本目标之间的差距进行分析，并从建设方案、档案服务人员、标准体系、技术平台等方面提出了相应的对策建议。
关键词 数字档案馆 数字化 广州生物院
中图分类号 G270.7 文献标识码 A 收稿日期 2018-07-18
Targets and Ways of Establishing GIBH's Digital Archives
Tang Tingting， Miao Biyun， Hou Hongming
Abstract With the rapid development of modern information technology， the digital archives is arising and growing rapidly. In order to adapt to the demand of the development of times and realize the information sharing among CAS institutions， GIBH starts to change the archives service and management patterns and establish digital archives. Based on the real situation of GIBH and the target of establishing its digital archives， this article analyzes the gaps between the current situation and the basic target and proposes the related solutions from perspectives of establishment plan， service staff， standard system， technology platform and etc.
Keyword digital archives; digitization; GIBH
数字档案馆因其资源共享性强、检索方式便捷、信息化程度高，能够实现永久保存等特点，故而被许多研究院所重视。广州生物院建立数字档案馆，能够为广大用户提供高质量的档案信息，满足用户对于信息的要求。同时，还能够提高档案管理人员的工作效率，实现资源的整合与共享，适应时代发展，具有强烈现实意义。
一、数字档案馆概念
数字档案馆指的是依赖数字化技术，利用开放的互联网环境，对传统档案馆馆藏资源按照数字化标准规范进行数字化处理与储存，以此提供方便快捷的在线资源利用服务的一种新型档案馆。
二、广州生物院建设数字档案馆的必要性
1.实现研究所间信息共享，促进档案服务和管理模式的蜕变。档案是各研究所在行政与科研活动中形成的具有价值的原始记录，具有重要的凭证价值与情报价值。目前，各研究所的档案虽数量较多，却未能建立有效的档案信息共享机制与信息整合系统，而整合共享后的档案资源所发挥的作用往往是巨大的。数字档案馆具有数字化的档案馆藏资源、网络化的传输方式和便捷高效的信息检索方式等特点，能够实现各个研究所的信息资源共享，扩大档案服务范围。
现阶段，由于数字档案馆的复杂性，生物院的档案室仍停留在传统档案管理和服务模式。因此，档案馆在建设时可利用其数字化的档案信息资源、开放的互联网环境和电子远程快速服务等要素来改变传统的档案管理和服务模式，提升生物院的档案服务水平和档案信息资源的利用率，实现档案资源的价值。
2.实现实体档案的长久保存和发展。数字化的档案资源既是数字档案馆利用服务的资源基石，也是实现实体档案长久保存和发展的有效途径。数字档案馆建成后，生物院档案服务人员可提供数字化的档案资源，满足档案利用者的信息需求，帮助其解决实际问题。同时，数字化的档案资源可实现异地保存与缩微保存，从而帮助档案避免毁灭性的破坏，实现档案的长久保存和发展。
三、广州生物院数字档案馆建设的基本任务
1.OA环境下的数字档案馆利用平台。数字档案馆利用平台不仅为档案利用者提供了数字化的档案资源，也为利用服务的优化提供了技术渠道。利用平台建设的总体目标是建立一个基于ARP的管理系统，该系统不仅将生物院的当前档案管理、档案利用纳入设计需求，同时也考虑了時代发展变化因素。相关公司无需定制具体的功能模块，仅需给生物院提供通用的系统模块设计工具。广州生物院可根据实际状况，对利用平台的系统模块设计进行修改，实现个性化的定制。
此外，该平台可依托互联网向研究所内外的档案利用者提供服务。档案利用者可使用个人的ARP账户登录用户平台自带的接口与OA系统集成登录接口，根据用户权限进行档案移交归档、档案信息检索、档案文件浏览和档案借阅，从而实现数字档案利用平台与ARP的无缝衔接。
2.高质量的数字档案资源库。数字档案馆的利用服务是指档案服务人员利用互联网技术，从数字档案资源库中将符合用户需求的数字化馆藏档案资源提供给档案利用者的服务方式，因而高质量的数字档案资源库是不可或缺的，不仅是其资源基石，也是实现高效便捷的利用服务的保障。
数字化的档案目录与全文是完备的数字档案资源库的基本组成要素。档案信息数字化是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。档案资源数字化的途径：一是利用扫描等现代化技术对未经数字化处理的档案原件进行数字化处理;二是各部门运用OA系统直接形成电子文件信息;三是档案服务人员根据档案的实际利用需求，以档案实体中的档案信息为基础，对其进行综合分析工作后形成文献信息，并运用现代的信息方式输出到网络上。 3.适应新形势的复合型人才队伍。“数与网”时代下，数字技术的广泛应用与数字化的信息处理已成为重要标志。数字档案馆在管理和技术应用上与传统档案馆相比有较大差别，无论是信息载体、传播方式，还是信息搜集与加工，乃至组织管理方法都有根本性的变化。因此，数字档案馆的建设既给生物院的传统档案管理和技术带来了革新，也给档案管理人员带来了挑战。生物院档案馆工作人员的角色定位已从档案信息的接收者和管理者，转变成为档案信息内容的组织者、创造者和传播者。因此，广州生物院档案管理者需更新自己的知识结构，发展成为适应新形势的复合型人才，以传统的档案学理论为基石，运用现代化计算机技术、信息组织的基本理论、应用技能和网络信息传播等理论，进行数字化档案信息的采集、加工、存储、控制和提供服务。
4.多层次的标准规范体系。在“数与网”时代，人与人之间沟通与交流存在着地域、时间、空间等诸多方面的限制，因此实现最大限度的信息资源共享已成为共识。在实体档案数字化的过程中，档案数据著录、设备兼容等一系列问题都需要统一的标准才能解决。广州生物院可结合相关行政规范与行业规范，根据自身实际建立一套多层次的标准规范体系。该标准规范体系可从管理、业务和技术三个层面入手，从而实现三者的协调运行。第一，管理标准应包括档案馆工作人员、数字档案馆用户、档案利用流程和权限、计算机软硬件管理、档案信息安全等内容。第二，业务标准包括统一的术语、电子文件的管理和电子档案的管理等内容。第三，技术标准包括利用平台支撑、字符内部编码、数据处理格式、信息输出标准等内容。
生物院制定标准规范不仅应考虑自身实际情况，更需遵循国内通用的规范标准。唯有如此，多层次的标准规范才能避免互不兼容与重复建设的现象，真正实现互通有无、资源共享。
5.完备的软硬件设施。数字档案馆不仅可以实现资源的共享与互通有无，同时也能够提高档案信息的利用率，完善档案信息网络化服务，而完备的软硬件设施则是提高利用率和资源共享的前提。因此，生物院数字档案馆的建设可从硬件设施、软件系统和网络环境三方面来考虑。
硬件设施包括数字化档案资源离线储存的磁带库、在线储存的磁盘阵列、实现实体档案数字化的高速扫描仪、支持RAID、硬件冗余及支持群集技术的服务器，用户操作的PC机，大容量的分布式资源数据库以及其他支撑设备等。
软件建设包括：稳定的在线备份软件、通用可靠的操作系统和浏览器等支撑软件。
根据数字档案馆潜在的服务对象的范围，生物院的网络环境包括档案馆内部网、与研究所连接的内网、与互联网连接的外网三个层次。
四、广州生物院数字档案馆的建设路径
1.调研分析实际建设需求，借鉴先进建设方案。数字档案馆建设是一个投资大、周期长、风险高、知识密集和运行模式不稳定的系统工程，由于相关技术发展更新较快，因此广州生物院在数字档案馆建设中需不断地探索与调整其运行模式。为了避免承建方的建设方案整体规划不到位、工作目标不清晰等问题，档案工作人员应对数字档案馆的潜在用户的需求和知识结构进行实地的调研和分析，多方位地考虑用户需求和研究所的建设目标之间的差距和联系，并委托具有相关资质的机构协助完成需求分析，形成需求报告和项目任务书等文件。
数字档案馆建设方案的设计应遵循自上而下的建设思路，突破局部环境的束缚，站在行业和机构的全局角度去设定目标与规划方案。“夫以铜为镜，可以正衣冠;以史为镜，可以知兴替;以人为镜，可以明得失。”生物院可以借鉴深圳先进院优秀建设方案的经验，如深圳先进院以数字档案室理论为基础，针对其数字档案室的不足，从科研系统与数字档案管理系统协同创新机制框架、数字档案室的信息安全网络、数字档案室有效运行三个方面提出了针对性的提升方案。
2.遵循数字化规范，全面推进档案数字化。数字化的档案资源是数字档案馆建设的资源基础。数字档案馆资源的来源有三种：一是馆藏档案的数字化;二是电子档案的接收;三是建立自己的虚拟馆藏。为了实现数字档案馆的最优化服务，生物院需全面推进档案馆馆藏资源数字化工作。档案馆藏数字化以计算机网络为信息通道，提供数字化档案信息利用服务，实现资源共享。而统一的数字化标准规范则是传统介质档案数字化，数字化档案保管、传递、利用等工作标准有序规范进行的前提。
现阶段，生物院的馆藏资源类型主要分为科研档案、文书档案、基建档案和专利档案。然而，各类档案的电子版本并不齐全，有些基建档案在移交过程中出现了移交不当、文件缺失等情况。而数字化馆藏资源的不完整阻碍了生物院数字档案馆建设进程。因此，生物院应按照国家、中科院相关规定，针对不同类型未数字化的档案全面推进数字化工作，扎实数字档案馆的资源基础。
第一，针对未数字化的纸质档案，如文书档案、基建档案与科研档案，生物院应做好纸质档案数字化前期的整理工作，確保纸质档案的目录与内容的完整，纸张的整洁平滑。此外，生物院应以国家行业标准《纸质档案数字化技术规范》为指导方针，对数字化档案的扫描参数、色彩模式、分辨率、存储格式等内容进行严格的验收，确保高质量的数字化档案。
第二，针对照片档案和多媒体档案，生物院应要求各部门按照中科院声像档案管理规范开展归档和移交工作;另一方面对已归档但缺少电子版本的照片档案，按规定聘请专门的工作人员进行照片档案的补录，不断丰富和完善数字档案信息资源体系。
3.以实际需求为导向，建设数字档案馆技术平台。数字档案馆的利用服务需依托一个易用、稳定、齐全的技术平台。生物院档案室可以通过实地调研和访谈，吸取档案服务的经验，确定技术平台所需的性能，并委托相应的档案公司进行技术平台设计和开发。根据实地调研和设想，生物院的技术平台可以从服务的展示平台、服务的存储平台和服务的支撑平台三个方面进行设计。
（1）服务的展示平台——App。在线档案利用服务体现了档案馆的实力与服务质量，数字档案馆建设的目标是将数字档案馆内外的信息资源提供给用户，工作人员可通过办公OA系统进行档案归档和借阅工作。然而，仅靠办公OA系统作为档案信息展示和服务的基点无法解决部分外出人员的利用需求。因此，生物院可设计专门的App，改良优化传统的档案借阅模式，延伸档案馆传统服务的适用范围，使得档案利用服务更加便捷、主动、高效。 （2）服务的存储平台——档案资源存储系统。多类型、高质量的数字化档案资源是数字档案馆利用服务的资源基础。庞大的数字化档案资源的长期保存需要稳定、安全、可靠的储存空间。生物院可根据自身需求，充分考量磁盘阵列、磁带库、光盘库和光盘网络镜像服务器等不同储存设备的独特性，灵活组配不同的储存设备，搭建属于自己的容量大、扩展性强、安全度高、实际易用的存储平台。
（3）服务的支撑平台——网络体系。网络体系既是电子文件的征集归档工作的支撑，也是生物院档案馆提供在线档案信息服务的有效途径。层次分明的网络体系和高效的局域网，才能真正实现多途径的多用户并发访问、多类型的档案信息高速传递和高效率的利用服务。
4.内外联动，培养“结点型”人才队伍。作为一种全新的档案馆模式，数字档案馆已不再着重于建筑物实体，而是更注重获取和整合档案信息的能力，而整合档案信息则需要具有信息技术与信息素养的专业人才。因此，生物院数字档案馆应着力打造一支以档案基础理论与法律知识为理论基石，以专业信息技术为操作手段，以人际协调管理能力为管理手段的“结点型”人才队伍，该人才队伍可通过内外联动方式来培养。一方面，生物院可根据数字档案馆在日常运行和服务中出现的问题为专题，与其他研究所的档案管理系统进行内部交流，互通有无，借鉴经验，解决类似问题。另一方面，生物院可以利用研究院的名牌效应和地域优势，与诸如中山大学、中国人民大学等知名高校建立双向互动机制。第一，高校档案学专业的学生可以定向到生物院进行课程实习，帮助其解决部分专业问题;第二，生物院可定期邀請高校的档案学教授进行档案前沿专题讲座，完善人才队伍的知识结构。
5.以平台建设为契机，整合业务管理流程。数字档案馆利用平台的建立为生物院整合业务流程提供了契机。现阶段，生物院的业务管理流程主要停留在纸质档案的移交、鉴定、归档和借阅上。由于利用平台在不断更新，档案载体在不断变革，因此业务管理流程也需进行整合，包括在线归档、离线归档以及数字档案借阅审批流程的革新。
首先，针对开放电子文件的在线归档，生物院各部门可在OA系统中将非涉密电子文件按照档案管理规则进行分类、编目开放度标示，并在处理后通过数字档案利用平台在线移交到档案室，由专业的档案人员核对后加以保存与利用。
其次，针对非开放电子文件离线归档，生物院各部门可通过各自的独立归档系统，以脱机介质形式离线归档到数字档案馆的非开放档案专用系统。
最后，针对数字档案利用审批流程，生物院内外档案利用者可提出利用申请，档案管理人员根据利用者的身份和利用需求，对档案数据的范围和内容进行对比，由部门领导审核后进行授权，操作结束后即取消授权，审核和操作过程全部存入日志备查，以此确保数字档案信息的可控和安全。
数字档案馆的建设能够改变广州生物院的档案管理模式，提升服务质量，对于实现信息资源共享，实现档案资源的永久保存起到了至关重要的作用。广州生物院的数字档案馆建设应根据自身需求，从建设方案、档案服务人员、标准体系、技术平台等方面进行考虑，从而提升数字档案馆的整体质量，完善数字档案资源体系。
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参考文献
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