浅谈医院电子档案的管理与应用
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[摘要] 该文针对医院电子档案管理办法及应用方向进行详细论述。对现阶段电子档案在医院中的应用方向做了简单介绍，在此基础之上分析了医院电子档案管理工作开展过程中依然存在的问题，同时结合这些内容提出了新的管理策略。
[关键词] 医院;电子档案;管理;应用
[中图分类号] R197.324 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2019）06（c）-0093-02
[Abstract] This article will discuss the hospital electronic file management methods and application directions in detail. The first part of this paper mainly introduces the application direction of electronic files in hospitals. And then， the paper analyzes the problems that are still existing in the process of hospital electronic file management. Combining these contents， this paper puts forward new management strategy.
[Key words] Hospitsl; Electronic archives; Management; Application
随着我国社会的不断发展，人们对医疗服务质量也提出了更高的要求，而在这样的背景之下，由于医院实际运转过程中将产生大量的信息和数据，做好针对这些内容的记录和管理工作是保障医院内部能高效运转的关键。目前，电子档案在医院内部的应用已经初见成效，很好地改善了传统纸质档案管理过程中存在的效率过低、准确性难以保障等问题[1]，但同时，在信息化程度不断升高、大数据等理念不断发展的背景之下，医院电子档案管理过程中存在的管理制度不够完善、规范性不够强、安全性较差等问题很有可能导致数据丢失、医院信息系统瘫痪等问题，因此，医院自身必须尽快针对这些问题寻求解决办法，确保电子档案在医院内部能发挥出预期效果，并能辅助医院整体不断发展，应对市场竞争。结合这些内容，该文将针对上述问题提出具体的应对措施。
1 电子档案在医院中主要的应用方向
1.1 文书档案
医院的高效运转是诊疗部门、财务部门、后勤部门等多个部门共同协作支撑起来的[2]，因此，医院的实际运转将会涉及到大量文书档案，而传统纸质档案管理办法需要依赖人力完成数据记录、分类、入库及后续管理工作，效率较低，同时有可能因为人为失误而导致文书档案在准确性、可靠性等方面难以达到要求。相对应的，通过电子档案系统的应用，文书档案将能以文本等形式得到记录和存储，在存储的同时就能借助存储位置进行分类，管理效率大幅提升[3]。对于后续的文书档案查找及传输等过程来说，依赖计算机进行查找和传输具备更高的可靠性和便捷性。
1.2 病历档案
病历档案是医院运转过程中涉及到的最为主要的档案种类之一[4]，对于这一类档案来说，由于不同病患自身状况不同，病历档案中的内容也存在着本质差异，而传统的手写病历不但难以管理，当涉及到医疗纠纷等状况时，手写病历也很难发挥出辅助作用。将病历档案引入到电子档案系统中能有效解决此类问题，通過电子病历的应用，相关医护人员将能更好地借助病历中的信息向患者提供更具针对性的诊疗服务，进而提升病患对医院的满意度。即使有医疗纠纷发生，电子病历也能有效辅助医院做好协调工作。
1.3 影像档案
CT、MRI等手段的应用能辅助医护人员更好地结合影像内容对患者病变情况进行判断，提升诊断结果的准确性。同时，医院内部研究及培训等工作的展开也需要影响资料的支持，若仅使用胶卷等对医学影像进行收集和保存，那么这些资料就很有可能因为存储环境及存储办法不当而出现损坏，无法长期保存[5]。对于电子档案管理工作的展开来说，影像资料将能以电子信息的形式得到有效保存，存储质量大幅提升，便于查询及调用，为后续相关工作的展开打下良好基础。
2 现阶段医院电子档案管理过程中存在的问题
2.1 管理制度不够完善
医院电子档案管理将涉及到记录、保存、归档等环节，若没有完善的制度支持，相关管理人员在实际工作展开过程中就很有可能无法对各类档案进行明确区分，或出现归档不及时等问题，在这些问题的影响之下，电子档案很有可能无法在医院内部发挥出预期作用。另一方面，电子档案管理工作开展过程中包含了对各类先进信息技术及新型管理办法的应用[6]，若管理制度中不能针对这部分内容进行说明，那么医院电子档案管理工作的开展成效必然会因此而受到影响。
2.2 电子档案管理规范性较差
结合现状来看，大部分医院的电子档案管理工作主要是以分部门的形式展开的，而这样的管理模式不但无法实现不同部门之间的协同，这些部门之间在档案格式、保存办法等方面的区别也会导致电子档案系统内部出现混乱，甚至可能会对医院的高效运转产生负面作用。对于这样的状况来说，医院自身必须能针对电子档案管理出台具体的管理规范，辅助相关人员完成电子档案的记录、保存及归类等工作[7]。结合现状来看，大部分医院都没有将电子档案管理的规范化工作重视起来，进而导致电子档案无法发挥出预期作用。
2.3 安全性难以达到要求
信息化水平的不断提升必然会导致安全问题出现，这一点对于医院电子档案管理工作来说也是一样的[8]，而以下两点问题都会导致电子档案系统内出现安全问题的概率升高：①缺乏有效的安全管理措施。整体系统安全性的提升需要防火墙、病毒查杀软件等的支持，而由于医院自身对于此类问题的关注程度不够，系统内在软件及硬件方面安全防范措施的设置上都不够完善，安全问题并不能得到有效的预防和控制。②相关管理人员缺乏安全意识。人为操作失误是导致安全问题出现的主要原因之一，对于这一点来说，由于医院内部大部分档案管理人员并不具备足够的安全意识，在实际操作过程中经常会出现随意使用外设、随意存放文档的状况，这些状况都有可能成为黑客或病毒发动攻击的渠道之一。 3 医院电子档案管理策略
3.1 做好医院电子档案管理的规范化、标准化工作
为了保障医院电子档案管理工作能在规范化及标准化等方面达到要求，医院可以从以下两方面入手：①由信息科及综合档案室作为档案管理的主要负责部门，其中，信息科主要负责信息层面的协调和管理工作，而综合档案室则主要负责对各类档案及其载体的管理。在这样的电子档案管理模式之下，医院内各类档案之间以及各部门档案管理办法上的差异将能得到更好的协调，从而利用电子档案系统实现医院内不同部门之间的协同工作。②针对不同岗位明确其职责。这一点主要是为了保障相关人员在实际工作展开过程中能更好地依据现有档案管理办法完成对各类档案的保存、归档等工作，最后实现医院电子档案管理规范化的目标。
3.2 针对医院电子档案管理制定完善的管理机制
结合上文中的内容，医院电子档案管理机制中应包含以下内容：①档案责任。各科室应能保障档案内容的完整性和准确性，不能私自更改或伪造;各部门负责人应能针对档案制作、管理等工作的开展状况进行监管，及时规范违规状况;医院内所有员工都不能擅自对档案进行留用、复制或拍摄。②档案调用。医院各部门人员在借用档案时应能签署《档案借出单》，并避免在使用过程中出现损毁档案等状况，归还时档案管理人员应针对档案进行验收，确保档案没有缺失、修改、损坏等情况后入档。
3.3 建立健全电子档案系统安全防范体系
①电子档案系统安全防范体系中应针对不同岗位设置权限，对其可访问范围、可修改或删除的内容做出规定，记录不同人员在系统内所做出的各项操作，进而从根本上避免人为操作失误所导致的安全问题，同时保障问题出现时能迅速确认责任人。②医院应构建完善的安全控制办法。对各项操作的具体流程进行说明，并通过一定惩处措施来保障相关管理人员都能依照这些内容展开工作。以影像档案为例，这一类档案在保存过程中应拷贝两份，拷贝版本供日常使用，母版则不能外借或供相关科室调用，确保各类影像资料都能得到妥善的保存和管理。
4 结语
综上所述，医院电子档案管理办法的完善应从做好医院电子档案管理的规范化、标准化工作、针对医院电子档案管理制定完善的管理机制、建立健全电子档案系统安全防范体系三方面入手。在后续发展过程中，医院应能进一步將电子档案管理工作重视起来，并借助电子档案系统保障医院自身的不断发展，向病患提供质量更好的医疗服务。
[参考文献]
[1] 胡正航.可信数字化电子档案管理在医院病案归档上的应用[J].电子世界，2019（1）：174-175.
[2] 张艳彩.医院电子文件和数字档案登记备份研究[J].兰台内外，2018（13）.
[3] 葛成霞.大数据时代医院档案信息化建设探析[J].科技传播，2018，10（24）.
[4] 米东荣.网络环境下电子档案信息安全保障体系建设[J].城建档案，2018（12）：23-24.
[5] 赵颖.电子档案对医院档案管理发展的推动作用研究[J].经贸实践，2018（23）：202.
[6] 古成.医院规范化管理电子档案的方法探讨[J].才智，2018（34）.
[7] 朱堃.医院电子档案的安全防护措施优化探讨[J].全科口腔医学电子杂志，2018，5（34）：35-36.
[8] 时洪亮.基于“互联网+”时代下的医院档案的管理方式探讨[J].兰台内外，2018（7S）：26-28.
（收稿日期：2019-03-28）
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