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大数据背景下高校档案管理信息化建设研究

作者:未知

  【摘要】高校作为培养人才的基地,人才的档案管理方式也要紧随时代的步伐,满足大数据时代的要求,积极推进高校档案管理信息化建设。本文阐述了高校档案管理信息化建设的内涵,分析了当前我国高校档案管理的现状及问题,对此提出了在大数据背景下高校档案管理信息化建设的策略。
  【关键词】大数据;高校档案管理;信息化建设
  在社会不断发展的进程中,对于人才的需求也在不断加大,高校作为培养人才的基地,对于人才的档案管理方式也要不断满足时代的需求,实行先进的管理方式。当前,很多高校推进了档案管理信息化建设,但由于经验不足,出现了很多问题,我们应该从高校档案管理信息化建设的内涵出发,深刻分析当前存在的问题,在不断的改革和创新中,寻求适合高校发展的档案管理信息化建设模式。
  一、高校档案管理信息化建设的内涵
  高校档案管理传统方式是以纸质档案为主,但是随着科学技术的不断进步,在大数据时代,对于信息的统计、保存、整理和调阅的需求加大,需要更加完善的管理方式,档案管理信息化建设可以确保档案信息的安全,在获取、传输和保存档案信息的过程中,实现了无纸化办公,促进了档案管理人员的工作效率,加大了高校档案的管理价值。
  二、高校档案管理的现状及问题
  国家出台了很多政策,促使高校实现档案管理的信息化,很多高校都在积极尝试,在管理中实现了一部分信息化,但是整体上来说,还存在很多问题和不足。
  (一)观念陈旧。高校一直将培养人才作为本身的任务,把教学放在第一位,對于档案管理的重视程度不够,甚至很多高校的领导对于档案管理置之不理,放任相关工作人员自行保管和处理,档案管理的观念相对陈旧,更不能将档案管理信息化摆上改革日程,使得档案管理工作的效率大大降低,同时也降低了档案管理工作人员的积极性。
  (二)资金投入不足,基础设施落后。由于对档案管理工作的轻视,很多高校对于档案管理工作的资金投入较少,专业的管理设备很少,信息化建设需要的软硬件设施严重配备不足,后期需要的软件升级、硬件更新换代等都需要较大的资金投入,加大了学校的负担,使得档案管理工作发挥不了其真正的作用。
  (三)管理方式落后。档案管理在很多人看来,就是将档案资料进行收集和整理,是一个枯燥无味的工作。在档案资料繁多的情况下,还是有人工来完成保存数据工作,即使有的高校已经实现了用计算机进行数据管理,但是仅限于数据的保存和查询的功能,不能真正满足管理工作的需求。
  (四)管理人员素质偏低。很多高校的高层认为,档案管理工作是不需要技术含量的工作,是枯燥无味的工作,是机械式的工作,往往安排的工作人员素质较低,没有专业的档案管理知识,即使高校要对这些工作人员进行专业的培训,他们有的因为接受程度较低,有的根本就不想接受培训,使得培训的课程没有起到应有的效果。
  三、大数据背景下高校档案管理信息化建设研究
  人们生活的方方面面都被大数据和信息化影响着,改变了人们生活和学习的习惯,高校的档案管理工作也应该顺应时事,积极探索和改革,对此提出以下几项发展策略。
  (一)转变观念,重视高校档案管理工作。要想高校的档案管理信息化建设积极推进,首先要引起高校领导的重视,使他们转变观念,充分认识到高校档案管理信息化建设的重要性,给高校、院系、班级及个人带来的好处,增强高层领导的信息化建设意识。学校要重视起档案管理信息化建设,组建专业的小组,对其进行充分的研究,分配充足的资金,以推进高校档案管理信息化建设的进程。
  (二)完善资金链。高校档案管理信息化建设需要充足的资金来完成,资金链的完整性发挥着重要的作用。高校应该对档案管理的软硬件设施给予关注,保障资金链的完整性。
  (三)转变档案管理方式。档案管理信息化建设的首要特征就是信息化,对于档案信息的管理要实现数字化,实现信息资源的共享,加强各个高校在信息上的交流与合作。高校要根据自身情况开发出适合本校发展的档案管理信息化平台,同时,要集中到全国性的信息库中,促进高校间的交流与合作,实现真正意义上的信息共享。
  (四)建立一支专业的高素质的管理队伍。高校要聘请专业的档案管理人员,具备专业的技术水平和管理技能,要能熟练掌握计算机操作技能,熟练运用相关软件。同时,还要积极了解相关行业的前沿信息,掌握相关的法律法规,在日常的管理工作中做到不违规不违法。管理人员要加强安全意识教育,严格落实相关的保密制度,严防档案信息出现遗漏和损失的现象。
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