浅析企业合同管理风险及其防
来源:用户上传
作者:
摘 要：企业合同管理是现代企业管理的核心工作， 其业务流程主要涉及合同的订立、履行和后评价三个方面，合同管理职能包括合同审查、争议解决及合同监督，企业合同管理的目标就是要加强事前的风险防范， 发挥监测和管控作用， 提升企业经济效益，助力企业实现发展战略。本文在分析企业合同管理的重要性基础上，深入探讨了企业合同管理存在的关键风险点及其识别方法，并针对性地提出了企业合同管理风险防范措施。
关键词：合同管理;风险防范;内部控制
一、引言
企业合同管理是企业在进行经营活动时利用规范来约束合同中所涉及的事项，从法律的角度对企业合同进行管理，起到领导与组织企业各项活动的作用。合同管理属于企业内控管理环节之一，是企业经营管理的重要组成部分，也是企业实现战略目标的保障之一。合同管理是企业管理的重要环节，在企业内控管理和外部交易中起到了衔接作用，在某种程度上，合同管理的成败与企业的发展息息相关，而很多企业正是由于在法律风险防范方面缺乏制度约束和人员素质低， 最终导致企业面临较大的风险。
企业合同管理体现企业对市场的承诺， 使企业在激烈的市场竞争中立于不败之地， 通过持续经营，树立企业核心品牌， 助力企业发展战略的实施。企业合同管理是现代企业管理的核心，合同管理的职能包括合同审查、争议解决和合同监督，企业合同管理的目标就是要事前加强风险防范，发挥风险监测和管控作用，减少因合同风险而造成的企业经济损失。
二、企业合同管理风险的成因
（1）企业法律意识淡薄。企业负责人重視法律工作，可以提高公司各部门的法律意识和合法经营的工作态度，有些企业在不聘请外部法律顾问或设立相应的法务部门的情况下盲目追求经济利益，企业管理者的法律意识薄弱， 当风险转化为法律纠纷时，将导致企业经济损失，严重的有可能使企业陷入生存危机。部分企业的合同管理制度不健全， 实施不到位，有的企业甚至签订“阴阳合同”，法务部门未能有效地监控合同执行情况， 导致合同风险防控存在漏洞，如合同纠纷处理不当，严重的将损害企业信誉和造成经济利益受损。
（2）合同管理人员素质偏低。合同管理部门是公司与其他合同主体交易的纽带， 此环节存在很多风险，法务人员队伍建设直接影响合同管理的效果，部分企业合同管理人员素质参差不齐，例如合同盖章随意性大，合同管理流程执行不到位，安全保密意识不强，合同随意存放，电子资料未加密保存，合同信息可能外泄，导致合同在订立时就存在风险。
（3）合同主体资格审查不严格，合同条款缺失不完整。合同主体资质审查是合同订立前的首要工作， 合同主体选择不当会直接影响企业的经营效益。合同条款内容包括缔约双方的名称住所、合同标的价款、结算方式、履约期限、履约地点、违约责任、争议解决方式等方面。对于未订立合同、未经授权对外订立合同、合同主体资格未达要求、合同内容存在重大疏漏和欺诈、合同条款缺失不全，合同标的物品种、规格、工程项目交工条件等约定不明，都是产生合同争议的法律风险点，合同履行期限是约束合同双方的条款，如果合同未明确履约期限，则有可能造成合同无效或诉讼时效过期的风险;在签订合同时，合同条款应明确不可抗力的范围，合同双方应采取措施防止损失扩大，以降低相应的法律风险。如果涉及合同纠纷，合同当事人对合同纠纷处理不当，不仅造成严重的经济损失，还会形成损害企业信誉和形象的风险。
（4）企业合同管理制度不健全。某些企业合同管理混乱，从合同审核、订立、履约、后评价等具体业务无相关的规范流程约束，各企业应根据自身实际情况制订业务流程，提高效率、优化管理效果是企业合同管理制度追求的目标。
三、企业合同管理风险防范对策措施
（1）加强企业的法律意识。企业在经营过程中对外发生经济行为，根据合同管理制度规定的重要性原则和交易金额限额以上的经济活动应当订立书面协议，企业合同只有在符合法律规定的基础之上才能够维护合同双方的利益，这点应当引起企业的高度重视。在签订合同的时候要本着守法的基本原则，对于“阴阳合同”等违法合同坚决杜绝，企业应当积极提高自身的法律意识， 对于合同的内容和条款从法律的角度进行审查， 形成依法维护自身利益的意识， 提高合同管理的认知。
（2）提高合同管理人员素质。企业应安排专业法律人员、业务人员组成合同管理部门，定期组织部门人员进行外部、内部的业务培训学习，经常进行风险防范教育和培训，提高专业素质;严格执行合同管理制度中的关于合同专用章的保管及用章规定，合同专用章由专人保管，严禁个人或部门私刻公章或合同章，由用章人、用章部门负责人、专用章保管理部门负责人、分管经理、企业总经理签字同意后方可盖章，避免用章随意性给企业带来风险和造成经济损失。加强合同信息安全保密工作，特别是招投标合同的标的金额是相当敏感的，无论企业是甲方或乙方，合同信息一旦泄露，都会给企业造成影响和损失，这就要求业务部门、法务部门、合同管理部门的相关工作人员严守职业操守，遵守公司合同管理制度，对于违规员工要按制度做出相应处罚，违反法律的要移送司法机关。
（3）加强合同主体资格及各条款审查。企业应建立合格供应商名录，对合同主体的信用评价、履约能力、资信状况、营运状况等资格审查严格把关，对主体资格不符，提供虚假资料，有合同欺诈行为的供应商坚决摒弃，对于合作良好的诚信企业纳入合格供应商名录，并定期对名录内的合同主体进行再评估。并且，集团企业，集团内分、子公司可以共享合格供应商名录，从而在源头上可杜绝部分风险。对合同条款进行严格审核，企业的业务部门应会同法务部门根据企业的主要业务类型，在法律框架内拟定规范合同范本，但由于范本合同并不能涵盖所有业务类型，所以还需根据协商、谈判等的结果，修订规范合同范本的部分细则。
合同初稿确定后，要按合同管理制度走审批流程，业务部门、法务部门、管理层，最后到总经理签批，都要签署意见，如有不同意见应书面记录，并返回修正或做出合理解释，同时审批流程单的签字也为日后合同出现纠纷时分清责任提供依据，使企业的每一份合同都有法可依，有据可查。对合同的履行情况进行监督管理，如发现合同有不公平、条款有误或有欺诈行为等情况，应按制度办理合同变更或解除，涉及严重违法事件的人和企业应移送司法机关处理。 加强合同纠纷管理，业务部门和法务部门针对合同纠纷有相应的应急机制，及时处理小的纠纷，避免形成更大的纠纷，给企业造成更大的损失，特别是某些合同主体由于资金或其他问题无法继续履行合同，那么业务部门和法务部门就应该启动应急机制进行合同评估，并将分析结果和建议及时汇报管理层，以便管理层研究决定是否需要中止合同，并给对方出具相关函件，以便日后索赔，避免企业遭受更大的经济损失、损害企业信誉和形象。
加强合同资金结算管理，企业的经济活动涉及合同的部分，最终会落地到财务部门进行资金结算，从而财务部门必不可少地成为合同管理环节上重要的一环，财务部门审核合同条款及财务所需附件资料后，才能办理结算业务，对合同条款未履行或者无书面合同的，财务部门有权拒绝支付并及时向上级部门汇报，这同时也是对资金风险控制的重要环节，也是合同管理的重要组成部分。
加强合同管理信息化和标准化建设，将现代信息技术应用到合同管理中，更好地防控合同风险。不断规范合同管理流程，尽量降低企业合同风险，企业合同信息化管理一是可以在企业内各部门之间或集团企业系统内可共享信息资源，对于不诚信供应商及合作单位建立黑名单;二是可以规避因人工管理出现的各方面的疏漏，对合同进行有序高效的管理，从而有效降低合同管理的风险。
（4）建立合同管理制度。企业在经营管理过程中，应该做好合同管理的法律风险防控工作，这就要求企业对于合同管理要制定相关的管理制度，并以此作为合同管理的工作流程指引。根据企业实际情况，由法律人员、业务人员组成法务部，或在相关业务部门或管理部门中引进专业法律人员，对企业的法律事务进行协调与指导，对企业有可能发生的法律风险进行识别和判断，在业务的前端规避风险，对于企业已发生的合同纠纷，对个案进行评估与记录，为以后的风险防控工作积累经验。
制度执行过程中应注意以下两点：一是按制度规范完成合同准备环节、合同签订环节及合同履行环节的各项流程;二是重视合同履行情况评价制度的執行情况，合同后评价环节是合同管理的总结，一般不被企业重视，企业应至少在每年年底分析和评估重大合同履行的总体情况，特别是重大合同履行的具体情况，及时改进现有的不足之处。其实合同后评价管理是一项很重要的工作，对已经完成的合同进行履约、管理的得失评价，为下一个合同提供可借鉴的经验教训，对好的经验加以推广总结， 对不符合现行法律法规， 以及不严谨、容易被对方索赔的条款要加以修正;对不可预见、不确定因素在合同中加以明示或制定相应的预防措施以防范和降低风险。
总之，只有严格遵守法律法规，严格加强合同管理，注意识别法律风险并采取有效地解决措施，才能有效地防控和规范合同管理中出现的各种问题，从而达到合同管理信息化、标准化，提升企业的管理水平，减少合同的法律纠纷，保障企业的合法权益，规避企业不必要的损失，促进现代企业的发展和进步。
参考文献
1.成虎.建筑工程合同管理实用大全.中国建筑工业出版社，2005.
2.陈培培.企业合同管理法律风险的识别与控制.管理论坛，2018（32）.
3.王禄.企业合同管理工作存在的风险研究.经济研究导刊，2018（32）.（责任编辑：兰卡）
转载注明来源:https://www.xzbu.com/1/view-14922269.htm
