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大数据背景下高校财务信息化系统优化研究

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  摘要:本文在分析高校财务信息化现状和深入剖析存在问题的基础上,构建了以流程优化和效率提升为目标,大数据背景下的高校财务信息系统优化流程,可提高财务核算效率和财务管理水平,为高校财务信息化系统转型升级提供借鉴和参考。
  关键词:大数据;信息化系统;财务核算;系统优化
  中图分类号:G647
  文献识别码:A
  文章编号:1001-828X(2019)010-0298-01
  一、前言
  高校的经济活动日益多元化,高校的财务管理也面临着经济活动复杂化、精细化、财务信息公开化等诸多挑战。高校的经济活动也成倍增长,财务处已经成为了“劳动密集型”部门,亟待通过信息化工作的优化,提高效率,应对挑战。虽然部分高校虽通过网络技术在局域网内实现数据共享,把报账、工资、缴费等各综合的财务信息服务平台中,但共享程度不够,数据获取和生成时效性差。亟待通过优化提升效率。
  二、高校现有财务系统现况及存在的问题
  1.报销流程长,时间成本高
  高校财务报账基本流程为,取得相关票据,填制报销单并按照经费审批权限交由领导逐级审核签章,准备齐全后将原始凭证交至报账会计处审核,面对面等候办理报账。报销人员找到全部领导审批需要耗费大量时间。同时由于经办人对财务制度了解不透,故经常出现报账过程反复和抱怨。
  2.财务信息系统与业务系统之间“信息孤岛”
  在高校信息化过程中,多数高校校园内各信息系统独立建设和运行,有独立的小数据库,形成“信息孤岛”。财务管理信息系统均局限在局域网范围内,无法实时获取校内其他部门信息系统数据,所输出的信息不能实施传递到校园网中运行。
  3.财务核算人员劳动强度大,怨言多
  随着学校规模和经济发展,账务流量急剧增,来源也多样化。导致其列支范围、使用方式及报销流程复杂化,极大增加了报账核算工作的复杂性。大量集中的报账工作使得报账会计疲于完成工作,超负荷运行,工作热情低。
  4.财务核算人力资源不足且补充困难
  高校人员招聘门槛高,财务工作难以吸引高学历人才等各种原因,造成财务人员招聘困难。人力资源的严重不足造成的矛盾日渐突出,在现有体制和财务信息状态下无法有效缓解。
  三、高校财务信息化流程优化
  面对以上问题,只有通过优化流程,共享提高工作效率来解决,高校财务管理信息系统优化建设迫在眉睫。流程优化从以下5个方面入手:
  1.利用高校办公自动化信息系统优化报账流程
  随着高校信息化的发展,办公自动化(0A系统)已经成为高校办公的标配,每个职工和学生都是这个系统的会员,拥有工号(学号)为登录该系统。且该系统的账号扩展和管理是严格和排外(按照名单分配,无法自由注册)。籍由成熟的OA系统,设置“网上自助+网上审批+无等候”报账优化流程。该流程是指报销人员在OA系统自助填写报账内容,扫描上传原始单据,自动依次提交相关领导审批,而后财务人员进行网上预审和沟通,合格后自动通知报销人员预约现场审核报销。
  2.建立财务信息系统与校园各信息系统的数据接口。
  财务的核心信息就来自于会计核算系统,要实现会计核算数据在校园网中跨部门跨系统传递和查询,需要数据接口。有了数据接口,财务系统直接定时或者实时从第三方系统中提取数据生成财务凭证,比如,与教务系统和学生管理系统对接,大批量处理学生奖学金发放、学生学费交纳、助学贷款等业务;与资产管理系统对接,实施处理固定资产入库、折旧等核算业务,自动生成财务凭证。开发数据接口与原来的“拷贝数据表格”的方式相比,实现了校园内各独立系统的实时对接,实现实时更新,避免出错。
  3.建立兼顾安全的共享中间数据库
  通过开发数据接口实现数据交换的同事会带来“牵一发而动全身”的安全隐患,为保证财务系统和各系统的安全性,数据接口对接需要建立中间的“缓冲安全岛”——集体共享中间数据库。数据库与各信息系统的关系是,各信息系统可以从中间数据库读取和存放数据,中间数据库无权限和能力影响各信息的安全。这样同时解决了数据共享和数据安全的顾虑。
  4.强化财务信息多终端查询和显示
  在大数据和移动终端的快速发展背景下,借助中间数据库的安全性和数据共享性,改变财务信息的输出方式,搭建高校财务信息的多样终端查询平台,减少财务部门原承担的信息查询和咨询工作量。比如通过校园网站和自助终端和手机APP,提供学费、助学金、工资课题预算执行情况查询等,并且实现定时或实时更新。
  5.提升财务信息系统的管理会计功能
  教育部于2014年頒布《高等学校公开事项清单》,要求高校制定落实细化方案,其中涉及财务、资产及收费信息的公开事项有7项,所有这些信息如果没有共享的数据平台,将是财务工作的“硬骨头”。如果借助中间数据库的信息共享和系统升级,把资金收支、费用管控、统计、分析、报表等管理会计的功能整合,充分发挥信息化的管理会计功能和优势。
  四、结语
  高校财务核算流程优化是个系统性的工程,涉及数据共享、岗位设置、科室配合以及校内各部门的通力协作。但信息化发展的大数据背景下,如果不能适应享受这个红利,就必将更加落后,阻碍信息化的发展,被动不如主动,早日实现信息化背景下的效率提升。
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