信息技术下优化企业全面预算管理分析

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　　摘 要：本文对信息技术下的全面预算管理进行研究，重点分析信息技术下全面预算管理存在的缺陷，通过某集团公司的案例分析提出信息化下全面预算管理的建议。明确信息化下预算管理目标，构建预算管理信息系统，建立信息化预算考核体系，充分发挥信息化在全面预算管理方面的作用，有助于拓展信息技术在全面预算管理中的应用，实现预算管理系统的优化，利于价值创造。
　　关键词：信息技术;优化;全面预算管理
　　一、引言
　　信息技术迅速发展的时代，企业要在激烈的竞争环境中持续发展，就要以企业现有的资源为基础，不断完善企业管理存在的不足，充分利用信息技術带来的有利条件优化企业预算管理，降低企业潜在经营风险。但仅仅依靠科学技术是不够的，更新企业管理理念，以实现企业战略目标构建管理体系，对企业未来一定时期内的人力、物力、财力进行合理的资源配置很重要。全面预算管理以实现企业价值最大化目标为方向，对企业的投资、管理和生产等进行综合预测、成本控制和资金筹措，将企业经营的关键问题整合为一个系统进行管理控制。结合信息技术的全面预算管理视为企业实现战略目标的重要切入点，利于对企业资源进行合理配置，促进企业的长远发展。
　　二、信息技术下全面预算管理存在的问题
　　信息时代企业经营发展要求更高，更需要优化全面预算管理，系统、详细地分析信息技术下全面预算管理流程，提高信息化下全面预算管理水平，提升企业的经济活动控制能力。信息化全面预算管理体系已渐渐成为企业提高竞争力并对成本进行控制的有效手段。信息化全面预算管理是市场的选择和发展，是公司内部治理结构的复杂应用，也是企业管理工作的重要组成部分，可以充分利用信息化全面预算管理的价值，提高企业整体信息化全面预算管理水平，为企业在信息技术下创造更多的经济效益打下坚实的基础。
　　1.企业预算管理目标模糊
　　预算执行情况的分析仍停留在数据分析、企业理论和单一视角的分析中。预算编制者往往限于自己的专业水平，对具体经济业务和活动缺乏了解，甚至对于预算编制指标、预算执行情况以及信息技术和预算流程之间的内在关系理解不深刻。只关注数量，而不是从企业整体利益角度来看，将会影响全面预算的整体分析。在一些部门和其他一些层面上缺乏相互沟通，员工对全面预算的情况毫不关注，因此，管理层认为实施全面预算是由预算管理委员单独完成，有的企业甚至认为全面预算管理仅仅是由财务部门控制，导致无法实现全员参与，预算与现实脱节。这使得企业的整体预算目标不够权威，缺乏认真实施和激励的标准。
　　2.预算编制管理信息化程度不高
　　总体预算编制过程过于简单，管理人员参与的审计是单一、不循环的，而预算编制过程并不完善。对于预算编制方法的选择，企业由于不重视全面预算的意义，加上员工专业水平的限制，通常对公司以前相同业务活动的数据或对公司最理想的业务数据进行模仿和复制，进一步根据这种方法来编制未来的预算，而不是根据自身发展特点来选择适当的预算编制方法。预算编制采用陈旧的预算管理模式，业务人员与管理层缺乏交流沟通，导致预算报告与现实需求存在较大的差异。目前，缺乏有效运用大数据进行管理，预算管理编制时间周期长，准确性差，效率低下，无法满足企业预算管理精细化要求。
　　3.预算执行缺乏信息化监控管理
　　企业在预算执行过程中，未将信息化与预算执行体系相结合，数据信息不共享，信息传递滞后，不能及时发现预算偏差，导致信息化全面预算管理流于形式。预算执行过程中不能及时根据提取分析的实时信息化数据分析预算偏差，员工积极性不高，信息沟通不畅，导致信息化全面预算管理在控制和实施过程中不能发挥高效科学管理。在企业实施信息化全面预算管理的过程中，由于缺乏明确的信息化规章制度，使得预算指标成为一种形式，企业的信息化全面预算管理的效率低下。企业信息化全面预算管理中存在企业管理者对信息化管理了解程度不够，观念守旧等问题，企业管理者未把预算工作的重点放在信息化监督管理和调整上。
　　4.缺乏信息化预算考核体系
　　在企业全面预算管理过程中，预算评审机制信息化程度低，企业预算的评价指标对信息化数据各项指标的关注度较低。企业所有部门参与程度不高，没有形成一套合理的预算考核体系，未公平公正对待所有部门，对业务部门考核要求严格，其他部门预算考核浮于表面。由于缺乏科学的指标，考核内容不具体、不量化，考核工作不制度化、不透明化，预算效果不明显，其效率也下降。企业过于看重短期效益，而忽略企业的长期发展战略目标。
　　三、信息技术下全面预算管理的案例分析
　　某集团公司在企业发展初期，进行全面预算管理是使用Excel来完成。会计师为编制集团公司的全面预算管理，通过使用具有计算能力和格式处理功能的Excel来进行计算和分析数据。随着集团公司的组织规模或业务范围不断扩大，大量关于业务的信息，Excel预算管理处理效率越来越慢。几乎每个部门、每个员工每天都要面对大量的数据，使用传统预算管理模式导致效率低下，致使员工工作时间受到很大程度的影响。由于计算能力的限制，组织这些数据后计算出的所需的结果也可能导致错误，工作人员有时还需要对公式和结果进行检验。集团公司不能及时将数据传送到其他所需部门，导致管理层决策滞后。公司组织规模扩大，公司经济业务日趋复杂，集团总部以下的分公司需要定期向总公司汇报预算结果，然后分公司内部各部门参与预算的编制、执行、控制、分析、评估和调整等。但是一些分公司和集团总部不在一个地区，部分部门预算不能批准时，工作人员应予以归还和调整。从中发现，该公司集团总部与下级各部门之间存在大量的数据交换，同时信息交换频率也很高，但由于缺乏企业内部的信息共享平台，不能进行有效的数据共享，更不能及时有效地对预算执行的过程进行控制。当信息使用者没有得到及时的调整信息和预算结果说明时，预算的执行过程与实际情况会产生很大的差别。这些偏差无法在短时间内有效吸引注意力，引起足够的重视，严重影响到预算效果。当该集团公司进行业务预算时，涉及各种成本和费用项目的预测，员工难以及时获取所需数据，并将实时金额提交审批。团队的规模相对较大，数据在提交过程要经过几个层级，导致延长提交的时间，批准和发布不是实时数据。企业各部门之间不能随时进行信息数据的分享与交流。员工不会对市场环境变化非常敏感，其行为有滞后性，预算不能动态调整，企业资源不能得到有效利用，不仅浪费资源，而且还得不到经济效益。随着企业周围环境的变化，业务拓展的范围、业务类型的多样化以及早期预算管理的实施等问题已经不能满足企业的需求。每个部门的工作人员都在不断地检索、分析和提供数据，而且数据信息的手动输入严重影响效果和效率。由于数据量庞大，加上计算能力有限，使得预算编制的准确性、时效性和完整性难以实现。 　　四、信息技术下全面预算管理优化建议
　　1.明确信息化下预算管理目标
　　通过信息技术和全面预算管理相结合，明确预算管理目标。将预算作为整个企业管理活动的起点。将保存的企业各个中长期，年度和月度预算的历史数据存入信息化系统，作为基础进行选择和调整，最终确定適合公司发展的预算管理目标，使公司的各项经济活动能够紧紧围绕公司的发展战略。在具体的业务执行过程中，企业部门把信息技术的指导和制约作为经济业务顺畅流通的重要标准。把预算控制，调整和评估作为协调企业关系的重要手段。协调公司各部门的职能，将涉及企业各个部门和特定业务的综合管理流程与整个预算管理流程相结合，减少各部门工作中的不一致，达成企业预算管理目标与企业战略目标相一致。
　　2.构建企业预算管理信息系统
　　在信息技术条件下，建立预算管理信息化平台，配置相应的硬件设备，购买信息化软件，以适应企业精细化管理发展的需要。信息技术部门根据不同的业务类型，制定差异化的预算模式和流程。在信息化的全面预算管理应用中构筑多维数据库，通过不同的业务确立不同预算的应用，并将整体业务作为实时业务。将企业现有资源与预算管理信息化系统与财务系统相结合，实现数据共享，编制符合各部门的预算数，各部门相互联系、相互配合，缩短信息传递时间，降低信息传递错误率。根据企业所处的发展阶段不同，编制不同的预算。多维度多角度分析预算数据，为企业管理层提供决策支持。
　　3.提升信息技术对预算执行的管控
　　有了企业信息化预算管理意识，有关部门应该严格执行。对于一些特殊情况，预算情况偏离实际情况时，可以与上级有关部门沟通，在讨论的基础上进行适当调整。在信息技术条件下，企业通过软件来控制各种业务的状况，也可以控制部分项目。如果企业在整个预算管理流程中有数据出现反常，信息技术下会自动识别出来，提醒有关部门和人员密切关注。信息技术背后的控制实际上是对相关数据的分析，也是控制过程分析。对公司的预算执行结果进行分析，通过内部网络将必要事项通知有关部门，并提醒员工在下一个预算年度采取必要的预防措施。
　　4.信息化预算考核体系
　　在信息化下，结合信息技术预算分析需要找出公司的各种业务活动存在的优势与劣势，分析（转68页）（接74页）是外部环境的原因，还是企业的内因，加强这部分的建设和管理，分析形势，努力改进。信息技术下预算分析将内部信息与软件技术相结合，在信息平台下自动分析并生成分析报告，分析特殊或重点项目的预算执行情况，减少预算分析的工作量，提高预算管理效率。在信息技术下建立预算管理评价机制，使人员考核功能模块从系统中自动使用绩效考核公式，对员工的工作情况进行检查，为考评提供数据支撑，适当进行员工激励机制。
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