高等学校会计档案管理研究
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摘 要：随着高校财务工作改革的深入，会计档案资料在各项经济决策和专项审计工作中发挥着越来越重要的作用。如何高效规范地做好会计档案管理工作，是提高高校各项经济决策的准确度和保证各项专项审计工作质量的坚实基础。
关键词：高校;会计档案;信息化
一、高校会计档案管理工作的特点
高校会计档案是反映高校各项经济业务的载体，记载了各项经济活动同收付款有关的所有原始资料，涵盖了经济业务从招投标、合同签订、付款、验收等全过程内容，是财务会计工作的重要组成部分，具有以下特点。
（1）重要性。高等学校会计档案包含会计凭证、总账及明细账本、决算报表、银行对账单、工资名册等财务会计资料，是重要的原始经济资料，是各专项检查、审计工作的主要核查判断依据，也是进行各项经济决策的重要参考资料，具有重要的保存价值。
（2）专业性。财务会计档案是根据财务会计制度和单位相关财务管理办法针对收付款而确定的支撑材料，包含招投标文件或相关批文、收付款合同或协议、发票、清单、银行收付款凭单及补充说明资料等内容。
（3）唯一性。财务会计档案的原始收付资料包含合同、发票、签领表等都是唯一的，具有不可替代性。
（4）保存期限长。由于财务会计凭证的重要性和不可替代性，因此根据《会计档案管理办法》的要求，会计档案的保管期限分为永久和定期，最少10年，最长30年，各单位应严格遵守。
二、高校会计档案管理现状
（1）存储保管方式单一，电子档案缺乏规范的管理模式。目前高校财务会计档案的储存方式还是以纸质档案储存为主，电子数据为辅，会计档案存储量大占用储存空间多，纸质档案需要按照档案法规定的相应存储条件，因此学校综合档案室的硬件环境都做了相应改造，从室内温度、湿度、消防、防虫等方面均进行改造，耗费大量人力物力维护。多数学校尚未开展凭证电子化，只是保存了电子版的会计账，早期是保存在光盘上，目前是存贮在服务器上。
（2）高校历史悠久，会计档案保管时间长，档案数量巨大。以G大学为例，该校是省属重点高等学校，1995年由三所院校合并建立，加上之前各校的办学时间，历史近30多年，这还是普通省属高等学校，如果是国家级重点高校历史更加悠久。同时随着我国宏观经济突飞猛进的发展，高校也迎来了黄金发展阶段，国家对教育的经费投入逐年增加。伴随着高校的各项经济业务流程日益规范，使得会计档案数量大幅增长，G大学年资金量20多亿，资产近80亿，每年的凭证量达90000多份，装订保管工作量巨大。随着政府会计制度的施行，高校会计核算采用双分录，势必造成会计凭证量进一步增加。
（3）会计档案借阅量大。由于高校主要业务活动是教学和科研活动，目前国家规定纵向科研项目结题都需要提供相应的收支凭证复印件，科研项目研究周期少则两年，多则3―5年，时间跨度大。以G大学为例，一年的纵向科研项目近千项，结题审计的凭证借阅量逐年增加，同时国家加大了对高校各项专项审计工作的力度，从校内各项经济责任审计到各主管部门的专项审计，每年高校都要接受数个专项审计，需要提供相应的财务档案资料进行审计，因此繁重的借阅任务是高校会计档案管理的特殊性。
（4）销毁工作难度大。按照国家档案法规定，会计凭证、账簿保管期限为30年，年度报表永久保存，月度、季度报表保管期限为10年，银行对账单、调节表等保管期限为10年。但由于高校涉及的经济业务众多，高校历史悠久，时间跨度大，例如涉及部分经济纠纷事项包含建设工程项目、用工争议事项、收费投诉等等，诉讼时间长，过程烦琐，因此对于已经到了保管期限的会计档案单位一般都不敢核销。造成保管压力大，无论是存储空间和存储质量上都有困难。
（5）会计档案管理人员配备不足，业务能力有待加强。由于行政事业单位的用人制度对人员编制控制较严，高校的会计档案装订管理人员人手严重不足。以G大学为例，会计档案装订管理主要由财务处负责，财务处要完成日常烦琐复杂的核算管理业务，而凭证装订工作量十分巨大。由于人员编制影响，往往是返聘已经退休的财务人员从事装订管理工作，但对于每天几百份凭证量一个退休人员是无法完成的，所以还有安排勤工助学的学生兼职完成，但因为学生工作时间有限，流动性较大，对于凭证装订质量都有一定影响。人手不足使得财务部门经常出现全体人员一起加班装订凭证的场面，工作强度大，同时装订管理人员的待遇也有待提高。
三、提高高校会计档案管理水平的措施
1.从思想上高度重视，认识高校会计档案工作的重要性
从领导到每一位会计人员要充分认识会计档案在财务工作中的重要性。会计档案是财务人员辛劳工作的结晶，体现了广大财务工作者付出的巨大劳动，规范有效的会计档案管理为财务管理工作水平提供了有力的保障，也是各项审计监督工作的有效证据。只有思想上的高度重视才可以在凭证审核环节提高会计核算人员的凭证编制质量，审核凭证附件资料的准确有效和完整性，从源头控制会计档案的质量，在装订环节加强装订人员的业务知识培训，提高业务水平。
2.提高会计档案信息化管理水平
（1）改变过去纸质档案保管为主的状况，提高会计电子档案管理水平。目前在我国信息产业整体水平迅猛发展的带动下，高校财务信息化平台建设发展也上了一个新台阶。以G大学使用的神州浩天高校财务信息化软件为例，目前已开发出了凭证影像系统、财务档案管理系统，该系统解决了纸质凭证查询和管理麻烦、工作效率低，易损坏的缺点，将纸质凭证转换成电子影像文件保持凭证原貌，高效使用、快速调阅，降低了管理成本。系统采用数据库（mongo）存贮保密性强，不被盗用、篡改，而图片信息上传成功后被存储于SQL Server数据库中，与其他各个系统相匹配，方便用户调阅各个凭证的具体信息，为财务审计、科研审计工作带来极大便利。高校应该积极利用软件公司的产品，不断提高高校财务管理工作水平，把财务档案管理工作从大量重复烦琐的手工劳动中解放出来，提高工作效率和工作质量。对于高校电子档案的管理可以采用两种途径，一是针对当年会计凭证开始采用凭证影像系统的会计档案可利用软件系统根据单位业务量情况配备专门工作人员，当天的凭证及时进行扫描备份，再进行装订整理。而对于历史年度的会计凭证，结合单位资金情况，可选择专业公司批量完成扫描工作，也可以选择有利用价值的（例如科研项目有结题需要、涉及重大经济事项、设备采购、工程建设、工资发放等）经济事项进行扫描备份，解决历史遗留问题。
（2）加强财务电子档案的管理制度建设。为了配合高校会计电子档案管理的发展需要，必须制定完善的电子档案管理制度，明确对于各种不同会计电子档案采用何种介质进行保存，明确各方的责任和业务。目前高校会计账的存储方式已由过去普遍采用刻录光盘的方式，转变为目前可以采用服务器备份等方法。对于会计凭证、会计序时账、会计报表等档案资料都要明确各自存贮方式，只有制定了细致规范有效的档案管理办法才能使得财务人员有法可依，切实提高财务工作效率和工作质量。
3.提高会计档案管理人员的工作责任心，重新梳理会计档案查阅流程
一方面要充分理解档案管理人员工作的难点，同时要提高责任心，认识到会计原始档案的不可复制性、唯一性。会计档案作为经济活动载体在审计和各项经济决策中发挥越来越重要的作用。过去的会计凭证装订人员多数只是完成装订、归档工作，对会计档案工作的重要性了解不足，因为会计档案经常会有搬运、查阅的工作，经手人员多，如果不做好完备的登记、接收工作，会造成难以弥补的后果。
4.加快高校会计档案的销毁工作
由于高校的办学历史长，涉及的经济业务量大，会计档案数量巨大，保管方式单一，许多超过销毁年限的会计档案也不敢销毁。由于高校属于行政事业单位，资金来源主要是财政拨款和行政事业性收费，接受的上级主管部门的专项审计、检查任务繁多，年限跨度大，每次都需要提供财务会计原始档案，因此高校财务会计档案往往只有增加没有减少，给保管工作带来很大压力。不仅需要较大的存储空间，而且还要做防虫防火等工作，希望通过电子档案管理的推进，提供多方面的会计档案查询方法，这样即使在原始纸质凭证已经销毁的情况下有需要查询的工作仍然可以通过电子档案来完成，保证了各项工作的顺利进行。
随着政府会计制度改革的深化，给高校財务工作带领了新的机遇和挑战，如何在新形势下重新梳理各项财务工作流程，规范各项财务规章制度，提高财务管理工作水平是广大高校财务工作者需要思考的问题。
参考文献
1.陆晓萍.浅析事业单位会计档案管理的现状.现代经济信息，2018（15）.（责任编辑：兰卡）
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