高校档案管理信息化建设探析
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作者:王尚祥
[摘 要] 档案管理是高校进行内部管理的重要内容，通过开展高水准的档案管理可以对人事信息进行充分整合，根据信息分析的结果实施更高层面的管理工作。随着教育规模的不断扩张，高校的师资力量更加雄厚，需要进行更优质的人事管理。传统的档案管理模式未能给高校注入更好的推动力量，不能开展信息化的档案管理和建设，最终制约档案管理的质量。所以高校需要重视进行信息化的建设，创新档案管理模式，使干部人事工作得到更好开展，促使高校推动信息化建设的健康开展，强化最终的管理质量。
[关 键 词] 档案管理;信息化建设;人事管理;高等学校;管理方式
[中图分类号] G647 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2019）27-0230-02
档案是高校进行管理的重要资源，包含教学工作、学术研究和以及人事管理等多个方面，是重要的信息资源。如果可以做好各种档案管理工作，高校可以对历史发展进行记载，也能通过对这些资源的分析和利用总结管理教训，对教学管理对策开展合理的调整，为相关问题的解决提供信息依据。传统的管理方式虽然可以对档案信息进行管理，但是会出现受损、丢失等问题，不能给学校管理提供更好的信息支持。所以高校应该开展信息化的档案管理，通过信息化建设强化档案管理的最终效率，保障管理内容的准确性，从而利于高校开展更优质的管理工作。
一、高校重视开展档案管理信息化建设的价值分析
（一）对纸质档案开展科学的管理与保存
档案管理对高校发展起到重要影响，需要开展高水准的档案管理，促使各项档案信息得到更好的应用。在传统的档案管理中，管理人员主要是开展手工操作。这样就导致纸质档案在管理中容易出现造假、内容丢失等现象，或者是出现材料档案受到损害的问题，对档案资料的真实性、完整性造成威胁。以上的档案管理方式不能给学校管理提供更好的信息支持，也未能给管理工作提供更好的信息保障。而通过开展信息化的建设可以让电子文档取代之前的纸质档案，电子档案不会受到温度或者是湿度的影响而出现受损的问题[1]。同时，通过开展信息化建设可以对档案信息进行快捷查询，也方便进行档案内容的阅读。这样能对档案的安全性起到保障，更好地发挥档案管理的作用。
（二）强化档案管理的最终质量
随着教育规模的不断扩张，高校的师资力量更加雄厚，需要进行更优质的人事管理。如果可以做好各种档案管理工作，高校可以对历史发展进行记载，也能通过这些资源的分析和利用去总结管理教训，合理调整教学管理的方案。但是传统的档案管理模式没有体现出更好的应用优势，不能对多种档案内容进行分析和管理，最终制约的档案管理质量。在繁重的档案管理压力下，工作人员如果是借助傳统方式开展管理则容易出现多种漏洞，比较明显的是档案编号出现错误或者是原始资料受到损害。而通过信息化的建设，高校可以借助多种硬件资源和信息技术对档案资源进行管理，合理解决之前的管理问题[2]。这样可以对档案资源进行合理的运用，更好地开展档案资源管理，在实现资源共享的基础上强化档案管理的最终质量。
二、高校开展档案管理信息化建设中出现的问题
（一）高校未能重视开展信息化建设，制约最终档案管理的水平
结合学术研究可知传统的管理方式虽然可以对档案信息进行管理，但是会出现受损、丢失等问题，不能给学校管理提供更好的信息支持。所以高校需要对当前的档案管理模式进行多角度的分析，思考当前信息化建设中出现的问题，从而对信息化档案管理开展全方面的认知。首先体现出高校未能重视开展信息化建设，制约最终档案管理的水平的问题。领导层未能对信息化档案管理的重要性进行科学的认知，没有制定科学的发展战略，也没有关注到队伍建设等内容。信息化管理的意识比较薄弱，未能制定全面的档案管理途径，这样就削弱开展档案管理的综合价值，导致高校档案管理出现多种问题，影响最终的档案管理质量。
（二）制度管理需要完善，缺少相关的软硬件资源支持
要想实现信息化的档案建设，需要得到相关的制度支持，通过管理制度指导档案管理工作顺利开展。通过相关的学术研究内容进行分析得知，目前高校在进行信息化档案管理中出现制度管理需要完善，缺少相关的软硬件资源支持的问题，制约信息化的管理效果。一方面高校未能制定合理的管理制度，管理人员出现缺少责任意识或者是使命感，经常出现不合理的档案管理行为。如管理人员未能根据正常流程开展档案管理，随意借出、查阅档案资料，出现问题之后相互推诿[3]。这样就导致档案管理工作的顺利开展受到阻碍，影响各种档案资源的充分管理和利用，不利于高校开展更高层的管理工作。另一方面高校缺少相关的软硬件资源支持。在信息化的建设过程中仅是投入计算机、复印机等基本的硬件建设，未能开展其他方面的硬件建设。同时，信息化建设仅是停留在对文字进行处理的层面，体现出鲜明的滞后性，不利于档案资源的充分运用。此外，高校也没有建立数据库和综合管理系统等，未能对档案信息化管理进行安全保障，从而影响最终的档案资源管理效果。
（三）管理人员的综合素养需提升
受到之前管理体制的影响，高校未能重视开展档案信息管理，档案部门成为“养老部门”。无论是在年龄结构分布，还是在专业构成上都存在很大差异，没有组建高水准的人才队伍，这样就影响档案管理的最终质量。通过对目前的档案管理情况进行分析得知，高校在进行档案资源管理时出现管理人员的综合素养需提升的问题，抑制整体的档案管理质量：（1）档案部门未能制定明确的责任体制，不能根据工作流程开展档案资源的管理工作，从而出现多种管理问题[4]。（2）管理人员不具备专业能力，未能借助先进的管理方式开展档案管理，也没有较高的工作热情。这样就导致档案管理出现多种问题，没有对档案资源进行深度的挖掘，影响最终的管理效果。 三、合理提升高校档案管理信息化建设质量的路径分析
（一）高校要科学认知信息化档案管理的重要性，强化档案管理的能力
因为高校未能重视开展档案信息化建设，制约最终档案管理的水平。所以要想合理提升档案管理的信息化建设效果，高校要科学认知信息化档案管理的重要性，强化档案管理的能力。（1）高校需要重视开展信息化建设，努力提升最终档案管理的水平。高校领导层需要对信息化档案管理的重要性进行科学的认知，积极制定科学的发展战略，更应该关注到队伍建设等内容。（2）高校应该强化档案管理的能力，给信息化档案管理注入更多的推动力量。领导层需要重视档案管理部门的组建情况，合理增加资金投入给信息化建设提供更好的资源保障，促使各项档案信息得到科学的应用。
（二）进一步完善档案管理制度，强化基础建设的资源投入
因为目前高校在进行信息化档案管理中出现制度管理需要完善，缺少相关的软硬件资源支持等问题，制约信息化的管理效果。所以要想强化最终的档案管理效果，高校应该进一步完善档案管理制度，强化基础建设的资源投入。首先，高校需制定合理的管理制度，重点对管理人员进行工作指导，强化档案管理的整体质量。通过完善当前的档案管理制度，高校可以减少管理人员缺少责任意识或者是使命感问题的发生，避免出现不合理的档案管理行为。如开展档案资源管理的过程中，管理人员应该根据管理制度和流程进行管理，不能出现随意借出档案资料的管理行为。这样可以让档案管理工作顺利开展，实现对各種档案资源的充分管理和利用，从而利于高校开展更高层的管理工作。
其次，高校需要提供软硬件资源支持。如果在信息化的建设过程中仅是投入计算机、复印机等基本的硬件建设，未能开展其他方面的硬件建设，如智能档案管理系统，那么高校很难开展高水准的信息化建设。所以高校应该增加资金的投入，合理引入相关的硬件设施、软件和软件资源，这样可以给档案管理的信息化建设提供支持[5]。同时，高校需要关注档案管理的安全建设，重点对档案管理的系统提供防火墙的保护，避免因为外界攻击出现资源丢失的问题。
（三）多途径强化管理人员的综合素养，更好地开展档案管理工作
上文研究指出高校在进行档案资源管理时出现管理人员的综合素养需提升的问题，抑制整体的档案管理质量。所以要想强化最终的档案管理信息化建设，高校应该多途径强化管理人员的综合素养，更好地开展档案管理工作。一方面高校需对各种人力资源进行整理和分析，根据岗位需求分配工作人员。这样可以让合适的人员参与到档案管理中，解决之前的部门管理问题。另一方面高校应该通过多种方式对档案管理人员进行业务素质培训，指导他们更好地投入到岗位工作中。高校可以通过专项岗位招聘的方式吸纳一批高素质的专业档案管理人员，强化档案管理队伍的组建质量。高校也应该通过专题讲座或者是外出学习等方式对工作人员进行专业培训，强化他们对档案管理的认知，更好地认知到信息化建设对档案管理的价值，从而更好地开展档案管理，给教学、科研、人事管理等工作提供更多的资源支持。
因为传统的档案管理模式未能给高校的档案工作注入更好的推动力量，不能开展信息化的档案管理和建设。所以高校应该开展信息化的档案管理，通过信息化建设强化档案管理的最终效率，保障档案管理内容的时效性、准确性，从而利于高校开展更优质的管理工作。针对当前信息化档案管理中出现的问题，本文认为高校要科学认知信息化档案管理的重要性，强化档案管理的能力。同时，高校应该进一步完善档案管理制度，强化基础建设的资源投入。此外，要想强化最终的档案管理信息化建设，高校应该多途径强化管理人员的综合素养，以便更好地开展档案管理工作。
参考文献：
[1]刘群.“互联网+”时代高校档案管理信息化建设中存在的问题与对策[J].科技经济导刊，2018，26（35）：22.
[2]刘琴.基于教育信息化时代的高校档案信息化管理建设探析[J].中国管理信息化，2018，21（14）：164-165.
[3]何庆.数字化时代推动高校档案管理信息化建设的路径[J].电子技术与软件工程，2018（6）：232.
[4]豆亚飞.基于数字化时代背景下高校档案管理信息化建设[J].办公室业务，2017（23）：76-77.
[5]陈清钦.“五大发展理念”下的高校档案信息化建设探析[J].兰台世界，2017（17）：57-60.
编辑 尹 军
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