简述学校档案的信息化管理
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【摘 要】:随着我国高新技术的发展，文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。
【关键词】:档案管理 信息技术 学校
一、传统学校档案管理方式的缺点
学生档案管理系统是一个教育单位不可缺少的部分,它的内容对于学校的决策者和管理者来说都至关重要,所以学生档案管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。但一直以来人们使用传统人工的方式管理文件档案，这种管理方式存在着许多缺点：
（1）效率低。传统人工的方式管理文件档案，由于信息大使档案的检索极为烦琐，严重影响着档案管理工作人员的工作效率。
（2）保密性差。传统人工的方式管理文件档案，档案所接触的主体较多，这给档案的保密工作带来了很大的威胁。
（3）档案查找、更新和维护困难。在传统档案管理模式下，若档案积累的时间一长,将产生大量的文件和数据,这对于档案的查找、更新和维护都带来了不少的困难。
二、信息化档案管理系统的特点
随着新世纪的到来，科学技术日新月异地发展，一场以科技进步为主题的信息化浪潮席卷全世界，电脑的普及迅速地推动着社会和经济的发展，高科技正深刻地影响着人们工作和生活的方方面面。随着办公自动化的普及，档案管理工作也越来越多的运用网络技术进行信息化管理。笔者认为，针对传统档案管理方式所存在的问题学校应当建立起信息化的档案管理体制，实现档案管理信息化、自动化。信息化的档案管理系统应具备以下特点：
（1）现代档案管理系统具有处理迅速、存储量大、查阅方便的特点。信息化档案管理系统应用电脑文字处理软件，灵活使用表格、图形对档案分门别类，并组成学校档案管理系统，可以方便地查询、阅读、修改、交流和重复使用。
（2）信息化的学校档案管理工作需要高素质的专职工作人员担任。学校档案工作人员必须热爱自己所从事的档案工作，掌握馆藏档案的内容，这样，才能做好学校档案管理的各项工作。从当前全国的情况来看，档案人员队伍普遍存在着知识面窄、知识老化、知识结构不尽合理等现象。21世纪是信息时代，要跟上社会发展，解决档案事业发展中的问题，必须重视整个档案工作者队伍素质的提高，不断调整更新档案人员专业结构和知识结构。如何进一步提高档案工作者整体知识水平以适应档案事业的迅速发展，已成为档案管理工作迫在眉睫、刻不容缓的问题。信息化档案管理存在的不足和需要改进之处。
（3）信息化档案管理方式作为现代科学技术的一项新生事物，仍有诸多不够完善和亟待改进的地方：（1）随着计算机技术在各项工作中的使用，产生了大量电子文件，档案载体大部分变为磁介材料或其他载体，信息记录方式也由原来的笔写文字或图形变成了只有机器才能识别的数码，新型档案载体的产生，提出了新型档案载体归档和保管的新问题。（2）国家目前尚没有电子文件归档与电子档案管理方面的规范标准，也没有从法律上予以明确规定。（3）电子文件易修改性、拷贝性、真实性和完整性、归档管理及档案信息载体的原始性，要求档案管理学理论予以深入研究并做出指导。
三、建立信息化学校档案管理系统的意义
现在我国的中小学校中档案的管理水平还停留在纸介质的基础上，这样的机制已经不能适应时代的发展，因为它浪费了许多人力和物力，在信息时代这种传统的管理方法必然被计算机为基础的信息管理所取代。建立信息化学校档案管理系统有着重要的意义。
（1）信息化学校档案管理系统有着很大的容量， 可以存储历届的学生档案，并且能够安全、高效地实现学校师生的档案日常管理；
（2）信息化学校档案管理系统只需一至二名档案管理员可以大大节省人力，从而减少档案管理的成本；
（3）信息化学校档案管理系统可以随时迅速地查到所需信息，大大提高了工作效率。
四、实现学校师生档案管理信息化的路径
为适应当前社会经济发展的需要，学校应尽快建立起信息化的档案管理系统，走档案管理信息化之路。本文笔者认为实现学校档案管理信息化应从以下途径进行：
（1）着力提高档案标准化、规范化水平。目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件纷杂。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。
（2）抓好学校档案数据库的建设。目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。
（3）加强办公自动化建设，提高档案管理工作的质量。 微机应用，网络管理，是知识经济时代的档案管理标志。利用微机进行文书档案的管理，其优点是： ①以“件”为单位的立卷方法，便于文书档案的立卷、接收、鉴定，便于随时剔除无保存价值文件的优势。如剔除某份文件，可不必考虑拆卷这一棘手问题。另外，利用计算机辅助管理档案，在档案的保管期限进行调整时，可利用计算机进行检索工具的调整、删改，大大提高了工作时效。②微机管理一是有利于遗漏文件的补漏增缺。二是保持文件的历史原貌。三是利用档案资料方便，检索简便，准确率高。随机存档后，文件插入就十分方便了，可随时修改一下档案目录便及时解决遗漏问题，实现文书档案管理工作以及服务水平质的飞跃。有利于文档的保密。
（4）学校的档案工作者必备良好的素质。 一个档案工作人员必备的素质结构，应是其具有的政治素质、业务素质和智力、能力素质的最佳综合表现。档案工作者应是知识面的“广”与“博”的多面手。有较好的基础知识、较高的专业知识及广泛的相关学科知识素养。学习档案先进单位的档案管理工作、知识及发展情况，以便开阔视野、增长知识，从而做到厚积而薄发，努力提高自己档案业务水平。
知识经济时代的今天，对文书档案管理模式和档案管理的工作人员都提出了更新更高的要求。由传统的管理模式和理念向现代管理模式和理念转变，在提供利用服务时，能够发挥出更好的时效价值，使档案管理工作发挥出应有的经济效益及社会效益。
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