土建工程竣工资料管理存在的问题与对策

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　　摘   要：工程竣工的资料档案能全方位的鉴定及考核工程的质量，也是后期运营与维护的主要参考。因此，作为项目的经营建造单位，必须将整个项目的所有流程涉及的资料档案，严格的遵照管理规范进行分类封存，务必确保资料的真实性，可靠性以及准确性，为整个工程的安全、高效及持久性提供保障。但从建立档案，到收集资料，再到资料审核整理、验收与结算，直至最后封存，有很多方面的问题要注意，因此需要相关单位提高资料管理意识以及工作素养，将资料档案更好地进行管理，以保障整个工程的进程。
　　关键词：土建工程;竣工资料档案;管理工作
　　1  引言
　　在土建工程施工建设与管理过程中出现的具备价值的文字、图片、表格、报告、图纸等资料与记录均属于土建工程竣工验收资料。土建工程竣工验收资料能够真实反映整个土建工程的施工过程，属于工程管理与工程验收中最重要的一种文献资料，是对土建工程施工质量进行衡量的重要依据。在土建工程施工结束后，土建工程竣工验收资料有利于工程运行的管理，为工程扩建提供书面依据，因此，需做好土建工程竣工验收资料的收集与编制，以有利于土建工程的管理与维护。
　　2  土建竣工资料存在问题
　　2.1  相关制度不健全
　　随着工程的开展，虽然在资料管理方面制定了一些制度，但一般都不健全，难以保证资料整编工作的有效开展。比如，项目前期未建立竣工资料的收集、整理、分类制度，没有标准化的相关数据查询和索引系统，没有专门的数据传输和存储系统，也没有统一的验收格式和范围划分标准，第三方资料移交标准制度没有制定。
　　2.2  人员问题
　　通常资料的形成和资料的整理是由不同的人来操作的。资料形成多是由现场技术人员来负责，而后期资料整理则是由资料员负责。工程技术人员重视现场施工、轻视资料填写，只懂技术不懂档案，填写资料时态度随意、敷衍了之，缺乏技术含量，仅仅是施工的流水账，填写的资料不真实或不完整，不仅无法真实反映建设项目的各种施工情况，而且做出来的资料也不满足归档要求;而从事档案管理的资料员往往只有文档知识，对现场完全不了解，对工程资料体系又不够熟悉，导致资料归档时效率很低。再加上技术人员和文档人员的流动性大，极易出现交接断层现象。
　　2.3  部分资料编制时效性差
　　竣工资料多是在项目完工之后3～6个月完成移交，而土建项目工程由于其建设周期较长，资料移交进展缓慢，不能达到“边施工、边移交”。不及时编制汇总类的竣工资料（如分部工程验收，子单位工程验收），而是到整个单位工程都结束之后，才开始集中整理并移交，使得大量的问题遗留到最后，部分问题甚至难以追溯，不仅导致后期工作量突然变大，还会降低对资料的完整性、规范性的要求。而且过程中一旦出现相关人员变动，就会造成资料交接漏洞，给归档的预编制管理造成了很大困难。
　　3  土建工程竣工资料管理措施
　　3.1  提升相关人员对竣工资料档案管理的意识
　　土建工程竣工的重要组成部分就是竣工资料档案的管理，因为这一环节可以起到参考、审核、验收及维护等重要作用，并且跟整个工程的效益是有直接关系的。所以一定要将竣工资料收集完整，将整个档案做的真实有效并且准确。要是没能将这部分做好，将会为项目埋下不小的隐患。因此，整个项目相关的领导和工作人员，一定要将竣工档案的管理意识提升上来，在实际工作中，严格的遵照管理流程以及档案归档的规范，认真的对待档案管理这项工作，务必将工程真实，准确并完整的呈现出来，为工程做好辅助工作。毕竟一旦出现资料不全或管理不善的局面，就会导致一部分的资料失真或缺失，或者一旦产生问题便很难查询因由，无法及时正确的将隐患消除，为工程后期的运营造成不必要的麻烦，还会为社会埋下多种不安全隐患。即便如此，资料档案管理也不是一朝一夕就能完成的，靠后期填补，或是突击制作档案，是没有办法保证档案的准确性，真实性及全面性的。必须在工程一开始，就有专人跟进，进行资料的收集、分类及归纳总结。要让档案管理工作与工程的施工同步进行，这样到竣工时，只要稍加整理和检查就可以了。
　　3.2  构建土建工程竣工验收资料的管理体系
　　土建工程竣工验收资料的收集与编制属于土建工程竣工验收资料管理工作中最重要的部分，严重影响土建工程的施工质量与施工进度。从土建工程项目立项开始，一直到土建工程施工竣工，资料文件都贯穿其中。在土建工程建设开始之初，施工企业就应该组织设置土建工程竣工验收资料收集小组，并指派专人负责，同时该小组随着土建工程施工的发展而发生变化，且小组涵盖监理人员、审计人员以及施工人员等，以保证资料收集的全面性，同时各工作人员之间要做好沟通交流工作，以有利于土建工程竣工验收资料整理与管理等工作的开展。小组负责人在日常工作开展过程中要以身作则，通过自身的行为影响其他工作人员，以有利于资料收集、整合、管理等工作的开展，同时还能够指导工作人员做好资料监管工作，保证土建工程竣工验收资料的完整性，以有利于土建工程施工建设的顺利进行，保证土建工程施工质量。
　　3.3  加强档案管理人员的职业素养
　　工程档案要由专人负责，且对负责档案管理的人员时常进行培训，培训内容涵盖档案管理工作的基本常识、档案法规以及管理标准等，除此以外，档案管理工作人员要具有一定的稳定性。因为这部分人员不稳定，会造成整个工程的各项措施与制度不能持续的落实。而且中途换人管理就会出现交接问题，后来人员对工程前半部分的实施不了解，通过人员交接一知半解，无法与后续工作进行更好的串联，容易造成材料的遗失，或是数据上的错误，或者进行某项资料查询时耗费的时间相对较长，造成不必要的人力物力财力的浪费。因此，档案管理人员要将自己的业务水平不断提高，除了将档案进行规范标准的管理外，还要努力的搜集信息资源，给土建工程的运行与维护提供更高效的服务。
　　3.4  构建完善的、系统化的土建工程竣工验收资料编制标准
　　在土建工程竣工验收资料的编制过程中，需从实际情況出发，并以土建工程的结构与重要性为基础进行有效归纳与详细分析，利用先进的理论思想实施编制工作，以有利于后续土建工程档案的编制与借鉴，为土建工程的施工建设提供可靠的数据资料。一是土建工程施工企业应组织构建专门负责资料管理的部门，同时组织编制管理人员参与专业培训，以有效提高编制管理人员的专业技术水平与综合素质，在档案部门先进经验的基础上，编制完善的工作流程，有效增强工程竣工验收资料的管理职能。二是构建健全的土建工程施工管理约束机制，以有利于管理人员与管理流程发挥充足的作用，从而贯彻落实管理措施，做好土建工程竣工验收资料的审查工作，实现资料管理的科学性与合理性，以实现土建工程竣工验收资料的全面管理。三是编制完善的土建工程档案管理标准，提高工作人员的管理水平，培养工作人员的综合素质，为管理制度的实施奠定基础，从而有利于资料管理工作的开展，同时土建工程竣工验收资料的管理要具备灵活性，从而提高管理部门的应急能力。
　　4  结语
　　综上所述，在土建工程竣工验收资料的收集、编制与管理过程中，工作人员需严格按照相关规定与工作流程开展工作，同时重视审核，并编制各种表格追踪各项工作的开展情况，保证土建工程竣工验收资料收集与编制的完善性，为土建工程的交接提供便利性，从而保证土建工程结算工作的开展。
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