浅析成人教育学籍管理中存在的问题与对策
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作者:司杰
[摘 要] 学籍对一个学生的重要性不言而喻，而由于成人学生群体长期存在的工学矛盾等客观问题，使成人学生的学籍管理十分困难。近年来，成人学生数量持续增加，学籍管理问题更加突出。详细介绍成人学籍管理的主要内容，并针对学籍管理中存在的问题，提出部分改进成人教育学籍管理的对策，为成人学籍管理提供一些思路。
[关 键 词] 成人教育;学籍管理;问题对策
[中图分类号] G720 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2019）16-0148-02
学籍是一个学生属于某学校的一种法律上的身份或资格，学籍管理是高校教务管理的核心组成部分，它关系到学生能否获得学习资格、在校期间的学籍状态以及能否顺利毕业。做好学籍管理工作、提高学籍管理工作效率对保障学生切身利益、维持学校正常教学秩序、维护学校的安全稳定具有重要意义。
一、成人教育学籍管理的主要内容
成人学籍管理借助信息平台进行科学化和规范化的管理，其一，学籍学历信息管理平台（简称“学信网”），是由教育部高校学生司主办，全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心承办教育部指定的学历查询唯一网站，可查询国家承认的高等教育学籍、学历信息。其二，学校开发的教务管理系统，是由学校统一招标，公司结合实际学籍管理流程研发，是学校教务管理、学生查看学习情况和师生互动的重要工具。
成人学籍管理主要针对各类成人招生录取的学生，如高中起点专科、专升本等。管理的内容主要有三大方面：一是新生学籍注册;二是在校生信息变更;三是学历注册。
（一）新生学籍注册
根据《普通高等学校学生管理规定》，按照国家招生规定录取的新生，持录取通知书，到校办理入学手续，复查合格者予以注册，取得学籍。学校根据学生报到入学情况，通过学信网进行电子学籍注册。
汇总报到数据：通过成人高考录取平台，取得录取学生信息，将信息按规定格式上传至学分制教务管理系统，并通知各教学点具体注册事宜，各教学点根据报到情况在学校教务管理系统中予以注册。学籍管理员通过下载教务管理系统中新生注册名单明确新生报到情况。
数据校验：通过学信网下载学籍电子注册模板，将新生报到情况转换成平台要求的格式、结构，并做成四个数据库，分别是报到入学、放弃、保留和取消。通过学信网下载省招办上传的录取数据，将做好的报到入学库使用dbf数据比对软件与录取数据进行比对，如发现录取数据有误，根据《普通高等学校新生学籍电子注册暂行办法》教学〔2007〕3号规定，及时与省级招办复核，省级招办可在招生数据报送系统中补报、修改当年数据。
数据上传：数据校验无误后，通过学信网上传数据库，上传完毕平台会自动进行审核，审核通过，则电子学籍注册完成。
新生学籍查询：新生学籍注册完成后，通知学生注册学信档案账号，开展新生学籍注册信息自查，管理员实时关注学籍自查进度，督促学生核实学籍信息。发现注册信息存在问题时，及时向学籍管理部门反映，进行更正。
新生前置学历清查：学籍注册完成后，及时开展专升本前置学历清查工作，对不具备专升本前置学历的新生及时清退。部分学生由于专科注册信息有误或者专科毕业后学生改动过个人信息等原因，其专升本录取数据中的姓名、身份证号在学历注册库中无法找到匹配的专科学历，导致专升本学籍得不到教育部确认，这部分学生需要手动清查。
新生图像采集：与普招生不同，成人教育大多在每年九月开展新生图像采集，学籍管理员将各教学点采集情况汇总上传新华社图像采集中心，并按新华社安排的具体采集时间下发至教学点，教学点准备好采集数据，请学生确认信息并签字，新华社进行图像采集。新华社将照片整理完后上传学信网，通知学生进行图片核对，查看图片信息是否正确。
（二）在校生信息变更
成人学生由于其本身的特殊性，在校期间发生学籍异动（休学、退学，复学、保留学籍、转专业等）、基本信息变更的人员更为频繁，学籍管理事务更加繁琐。
在校生学籍异动：学生向学籍管理部门提出学籍异动申请，填写学籍异动表格，管理人员初步审核后提交领导审批，将审批结果及时录入学分制教务管理系统，便于学生了解学籍状态、保证在校生数据库的时效性和准确性。
基本信息變更：成人在校生基本信息变更，是学籍管理过程中的一项常规工作。在校生在就读过程中，向学校提交姓名、身份证号、民族等基本信息变更申请。需填写《在校生基本信息修改申请表》，并提供相应证明材料。学籍管理员根据我省高等教育在校生基本信息修改确认办法，上报至教育厅申请更改，并将更改结果及时反馈给学生。
（三）学历注册
为规范高等学校学生学历电子注册，向高等学校、学生和社会提供便捷、客观、学历信息查询、验证及认证服务，保护高等教育受教育者的合法权益，根据教育部印发《高等学校学生学籍学历电子注册办法》的通知，高等学校颁发学历证书，应进行学历证书的电子注册。
准备注册数据：为确保学历注册数据准确无误，在上传之前要保证学信网在校生信息与学生真实信息的一致性。下载学信网预计毕业生数据，下发至各教学点，教学点组织学生对个人信息进行确认，并将学生确认情况和是否满足毕业条件进行回传，经校学籍管理员汇总，信息一致且满足毕业条件的，根据学信网学历注册格式做好学历注册库，信息确认有误或不满足毕业条件，则分情况进行处理。 数据上传：学历注册库准备好后，再次下载学信网数据进行校验，校验无误，则上传数据，上传数据全部通过后学历电子注册完成。
毕业证打印和发放：证书打印要确保平台注册信息与毕业证信息一致，否则会给管理人员和学生带来许多不必要的麻烦，影响学生的职称评定、报名考试等。
二、成人教育学籍管理中存在的问题
成人学籍管理是一项十分繁琐的工作，由于成人学生大多是在职人员，工作和生活压力大、学习时间有限、工学矛盾突出。部分学生参加继续学习具有一定的投机心理，对继续教育不够重视，增加了学籍管理的难度，使成人学籍管理较为复杂，在管理过程中也存在一定问题。
（一）学生主体不重视
报到不及时：新生报到有明确时间限定，部分学生由于自身原因未能按时到校，并未履行相应手续，逾期又申请入学，此时新生报到数据已经整理完成，如果随机添加会使学籍注册难以按时完成。
前置学历清查不重视：前置学历清查需要学生的重视和积极配合，如不及时进行，将导致严重后果，后续会影响学生继续就读，学校无法对其进行学历注册，学生拿不到毕业证等。然而，通知学生进行前置学历清查，学生常因工作无法及时提供证明材料，导致前置学历清查进展缓慢。
图像采集不重视：根据教育部的要求，为进一步保证高等教育学历证书电子注册后上网数据的完整性和有效性，高等教育学历证书相片、身份证号与毕业证书的信息必须一同上网。图像采集时必须严格遵守队列顺序，确保采集图像信息与个人信息一一对应，部分学生随意交换位置，导致信息不对应，又未及时登录学信网进行校对，导致毕业证书和学信网平台照片出错。部分学生在校期间，一直未参加图像采集，导致学信平台个人信息无法上网，不能顺利毕业。
信息核对不到位：在校期间，为保证学信平台信息与学生真实信息的一致性，要求学生核对个人信息，部分学生找人代签，还有部分学生发现信息有问题，却未反映给学校，依然在错误信息上签字，导致学校使用错误信息进行学历注册，最终注册信息与本人真实信息不符，给后续工作增加不少负担，也给学生自己增添诸多麻烦。
（二）学籍管理人员缺乏责任意识
新生数据上报不准确：新生报到入学数据是学籍注册的重要依据，学籍注册必须获得精确的学生数据，方能保证注册的准确性，部分教学点未形成规范的报到流程，导致学生仅在某一环节登记，而未去学籍管理处报到，学籍管理员未将数据整合核对，导致个别学生漏报，产生严重后果。
学籍異动管理不规范：成人由于学习和工作相矛盾等问题，学籍异动较为频繁。部分学籍管理人员未严格按照规章制度执行，导致学籍管理混乱，对学生的休学、复学、转专业、退学等学籍异动未进行记载或记载不详细，学籍异动资料不齐全，导致学生不能及时进行学籍异动或将学生学籍异动遗忘，直接影响学生毕业，严重损害了学生的利益。
（三）学籍管理制度不完善
随着成人教育改革的不断深化，我院实行学分制教学管理模式，原有的学籍管理制度难以满足新的教学管理模式，又未及时结合本校实际制定详细的学籍管理工作流程，导致学生或学籍管理人员不清楚要做什么、怎么做、什么时候做，出现学籍管理上的混乱。
三、成人教育学籍管理改进的对策
针对以上成人学籍管理中存在的问题，结合相关法规政策及工作实际，提出以下对策。
（一）加大宣传力度，做好咨询服务
成人学籍管理中存在的诸多问题，往往是由于学生、教师或学籍管理员对国家、学校的制度缺乏了解而造成的，因此，做好有关政策的宣传工作，有助于提高学生对学籍管理的重视，有利于教师教学工作的开展和学籍管理员业务水平的提高。加大宣传力度，加强师生之间的沟通交流可采用以下方式：（1）新生进校后，开展关于学籍知识的讲座，告知其学籍的重要性，同时每学期班会，强化学籍方面的知识，提醒学生学籍相关事宜，引起学生对学籍管理的重视。（2）制定学籍管理的宣传手册，详细讲解新生入学到毕业的具体操作流程。（3）利用微博、微信等新媒体手段，为师生提供一个便捷的咨询服务平台。
（二）加强学籍管理队伍建设
学籍管理队伍素质和业务水平的高低、管理能力的优劣，直接影响学籍管理的水平，甚至影响教学工作的正常推进、学生的切身利益以及学校的安全稳定。因此，学籍管理人员必须具有较高的思想政治素质、强烈的责任意识、扎实的学籍管理业务水平、较强的计算机应用能力以及服务化的管理理念。
（三）健全完善学籍管理制度
随着高等教育的改革和校情的变化，学籍管理制度已不能完全适应学校教学实际，应根据学校管理发展有所创新。因此，健全和完善学籍管理制度是做好学籍管理工作、稳定教学秩序、建立良好的校风和学风以及提高育人质量的重要保障。学校应根据教育部《普通高等学校学籍管理规定》等文件，结合本校实际，制定有针对性和操作性强的实施细则和工作流程，从学生报到至毕业管理有规范的学籍管理程序，使学生和管理员明确具体要做什么、什么时候做、该怎么样做，有利于学籍管理的规范化运行。
成人教育的学籍管理是一项政策性很强且十分细致的工作，涉及多方面因素，直接影响学生及其家庭的切身利益。因此，各学校应根据成人高等教育特点，充分利用先进的科学技术手段，加强和完善成人高等教育学籍管理办法，严把学籍管理质量，提高学籍管理水平。
参考文献：
[1]唐巍伟.浅谈从学生学籍电子注册看高校数字校园建设[J].科技信息，2007（2）.
[2]周继香，凌自明.加强学籍档案的信息化建设及意义[J].兰台世界，2008（6）.
编辑 张 慧
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