病案示踪系统管理的应用研究
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摘要：与传统病案管理相比，病案示踪系统可有效提高病案管理的科学性、规范性。病案示踪系统的上线提高了病案管理的流通性、时效性、安全性，同时提升了服务质量，促进病案管理更规范化。本文主要介绍使用病案示踪系统在回收、催交、借阅、复印、上架、统计分析、病案查询等病案管理中的应用效果，该系统有效减少了查找病案的时间，在病案管理中保证全部病案“零”丢失，有效提高病案管理工作效率，促进了医院科学化、标准化和信息化建设进程。
关键词：病案示踪管理系统;病案管理;医院信息化
中图分类号：R197 文獻标识码：B DOI：10.3969/j.issn.1006-1959.2019.15.010
文章编号：1006-1959（2019）15-0028-02
Abstract：Compared with traditional medical record management， the medical record tracking system can effectively improve the scientific and normative management of medical records. The on-line screening of the medical record tracking system has improved the circulation， timeliness and safety of medical record management， and at the same time improved the quality of services and promoted the standardization of medical record management. This article mainly introduces the application effect of the use of the medical record tracing system in the management of medical records such as recycling， reminding， borrowing， copying， shelf-up， statistical analysis， medical record inquiry， etc. This system effectively reduces the time for finding medical records and guarantees all medical records in medical record management"zero" is lost， effectively improving the efficiency of medical record management. Insights have effectively promoted the process of scientific， standardized and informatized hospital construction.
Key words：Medical record tracking management system;Medical record management;Hospital informationization
随着医院管理规范化和医疗行业深入发展，病案资料管理规范显的尤为重要。根据2013年国家卫生计生委、国家中医药管理局联合下发的《医疗机构病历管理规定（2013年版）》，要求全国各医疗机构从2014年1月1日起开始执行[1]。病历是医疗工作的全面记录，客观地反映疾病诊断、治疗及其转归的全过程，病历作为医疗活动信息主要载体，医疗、教学、科研、法律、医疗保险、商业保险等方面重要资料[2]，也是综合评价医院医疗质量、技术水平、管理水平的依据。目前我院已上线病案示踪系统，该系统有助于提高纸质病案管理工作效率、提升病历复印质量、提升病历借阅速度、提升精准服务等工作。医院根据病案管理实际情况上线病案示踪系统，病案通过条形码、出院科别、住院号等条件快速定位病历并进行回收、编码、复印、借阅、统计。提高对病案管理精准管理和服务质量，促进病案管理科学性和规范化，提高病案管理各方面工作效率，现将该系统应用情况分析如下。
1病案示踪系统工作流程
病案示踪系统工作流程主要分六步：首先是对待接收病案的登记处理，处理之后通过系统接收病案，输入相关信息，根据具体病案信息进行编目录入。在系统工作的同时，病案管理人员根据系统记录对纸质病案进行装订、上架及归档，以供相关人员复印、借阅。
2病案示踪系统回收、归档统计
传统的纸质病历是患者出院后护士在病区简单整理后送至病案室，病案室再手工与病历接受本进行一一对照核对，这样一是增加病案室工作量，二是增加回收病历因人为因素的出错率，三是需要通过人工统计分析三日回收率。
病案示踪上线后病案人员通过扫描枪扫描病案首页条形码并点击签入，在示踪系统界面显示病历签入成功，签入成功方能对病历进行编码;对回收错误的病历进行取消退回和修改。示踪系统界面还有部分显示到期未回收病历进行催收，通过示踪系统与病历系统对接直接发送未回收病案号至医生和护士工作站，与之前电话催收提高工作效率，同时减少工作量和工作错误率。示踪系统自动统计出各科室出院病历数、已回收病历数、两日归档率、三日归档率、七日归档率、半年归档率等数据。 3病案示踪系统复印与统计
病历复印以往是人工填写“病历复印申请单”上患者姓名、身份证、病案号、家庭住址、申请复印人姓名和身份证、申请复印病历原因、申请复印病历内容等，手续麻烦而容易出错。若病历复印申请所申请的病案借阅后没有及时归档或者没有及时回收到病案室，则无法调出，当日无法完成复印[3]。病案示踪系统可解决该问题，首先选择申请复印人身份，再把身份证原件放在身份读卡器上，自动填写复印登记信息后并保存申请复印人或代理人身份信息。这样通过身份信息自动搜索病历住院号、姓名、科别、出院日期、出生日期等信息，根据病案管理实际情况增加信息。二是扫描首页条形码或示踪系统病历查询可以精确找到需复印的病案位置;在复印窗口中可以灵活的选择需要复印的病案内容。对于出院还未送病案室或借阅未及时归还的病案，示踪系统与病历系统、化验系统、影像系统连接打印。复印信息有出错的可以在示踪系统中增加修改内容;通过示踪查询功能可以查询出复印申请单、复印时间、复印内容;事后示踪系统统计出复印用途、复印内容、支付方式、经办人等信息为以后规范化管理病历提供数据。
基于微信公众号预约病案复印[4]，是把微信公众号平台与病案示踪系统连接，患者通过微信平台预约申请病历复印，要求上传身份信息，示踪系统自动提示所需复印内容和时间，并通知快递公司上门取件，使患者足不出户就能获取病历复印件。
4病案示踪系统借阅
传统借阅医护人员通过手写借条到病案室登记借阅，时间久借条容易丢失，借条本上也会因字模糊不清而不知借谁，这样容易丢失病历。
病案示踪系统首先由医护人员工作站提出借阅申请，由示踪系统查找病历的具体位置，对已外借、封存、丢失等不在库房的病历及时提示申请人。对于在库房的病历查找定位并在示踪系统病案借阅功能中进行登记保存同时通知医护人员来取。对超期未归还的病历，示踪系统通知医护工作站提示医护人员及时归还。对已归还的病历需要在示踪系统病历归还功能登记保存同时检查病历有无缺失[5，6]。
示踪系统还包括对医疗保险中心、感染科、医务科、护理部、财务科等大批量的检查进行借阅登记处理和归还登记处理。
示踪借阅每月生成统计表报，统计出借阅科室、借阅用途、是否超期等信息。
5病案示踪系统上架、撤销、移架功能
目前我院共有三处病案库房，一处位于病案室隔壁，二、三处位于综合大楼离病案室相对效远;以往是将近期归档病历存放一处库房，而已经久远病历存放在二、三处库房，但不知哪些病历在二处，哪些病历在三处，很难记住不利于统一管理，查找起来十分困难，造成人力的极大浪费。
示踪系统上架、撤销、移架功能很好解决这样问题，通过上架签入将上月全部病历批量化的在系统签入一处库房。随着日后病历越来越多通过示踪系统扫描条形码将一处库房病历移架至二、三处库房系统。往后借阅、复印、检查通过示踪输入病案号快速定位病历在哪个库房，大大提高查找病历速度和病历流通性，提高病案管理工作效率。
6示踪系统功能维护与新功能探讨
系统服务维护包括角色权限管理、用户管理、系统参数设置、数据备份等。代码维护有科室设置、病案复印内容设置、工作日设置等。数据方面有数据抽取方式管理、源数据链设置等。统计分析病案归档统计、病案复印统计、超时归档统计、病案借阅人次统计等[7]。
对病案示踪系统经过一段时间使用，后期增加一些新功能，如增加无线扫描或手机扫描，二微码技术应用[8];通过微信公众号把未归档等病案相关信息发送至医护人员手机客户端，增加通知准确性。后期加强数据挖掘和统计报表分析，在数据分析中可以改善服务流程和提高服务质量，同时提高数据存储安全性。
7总结
医院的发展离不开病案信息的支持，病案管理是医院科学管理的重要的组成部分，是医院管理的基础和核心。随着大数据、大网络时代病案自身的建设也离不开数据、信息、网络的支持，病案示踪系统就是在这样大环境开发出来。纸质的病案有其的存放特殊性，通过病案示踪系统对纸质病历进行快速定位查找，有效提高病案室工作效率相应减少病历借阅、复印等待时间，大大提高病案使用效率，有效提高病案归档率，规范了病案管理操作，节约了人力成本，实时监控病案，防止病案丢失发生，其价值与重要意义得到了病案室及医院领导的肯定。
参考文献：
[1]王慧英，李伟荣.传统病案管理模式转变的实践[J].中国病案，2017，18（9）：8-10.
[2]李芸，朱剑清，胡祖鹏，等.病案示踪系统对病案回收质量的影响[J].中国病案，2017，18（2）：4-6.
[3]梁伟. 建立病案示踪系统，提高病案复印效率[A]//中国医院协会病案管理专业委员会.中国医院协会病案管理专业委员会第二十二届学术会议论文集[C].2013：3.
[4]袁萍.基于微信公众号办理病案复印服务的探讨[J].中国病案，2019，20（2）：3-4.
[5]何建权，王华，陈张慧，等.全程病案示踪管理系统设计与应用[J].医学信息学杂志，2016，37（12）：26-29.
[6]张薇薇，岳仁英.病案库房管理中存在的问题与改进措施[J].医疗装备，2016，29（6）：64-65.
[7]丁涛，杨宏伟，潘继强，等.基于Web的病案示蹤系统开发与应用[J].软件，2018，39（4）：28-32.
[8]汪步升.二维码技术在医院6S管理中的创新应用[J].医学信息，2019，32（6）：11-13.
收稿日期：2019-5-15;修回日期：2019-5-25
编辑/钱洪飞
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