高职院校人事档案管理面临的问题及对策
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摘 要：随着我国社会的不断进步，当前高职院校教育事业发展迅速，高职院校干部人事制度改革也在不断深入推进。同时，随着当今社会信息化进程的不断加快，对我国高职院校人事档案的管理也产生了不同程度的影响，出现了一些问题，亟需解决。文章主要对当前社会环境下高职院校的人事档案管理工作中存在的问题进行分析，同时提出相应的解决对策，以帮助相关的管理工作得以完善和提高。
关键词：高职院校;人事档案管理;问题;对策
随着当今社会的不断发展与进步，高职院校相应的也进入了快速发展的时期，对于其本身教学的质量、培养的人才质量、科学研究水平以及对于整个社会的影响力方面都有了明显的上升。但与此同时，由于发展速度过快，也面临着许多较为严峻的挑战。其中，高职院校干部人事制度中人事档案管理工作存在的问题尤为突出。由于在发展过程中，没有建立健全完善的管理制度，导致在管理过程中相关责任无法落实到位;同时由于其现代化管理程度较为低下，一定程度上限制了人事档案管理工作的相关服务功能，整个管理体系亟待创新。因此，为了解决这一问题，高职院校就要从根本上改变人事档案管理思路，完善人事档案管理机制，为高职院校的快速发展提供强有力的组织保障。
一、高职院校人事档案管理所面临的问题
（一）管理机制不完善
目前，普遍存在于高职院校人事管理工作中的主要问题就是管理不够规范，从事人事档案管理工作的人员档案管理意识较为薄弱，管理方式较为传统，甚至有部分的高职院校仍旧采用较为老套的人工操作的方式方法对人事档案进行管理，从而导致發生各自为政，过分重视存档功能轻视利用功能的现象，使得部分高职院校的人力财力物力产生极大的浪费。而且，有的高职院校人事档案管理过程中为了能够节省人力资源和资金资源，可能会让其他工作职位的工作人员兼职进行人事档案管理，因为他们没有接受系统专业的培训，这就导致整个管理工作机制存在较多的漏洞和缺陷，从而降低整体档案管理质量和水平。
（二）档案保管形式单一化
随着高职院校干部人事制度改革的不断深入，对高职院校人事档案工作来说，其人事档案的保管形式应当紧跟时代发展的潮流，更新其保管的方式方法，提高人事档案管理的综合效能，助力干部人事工作发展。在实际工作中，对于人事档案的保管工作还存在一些问题，其中较为显著的是人事档案归档材料不规范、内容不完整。2018年11月，《干部人事档案工作条例》正式施行，其中对人事档案的管理工作有非常明确的规定和要求，但在实际操作过程中，由于高职院校特殊的教育体制与管理分散的问题，使得人事档案材料的收集工作具有很大的难度。截至目前，大多数的高职院校仍旧还是以纸质的形式保存相关的人事档案材料，对于人事档案信息的保管和利用也主要是以纸质材料为载体。但是，人事档案纸质材料在保存和利用的过程中极易受损，保管难度非常大，并且投入的代价也较大，极易造成损失。[2]
二、高职院校人事档案管理中存在问题的解决措施
（一）建立完善的管理体制，加强人事档案材料归档工作的责任落实
对于高职院校的人事档案管理工作而言，其必须要把《干部人事档案工作条例》作为基本遵循，并结合高职院校的特点对整个人事档案管理工作进行科学合理的规划，建立健全管理体制。
（二）建立统一的管理标准，提升人事档案信息化管理水平
在高职院校信息化的档案建设过程中，要使用统一、规范的管理标准，以保证人事档案电子数据的整理、保存和利用等工作流程都能够有序进行，防止出现重复建设以及不能兼容等情况。[3]同时，对于人事档案载体由纸质材料转变为电子档案的过程中，为了保障能够建立准确、详实以及完整的人事档案信息，同时方便相关档案管理和利用部门的分析、统计以及比较等工作的顺利进行，则需要建立信息化数据检索工具，进一步提升人事档案管理工作的信息化水平，让人事档案服从和服务于高职院校整体工作。
（三）建立严格的保密制度，强化人事档案的安全保密意识
高职院校人事档案在干部人事管理工作中具有重要意义，档案管理人员在实际工作中，要高度重视人事档案安全，必须给予足够的重视。同时，也要将人事档案信息安全问题放在整个管理工作中的重要位置，制定和完善相关人事档案保密制度，进一步强化其安全保密意识。人事档案管理工作人员要将人事档案相关信息进行科学合理区分，甄选出可以公开与非公开两个部分，将个人基本信息存入可以公开的选项中，而将涉及到隐私的信息放入到非公开的选项中，做到“该公开的一条不少，该保密的一条不漏”。同时，对于非公开的人事档案信息一律采取措施安全保存，禁止无关人员查阅，杜绝将其放入公共网络，以保障人事档案管理数据库的安全可靠。
三、结语
当今社会已经进入全面发展的信息化、互联网时代，对完善和提升高职院校人事档案的管理工作而言，既需要继续借鉴和利用现有的相关学术研究成果，同时也需要结合高职院校的实际和时代发展的特征进行开拓创新。要在发展过程中不断改进自身存在问题，并且提高其人事档案管理服务水平，以保障其在高职院校的发展过程中能够提供准确的信息资源，为高职院校的全面整体发展服务。
参考文献：
[1]杨阳，关英慧.新时期高校人事档案管理面临的问题与对策[J].办公室业务，2019（03）：155.
[2]赵祺.高职院校人事档案管理模式碎片化存在的问题及对策[J].智库时代，2017（14）：192-193.
[3]刘蔚.高职院校人事档案管理面临的挑战与机遇[J].办公室业务，2017（11）：144.
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