试析高校档案管理信息化建设

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　　摘要：随着计算机的发展和互联网的应用，人们的工作和生活都发生了变化，使人们的生活和工作变得更加便捷化和信息化。尤其给现今高校的档案管理工作带来了非常大的变化，在高校的档案管理工作中传统的档案管理依靠手工进步，不仅浪费了大量的人力、财力、物力，还浪费了时间，并且在手工档案管理的过程中容易出现，一旦出现错误便很有可能影响学生的一生，而档案管理信息化则解决了这一问题，使高校档案管理工作更加高效、便捷，档案管理质量也越来越好。
　　关键词：档案管理 信息化 高校
　　高校的档案管理是学生管理工作的重要内容，但由于高校档案管理信息化的工作尚处于发展阶段，仍存在很多不足之处需要人们发现并改正，只有切实了解信息化的实际内涵，才能更好地应用信息化进行档案管理工作，实现档案管理工作的进一步发展。
　　一、高校档案管理信息化建设的发展现状及存在的问题
　　（一）高校对于档案管理信息化的重视程度不够。传统的档案管理中人们依靠手工进行信息的整理和保存，致使很多信息无法保存下来。随着社会的进一步发展和经济的进步，高校的档案管理工作有所改善，但由于高校档案管理信息化工作起步较晚，加之高校对于档案管理信息化的重视程度不够，高校档案管理信息化工作仍有很多不足之处需进一步完善。现今存在的问题是人们只是单纯依靠计算机对档案进行归纳整理保存，却无法进一步利用信息化进行档案的直接传递和共享。同时，对于档案管理信息化的系统不够了解，只知道利用其进行档案管理工作比较方便却不知道如何应用，对于高校档案信息管理缺乏创新意识，无法将信息化理论基础知识应用于实际档案管理工作中，进而致使档案管理信息化工作效率不高，质量不好。另外，部分学校虽然也建立了档案管理信息化平台但缺乏信息化方面的人才，导致高校档案信息化管理工作无法更好地发展。
　　（二）高校档案管理信息化工作缺乏专业人才。在高校档案管理信息化工作过程中缺乏专业人才，传统的档案管理信息化工作对于档案管理人员的要求不高，有文化可熟练使用办公软件即可，但随着社会的发展和市场的实际需求，对于档案管理工作人员的要求也越来越高，令人遗憾的是现在的工作人员的思想意识较传统，认为在工作时只要将工作做好即可，不需要加强信息化知识的学习，致使工作人员不能熟练应用信息化这一技术，对于数据的整合和筛选缺乏经验，在实施档案管理信息化的过程中所用时间较长，新事物接受能力较差，创新意识也不强，工作能力和业务水平都偏低，不仅不利于工作人员档案管理水平的进一步提高，还阻碍了档案管理信息化工作的进一步发展，尤其是在毕业季，大量的毕业生需进行档案的调取和接收工作，工作人员缺乏相应的信息化管理能力便会给毕业生档案管理工作造成一定的影响，既浪费了学生的时间，还影响学校学生的就业，无法从根本上提高毕业生的就业率，致使高校的毕业生就业不够理想。
　　二、高校档案管理信息化建设应采取的措施
　　（一）增强高校对于档案管理信息化的重视程度。对于高校而言，应从根本上上提升高校师生的档案管理信息化意识，可充分利用多媒体向师生直观地展示档案管理信息化的过程，进而从根本上让师生意识到加强档案管理信息化的重要性。同时，可邀请档案管理信息化领域的专家和技术人员来学校开展讲座，一方面可及时解答人们在档案管理信息化过程中存在的问题，另一方面可有效促进高校档案管理信息化的进程，使高校档案管理信息化工作朝标准化方向发展。另外，还应提高高校档案管理人员的业务能力和水平，为促进高校档案信息化管理人员的成长，可定期组织信息化工作流程PK，不仅能激发工作人员的参与积极性和主动性，还能使工作人员在游戏的过程中更好地掌握档案信息化管理知识，进而应用于实际工作中。
　　（二）培养高校档案管理信息化工作专业人才。在高校档案管理信息化工作过程中应培养专业人才，一是需将信息化这一思想贯彻到每位工作人员心中，从根本上转变档案管理工作人员的思想意识，可做到在进行档案管理工作时可应用信息化技术。二是为档案管理工作人员提供进修和学习的机会，对档案管理工作人员进行网络技术知识、现代管理技术等知识，同时结合每位工作人員的实际情况制定针对性的教学方案，不仅可使档案管理工作人员的培养方向更加明确，还能促使高校档案管理工作人员队伍建设朝可持续方向发展，创新高校管理工作流程，使高校学生档案管理工作符合现今社会和市场需求，能源源不断滴为社会和企业输送更多的应用型人才。另外，高校也应对档案管理工作人员提出更高的要求，要求工作人员切实掌握信息化管理知识，不断用知识武装自己的头脑，进而成为一个精通档案信息管理和现代信息管理技术的有用之才。
　　结语：高校档案信息化管理建设不是一个一蹴而就的过程，需要高校和各部门的共同努力。对于高校而言，应为工作人员提供信息化管理平台，并在这个平台中建立信息沟通系统，进而使高校学生可突破时间和空间的限制进行档案的调取和储存等工作，不仅使高校学生的档案管理工作效率更高，还加快了毕业生的就业以及与各企业的联系，企业只需在信息化平台中调取学生的档案便可知学生在校的表现，一定程度上加快了人才输出的速度，使企业在筛选人才时更加精准，实现了规模的效益。对于工作人员而言，在档案信息化管理过程中应严格要求自己，努力学习信息化相关的技术知识，进而在使用信息化进行档案管理的过程中可联系实际，不仅能有效提升自身的档案管理业务水平，还能使档案管理工作效率更高，工作质量更好。同时，也能突破时间和空间的限制实现资源间的共享，可促进社会的进步和经济的进一步发展。
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