试论高中档案管理信息化发展策略

来源:用户上传      作者:王馨莹

　　【摘要】当今社会正处于一个高速发展的网络信息时代，这为多项工作的开展与实施提供便利。针对高中档案管理工作来说，也正在向信息化、便捷化与高效化的方向发展，极大提升工作的准确性与效率，这不仅是时代发展的必然，还是改善工作质量的重要途径。基于此，本文以高中档案管理如何实现信息化发展为试论对象，同时制定一系列科学适当的策略。
　　【关键词】高中档案管理  信息化  发展
　　【中图分类号】G63  【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2020）17-0006-02
　　在传统的高中档案管理工作中，存在着效率低、工作量大等问题，不仅费时费力，还极易出现纰漏与失误，影响档案管理工作的正常进行。随着信息技术的高速发展与日益普及，在高中档案管理工作中，应当紧跟时代步伐，及时引入信息化管理模式，充分借助现代化信息技术的优势完善档案管理，使得档案资料的录入、归档、查找更加准确、快速与便捷。
　　一、转变档案管理工作重心，摆脱传统工作模式束缚
　　现阶段，在信息技术飞速发展的时代背景下，对多个行业与领域均带来一定的影响和冲击，都通过引入相关信息技术来改善工作效率，当然也包括教育教学。对于高中档案管理工作而言，同样需要与时俱进，及时引入现代化信息技术，尽快转变该项工作的重心，面向知识化和信息化管理方向发展，摆脱传统工作模式的束缚与禁锢，把传统的档案管理工作逐渐转移至信息化建设中，由纸质资料改变为电子办公，更新工作模式和平台。以此实现档案管理工作的现代化与信息化，为教师、学生、社会和教育教学提供更为优质的服务。通过加大信息化的建设力度，能够有效提升档案信息的实时性、准确性和完整性。而且在信息化档案资料模式下，工作人员能够更好的分享、加工与修改档案内容，确保档案管理工作更加规范与科学的运行。同时，高中学校档案管理工作人员应该更新工作理念，深刻认识到信息技术在档案管理工作中的重要性，有效借助网络平台和工具提升工作质量，借此在很大程度上避免主观性错误情况的出现。当档案管理人员在查阅资料时，也不能采用传统落后的形式，而是要在信息化平台上调取相关的信息，节省时间和人力，便于更新与查阅档案信息。
　　二、提高档案管理工作认识，按照统一标准开展工作
　　由于高中档案管理是一项十分复杂与繁琐的工作，涉及到的工作量较大，只有借助信息化手段，才能够满足当前的工作需要。在高中档案管理工作中，由于深受传统观念的影响，一些领导和管理者对该项工作的认识不到位，没有意识到档案管理推动教育教学发展的作用和重要性，以至于影响到档案管理工作的信息化进程，以及工作效率。这就需要高中学校领导与档案管理工作人员转变对档案管理工作的看法，认识到这一工作在学校发展中的特殊作用，扩大宣传力度，及时引入信息化管理模式。而且要积极探索科学有效的档案管理机制，通过档案管理工作促进教育教学工作的发展，为全校師生提供高质量的档案资料，借助信息技术的优势优化档案管理的过程和模式。同时，在高中档案管理信息化发展过程中，应当按照统一的标准开展工作，保证工作模式与流程的规范化，可以结合具体内容建设数据库服务，利用网络工具和平台实施档案管理。目的是保证高中档案管理在信息化建设中可以实现管理制度、程度和依据等标准化，避免传统工作中不同部门互不配合现象的出现，做好新时期的档案管理工作，切实提升工作的实效性，方便人们快速、高效、准确的查阅信息。
　　三、强化档案管理设施建设，提供信息化的物质条件
　　传统档案管理以纸质资料为主，以手动记载、查阅为主的工作方式难以满足当前的实际需求，随着信息化的日益普及，为高中档案管理工作提供创新改革的契机，不过离不开基础设施的支持。高中学校与相关教育部门需扩大对档案管理设施建设的资金投入力度，为档案管理工作提供良好的基础设施，包括硬件与软件两大方面。因此，高中学校应该根据本校实际需要配备扫描仪、打印机、复印机、计算机，及软件系统，这些均是推动档案管理信息化发展的物质条件。并据此建立相应的数据库，把本校的档案信息和资料录入到数据库中，以电子形成保存、归档、更正和整理，提升档案管理和搜集的质量。而且要想更好的发挥软件性能，需优化软件管理系统和提升管理效率，高中学校可以购买档案信息管理系统，提升纯粹依靠计算机进行资料录入和管理的工作效果与效率，或者寻求软件公司合作，开发出符合学校实际情况的档案管理软件，提升系统的针对性、可行性与可操作性，有目的性的解决档案管理问题。此外，高中学校在档案管理信息化发展中，面对计算机设备故障、不足等问题，要加大资金投入，及时更新和配备设备，以免因故障问题导致档案信息损毁或丢失。
　　四、提升管理人员专业素质，推动档案管理正常进行
　　档案管理工作是将信息录入到计算机中，通过软件系统加工、整理与优化，突破传统纸质档案的局限性，避免因更改信息而造成的纸张浪费现象，这不仅是信息化时代发展的特征，还体现出环保理念。在高中档案管理工作中，档案管理人员作为该项工作的具体操作者与实施者，其业务水平、工作能力和计算机水平能够直接影响到工作效果，尤其是在信息化发展过程中，对该项工作提出更高的要求，他们需掌握扎实的信息技术知识和能力。对此，高中学校档案管理工作人员应当从思想上注重个人专业素质的提升，掌握基本的计算机操作要领与技巧，促使个人工作能力与思想可以满足信息化发展的需要。并自觉主动跟上形势的发展，不断学习新的信息化档案管理方法，并不是采用传统的手段开展档案管理工作，可以接受新理念、新事物的熏陶，为这一工作的顺利实施奠定技术基础。同时，高中学校档案管理工作人员需不断参加计算机培训活动和更新工作理念，提升个人信息化档案管理工作水平，满足实际工作需求。并利用闲暇时间在网络上自主学习，观看关于档案管理方面的视频，增强专业知识的补充，丰富自身内涵，为学校档案管理工作提供更加便捷和高效的工作方式。
　　五、加强档案管理保密工作，确保资料信息真实可靠
　　在高中学校档案管理工作中，保密性可谓是至关重要，信息化发展能够保障档案管理的安全性，在信息化管理模式下，与传统的档案信息保密系统相比程度有所增强，由于是在网络平台上存放，再加上密码设置、权限管理等安全防护，档案资料不易外泄或盗取。尤其是对于高中学校干部人事档案的管理工作而言，应当具有足够的保密性和安全性，原因是这些资料针对学校职工来说是相当重要的，对他们的工作生涯、职位变动和道德品质等都有着详细记录。为此，高中学校在档案管理工作中可利用信息化手段加强档案保密工作，利用密码、问题等功能确保档案信息的安全可靠与真实，以免部分工作人员出于私利篡改或删除重要内容。这就需要为不同级别和职位的档案管理人员开设不同的权限，目的是更好的保存档案资料，由于网络访问档案资料都存在记录，针对档案管理工作出现的问题有迹可循，可直接找到操作者。而且高中学校在档案管理工作中，还应当设置更加专业的档案管理人员，保证有专人负责，不能由其他普通教师担任，将责任具体明确化划分，贯彻落实至个人，避免在这种高强度的工作中出现差错，进而在出现问题时能够迅速找到负责人，尽量消除安全隐患。
　　六、总结
　　综上所述，在高中档案管理中实现信息化发展是时代发展的需要，相关工作人员应走在时代的前沿，极力发挥现代化信息技术的优势，不断完成和革新档案管理工作模式与方法，提升服务效率与质量，推动教育教学活动的顺利开展。
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