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大数据背景下档案管理技术的维护策略

作者:未知

  【摘要】大数据背景下信息化和人工智能化不断发展,档案管理也由原来的纸质档案逐渐转化成电子档案管理。随着当电子档案的广泛应用和档案管理的系统开发升级和更新等不断开展,对档案管理的要求越来越高。因此,在大数据背景下,档案管理技术维护就显得十分必要了。
  【关键词】大数据 档案管理 技术 维护
  大数据时代的到来为各行各业带来机遇和挑战,在档案管理方面,档案管理人员可借助大数据的强大的数据分析和处理能力对电子邮件、管理程序和存贮规范等方式对档案进行有效整合,既提高了工作效率又提高了档案管理工作的质量。另外,利用大数据可专门制定特定的档案管理系统,优化工作效率,减少工作环节。使档案管理人员直接参与到档案资料的整理、分析,有利于促进档案管理技术的维护和档案的管理,同时为档案管理开辟新的发展路径。
  一、大数据背景下档案管理的现状
  大数据时代给档案管理带来便捷的同时也来带来了一些挑战。首先,大数据时代给信息安全的带来挑战。网络时代人们在享受信息的开放共享的同时,信息安全也存在着不安全。数据时代的档案管理不止是单纯的存储保存和查阅,还具有共享和下载等服务,这样使档案管理的不安全因素增加。
  其次,挑战传统的档案管理模式。传统的档案管理模式是基于纸质文档或纸质与信息检索为主要形式的档案管理模式,在网络信息之前的很长一段时间里主要的档案管理模式,在大数据背景下网络信息更新不断加快,传统的档案管理模式已经无法适应大量数据的整理。所以传统的档案管理在受到挑战的同时也是一次变革。
  其次,技术人员的技术水平和思想意识有待提高。大数据时代要求档案管理人员具有相关的专业知识外必须具有信息安全意识。档案管理更加注重科学技术在档案管理和技术开发和保护中的应用,而受传统档案管理的影响,有些工作人员既没有专业的信息技术支撑,也没有数据和信息安全经验,已经不适合在大数据环境下的从事档案保护工作。另外,还有一部分工作人员坚持传统的纸质档案优于电子档案管理等思想,造成檔案管理工作人员的技术水平和思想意识停留在传统档案管理阶段。
  二、档案技术管理维护策略
  1.引进云存储和云处理等技术
  云存储和云服务是数据时代的技术手段之一,在档案管理中必须引入云存储和云处理技术。一方面,吸收和运用云存储和云服务的技术,建立档案云平台,通过云平台的建立是答案工作管理者随时可阅读、调看和查找相应的资料。同时强化云管理,并积极设置和开发出适合档案管理的云存储服务系统,提高数据处理、数据整合等能力。另一方面,加强多元交互的服务体系。建立完整的录入和输入程序,使档案管理在源头上规范和统一,便于后期阅读和检索;建立完善备份系统。数据时代的档案管理安全问题的不是存在物理环境的安全而在于网络环境的安全,主要表现在病毒的入侵和硬件系统的损坏。为防止档案数据的缺失和损坏要建立完善的灾备系统,和随时做好档案的备份管理。必要时可设置专门的档案安全管理员。
  2.完善和加强档案修补技术
  档案修复技术包括电子档案修复技术和纸质档案修复,电子档案修复是指电子档案管理中的操作系统的修复和电子档案本身修复两个方面。操作系统的修复是指产品的升级和更新,而电子档案的修复是只在电子档案编辑和输入的过程中存在的错误和软件的bug的修补。大数据时代随着高科技的发展档案的修补技术由传统的手工修补术向电子修复转变,与传统的修补技术相比电子修补技术具有高效率和可操作性强等特点。纸质电子档案的修补可采用电子技术研发适合档案修补和装订等功能为一体的档案裱糊机等。电子档案的修补
  3.提高工作人员的档案信息化和数字化意识
  在大数据时代背景下,档案管理工作中要适应和更新档案管理技术关键在工作人员的思想意识和信息化数字化的思维。思想是行动的先导,因此,一要提高档案管理工作人员的思想意识和安全意识。提高思想意识要从加强学习培训人手,从认识上提高思想认识。二要与数字化比较好的同行交流学习,取其精华,为己所用。三要加强档案管理工作人员的数字化意识。数据的整理检索是大数据背景下档案管理工作不可缺少的工作环节,因此加强档案管理工作人员的信息化和数字化意识,必须加强工作人员数据的整理和检索的能力,并建立数值化的工作意识,在招聘和培训工作时也重点加强培养,懂技术、有安全和数字化意识的工作人员。
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