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医院职能部门目标管理追溯系统设计与实现

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  摘要:医院职能部门通过信息化管理手段进行管理,采用C/S架构,研发了针对职能部门目标任务的全程可追溯管理系统。本文简单介绍了此系统的各功能模块及应用效果。此系统针对医院职能部门目标管理工作,系统实施后有效提高职能部门工作效率,实现了对职能部门目标任务的全程可追溯管理,为考评工作提供客观依据,对医院职能部门的目标管理評价提供数据支撑。
  关键词:信息化;目标管理;职能部门;评价体系
  中图分类号:R319;TP311.1                              文献标识码:B                           DOI:10.3969/j.issn.1006-1959.2019.10.008
  文章编号:1006-1959(2019)10-0020-03
  Abstract:The hospital functional department manages through information management means, adopts the C/S framework, and develops a full traceability management system for the functional tasks of the functional departments. This article briefly introduces the various functional modules and application effects of this system. This system is aimed at the target management of hospital functional departments. After the implementation of the system, it effectively improves the work efficiency of the functional departments, realizes the full traceability management of the functional tasks, provides an objective basis for the evaluation work, and provide data support for the evaluation of target management of hospital functional departments.
  Key words:Informatization;Target management;Functional department;Evaluation system
  职能部门作为医院决策的执行单位,是医院发展战略落实和管理有序运行的中坚力量。目标管理是加强医院内部职能科室管理的重要方式,越来越受到医院管理者的重视[1]。由于医院各职能部门的管理职能差异较大,通过传统管理模式职能部门临时性任务多、工作不易追溯。与传统管理模式相比,目标管理更重视人的因素,是一种员工参与的、自我控制的管理制度,是一种把个人需求与组织目标结合起来的管理制度[2]。通过信息化技术对目标管理进行全程追溯,带动医院在各个发展阶段管理目标的科学制定、分解落实。
  1系统架构
  1.1开发工具  系统作为医院内部管理系统,要求界面和操作丰富,对数据的安全、系统性能、响应速度均有较高要求。分析实际情况,系统采用C/S架构,前台用微软公司C#语言开发,运行于.NET Framework运行环境;数据库采用MicrosoftSQL server 2005。
  1.2网络结构  本系统通过网闸打通内网和外网互通,系统可以运行于医院内所有台式机。物理隔离网闸所连接的两个独立网络之间,实现数据文件的无协议“摆渡”,阻断了具有潜在攻击可能,无法攻击、无法破坏,实现了医院系统的安全,有效地防范了信息外泄事件的发生。
  1.3系统模块  此系统主要针对各职能部门的目标计划全流程闭环管理,主要包括行政架构、目标管理、院办公会、查询统计、权限管理等模块。
  1.3.1组织架构  组织架构分为行政架构、职务架构、人员配置。目标体系应与组织架构相吻合,不同层级拥有不同权责。由最高主管部门开始的,由上而下地逐级制定目标。每个部门都有明确的目标计划,每个目标都有事先规定的完成期限,每个目标计划都有明确的责任人。每个目标都向下兼容,顶层人员可以查看所有目标计划,其他人员只能看到自己相对应层级的目标计划。
  1.3.2查询统计  查询统计模块分为查询和统计两大功能。查询模块分为科室查询、全院查询及个人查询。查询模块按行政架构和职务架构显示其所在架构的所有目标任务的标题、内容、开始时间、结束时间、制定人、计划状态、是否汇报(如果勾选此项表示院周会时此计划需要汇报)、是否关注等状态。统计模块分为科室统计、全院统计。统计模块按人员组织架构分配权限查看不同统计模块,对应的职级只能看到其管理科室的统计数据,只有院级领导可以查看全院统计数据功能。
  1.3.3目标管理  目标管理模块分为计划管理和任务管理。计划管理一般为科室重大目标,需要重点关注的项目,主要包括新增计划、代理登记、步骤制定、计划处理、计划上报五个子模块。任务管理是科室内部的正常项目,主要包括任务制定、任务处理两个子模块。①新增计划:新增计划模块将录入计划标题、选择计划类别(月计划、季计划、年计划、指令任务),规定计划期限,录入计划内容并可以上传相关文件、材料、图表等。分配目标责任人(可分配给多人)并短信通知责任人有目标计划下达,目标分配只可以分配给自己和下级。②代理登记:代理登记和任务分配是为了方便领导下达指令性任务的两个功能模块。主要功能由下级代理领导录入指令目标任务的具体内容、完成期限和责任人,保存后短信请求领导审批,领导登录任务分配进行确认后相关责任部门会收到领导下达的指令任务。③步骤制定:步骤制定模块主要是将目标计划进行计划分解,细化,形成进度表。计划按进度表实施,结束上一个步骤,才可以进行下一步,所有步骤结束后计划完成。便于后期目标计划处理。④计划处理:计划处理模块是针对已经分解的目标进行具体事务处理过程的记录,包括每个时间节点具体做了哪些工作,完成情况,上传相应的电子文档、资料、图表、照片等。程序还自动关联高拍仪上传拍照的纸质文档。⑤计划上报:计划上报模块主要用于部门领导在所有计划中选择科室重点计划勾选上报,上报至院办汇总后自动生成全院办公会汇报的具体项目。   1.3.4院办公会  院办公会主要功能是每月全院召开办公会议时使用,包括办公会汇报、汇报次序、上报确认三个子模块。①办公会汇报:按院办预先指定顺序和规定的汇报时间,由相应科室负责人进行汇报,双击列表中的科室,弹出汇报内容,由大屏展示。汇报大屏显示需要汇报的内容包括部门上月计划完成情况和本月计划,还显示汇报倒计时;②汇报次序:此功能由院办在院办公会前进行操作。分为三部分,第一部分勾选需要汇报的科室;第二部分对选中的科室进行排序(汇报时顺序);第三部分录入汇报时长,根据各科室的具体情况给出汇报时长;③上报确认:分为确认、撤消、刷新三个子模块。院办公会召开前由院办确认各部门计划上报情况,确认后和部门计划不可修改,如需修改请院办撤销后方可修改。
  1.3.5权限管理  权限管理分为用户管理、群组管理两部分。用户管理:通过工号或姓名搜索人员,选中人员在右边维护人员权限,勾选对应角色。群组管理:根据不同角色要求可以新增群组,点击“新增”录入群组名称,单击“保存”,勾选相应的菜单。已经存在的群组可以点击“修改”按钮,修改此群组的对应权限。
  2 应用效果
  此系统借用信息化构成管理闭环[3],使职能部门目标管理实现闭环管理,实现可追溯。针对所有职能部门的每个目标都进行过程控制,及时反映各项任务进展情况,领导可以就关注的任务进行追踪,有效解决了目标的过程管理,避免了目标终末管理,对目标每个环节进行全程追踪管理[4]。在运用信息化提升医院管理内涵的实践中,不断提高信息化的应用能力,促进了信息技术和医院管理的全面融合,把管理的思想与技术深度融合。
  2.1强化科室协作  系统可以协作多部门共同完成任务,职责分明,提供工作效率,克服以往科室工作中的推诿、拖拉的问题,增强科室员工工作的主动性,加强部门之间的协调和沟通。
  2.2信息化闭环管理  实现全院职能部门目标管理信息化,方便领导及时掌握分管部门的计划目标制定情况、监测目标进行情况,不断持续改进提高的管理机制,将PDCA持续改进方法贯穿在医院工作中[5]。动态展示医院质量目标完成情况,目标管理系统发现问题、及时改进方案,跟踪结果,实现不断提升、突破的管理归宿。
  2.3 管理过程可追溯  针对职能部门的每个目标都进行过程控制,及时反映各项计划和任务进展情况,有效解决目标的过程管理,避免目标终末管理,对每个环节进行全程追踪可追溯管理。根据系统使用效果与管理实际相结合,使系统真正成为科学管理的最佳抓手。信息技术的发展和应用给医院管理和建设带来革命性的改变,医院管理者要与时俱进,重视信息化建设,用信息技术为医院更好更快的发展提供有力的保障。
  3总结
  南京医科大学附属淮安第一医院是一所集医疗、教学和科研于一体的三级甲等统合性医院,有29个职能部门,每年目标任务繁多,医院管理核心在人,关键在质量。系统研发前,领导对自己分管的部门目标管理多通过看书面材料和听口头汇报等方式了解,很难及时了解工作进展并根据具体情况及时进行调整,尤其针对上级安排的重要任务,领导无法及时掌控任务发展动向,无法对任务进展进行追踪,只能等部门主动汇报或亲自问询。新医改的实施,对公立医院提出了更高的挑战,想要顺应这些变化,重点在于医院管理模式的转变,医院职能部门管理迫切需要信息化手段支持,通过目标管理追溯系统使用,各级领导针对分管科室的工作可以量化、可追踪、可责任到人,大大降低管理成本。
  参考文献:
  [1]汪卓谟,周典,邓子煜,等.综合性医院临床科室目标管理效益效率分析[J].中国医院管理,2014,34(3):24-27.
  [2]罗光雄,吕涛,张楠,等.职能科室综合绩效考核体系如何建立[J].中国卫生人才,2019,1(1):69-71.
  [3]刘宏.闭环管理在医院经营中的创新[J].中国醫院院长,2017(13):72-73.
  [4]段玉华,陈芳.全程流程管理在急诊护理管理中的应用[J].实用临床护理学杂志,2018,3(17):157-162.
  [5]陈虹.SMART原则在医院质量与目标实施中的应用[J].江苏卫生事业管理,2017(2):45-47.
  收稿日期:2019-2-21;修回日期:2019-3-7
  编辑/钱洪飞
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