基于信息化条件下探讨档案管理信息化的发展
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作者:王慧芳 马雯
摘 要：随着社会的不断发展，网络技术的日新月异，档案管理信息化已经成为必然的产物，而对于档案管理部门而言，必须要顺应时代的发展趋势，做好档案管理的相关工作，档案管理现代化与信息化是并存的，在实际工作中，必须要处理好两者之间的管理，实现两者之间的共赢，为档案事业的发展奠定坚实的基础。本文中对基于信息化条件下探讨档案管理信息化的发展做了详细的阐述，对档案管理信息化建设的必要性做了简要的分析，并从五个方面指出了信息化条件下档案管理信息化的发展方向，为档案管理信息化建设的发展出谋划策，仅供同行商榷。
关键词：档案管理 信息化 现代化 发展方向
中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2019）10（a）-0196-02
1 档案管理信息化建设的必要性
档案需要长期保存，很容易出现文档纸张受潮、虫蚀等，为了改善存储环境，档案部门要投入大量的文档管理费用，并且档案需要反复查阅，这给档案管理带来困难。信息社会的发展，办公自动化的出现，使得档案管理方式发生了变化，信息化建设成为必然。
1.1 档案管理信息化是实现资源共享的要求
全球化背景下，档案资源信息化建设成为各国抢占经济发展的最高点，也是加快社会经济发展的必由之路。加快档案管理信息化建设是实现档案信息管理的现实需要，实现档案资源的便捷开发、利用，打破信息资源之间的壁垒，实现资源的共享。
1.2 档案管理信息化是档案事业发展的要求
在社会发展中，档案工作作为社会的基础性工作，对社会的发展起着重要的作用，社会在不断的进步，档案工作的环境也在发生着根本性的变化，无论是内部环境还是外部环境，内部环境有：工作模式、工作方法等，外部环境有：使用者的要求，经济形势的变化等，而传统的档案管理模式已经不再适应，所以档案管理工作面临着更加严峻的挑战。
1.3 档案管理信息化是提高工作效率的要求
在档案管理工作中，由于档案的整理和归类都是人工来进行，而档案管理又要求精细，花费了大量的人力和时间，但是最终的效率却不够明显，而在信息化条件下，传统的档案管理方式已经不再适应，而所呈现出来的弊端也非常明显。
2 信息化条件下档案管理信息化的发展方向
2.1 档案管理将实现无纸化、虚拟化
随着网络技术的不断发展，纸质化办公时代已经一去不复返，无纸化时代来临，档案管理信息化已经成为发展趋势，档案文件可以通过网络进行传递，省时省力，不仅提高了工作的效率，同时也保证了在传递过程中的安全性，这是网络技术给办公带来的巨大优势，同时也是一次转折点。网络技术的不断发展给档案管理工作带来便利的同时，也带来了一定的挑战。
由于计算机的共享性，档案资源共享可以完全的实现，而档案资源是需要大量的档案馆藏，档案管理的虚拟化可以通过互联网之间的互联来增加馆藏，以获得大量的档案资源。通过互联网，可以将世界各地的档案信息收集起来，档案资源是非常丰富的，而档案使用者可以在非常短的时间内查阅到所需的资料，解决了纸质化时代的难题，实现了档案管理的最终目的，无纸化和虚拟化的档案管理工作，不仅能够使档案查询更为方便，而且不占很大的空间，容量非常大，这些都是档案管理信息化的巨大优势。
2.2 档案管理将实现缩微化、数字化
随着缩微技术的不断发展和应用，在档案管理数字化方面提供了很大的帮助。档案信息的数字化，是通过缩微等相关的电子技术将档案资料转化为相关的电子文件，以便于查阅和管理。缩微技术、摄影技术等电子技術，都是通过计算机对档案资料进行识别、存储和处理，最终转变为相关的电子文件。
实行档案信息数字化后，可通过计算机进行智能化检索，这就从根本上解决了纸质档案给库容带来的压力。特别是缩微技术、数码技术与计算机的结合应用，对档案管理中的照片、图片出现的退色、渗化和消褪，能有效地进行技术处理，有利于影像长期保存和准确复制。
2.3 档案管理将实现信息化、网络化
随着计算机网络技术的普遍使用，信息化社会已经逐渐形成，人们足不出户便可知晓天下，信息空间变得越来越大，信息化时代，不仅人们的生活发生了翻天覆地的变化，人们的工作效率也得到了大幅的提高。对于档案管理而言，档案管理的信息化和网络化也在逐步形成，而且其发挥的效用也越来越明显。
现阶段，在企事业单位中都建立了相应的计算机局域网，鉴于有的文件的安全性，有的单位中规定不能接入互联网，甚至有的计算机是单机操作，单位的局域网都禁入。但是随着网络技术的不断发展，文件资料的安全性得到了大大的提升，密码安全技术的升级、语音识别技术的深化等，这些都很好的保护了文件资料的安全。对于文件资料真伪的识别技术，也有了大的提升，收文部门和单位之间的信任度也有所提高。作为信息传播方式的重要途径之网络传输，它有着巨大的优势，如：速度快、范围大、成本低、真实性高等，这些已经被社会各界所广泛认可，所以在档案管理工作中，实现信息化和网络化管理已经为期不远。
2.4 档案管理将实现多元化、智能化
随着电子技术的日新月异，档案资源的载体也不再是一种介质，它正在向多元化、智能化方向发展，如光盘、磁盘、U盘、数码产品等，这种多元化的载体资源势必使档案馆藏步入多元化的发展方向，所以传统的档案管理模式已经被彻底颠覆，而首当其冲的档案管理设备的更新换代是必然。 计算机技术的发展以及语音识别技术的发展，使得档案管理向自动化和智能化方向迈进，在档案管理的新模式下，文檔一体化成为可能，而档案信息会被计算机自动接收并按照已知的程序进行归类整理，方便了及时查阅和使用。传统的档案管理模式，如手工整理、人工搬运、人工翻阅等模式已经一去不复返，档案管理工作者彻底从脑力和体力劳动中解脱，新的管理模式更为安全和便捷，节省了大量的时间成本和劳动力成本，这是信息化社会发展的必然趋势，同时也发挥了档案管理的最大化价值。
2.5 档案管理将实现社会化、市场化
首先，档案管理实现市场化管理，可以更好的为档案管理的共享做服务。档案资料，是一本记事簿，它记载着历史，有着重要的价值意义，不仅记载历史，服务现在，同时也是未来的重要参考资料，是重要的信息资源，且不可再生。档案管理实现市场化管理，可以增强人们对档案保护的意识，建立完善的档案共享机制，最终实现档案资源的价值，发挥其最大的用处。
其次，档案管理实现市场化后，可以更好的开发和利用档案资源。档案资源是一本记事簿，只要对其进行有效利用，可以更好的知古今，为工作的开展打下坚实的基础。
最后，档案管理实现市场化后，从根本上推动了档案事业的发展，主要表现在以下两个方面：第一，档案数据库是各行各业档案信息的汇总，这更需要社会各界的广泛支持，使档案资源更加的丰富和完善;第二，各行各业的发展也离不开档案资源库，档案管理的现代化发展离不开原始的档案资源。所以，以上两个方面，是相互依存，共同进步，为档案管理社会化和市场化提供了基础的资源，最终推动档案事业的蓬勃发展。
3 结语
综上所述，随着社会的不断发展，档案管理信息化已成为趋势，对于档案工作人员而言，要不断的完善自身，学习现代化的档案管理知识，将其运用到实际的工作中，提高档案管理的水平。
参考文献
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[2] 赵国伟.浅谈文书档案管理信息化建设利用率和安全保护[J].高原地震，2019，31（2）：71-74.
[3] 梁金爱.数字化时代档案管理信息化的建设策略[J].兰台内外，2019（18）：21-22.
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