科学研究促进公安档案信息化管理

作者:未知

  摘 要 公共档案安全是国家档案的重要组成部分,在公安档案中使用信息化管理可以事半功倍,在公安工作中发挥着重要作用。对于库房管理档案不规范,档案管理业务水平低,档案归档意识缺乏,档案管理人员质量差等问题,档案的领导应该加强组织工作,提高安全管档案和业务能力,努力加强团队管理和档案管理业务管理能力的培养。
  关键词 公安 档案管理 信息化+
  公共机关档案管理是一项非常重要的任务。如何在打击犯罪,维护人民合法权益,维护社会稳定等方面发挥重要作用。加强信息管理是打破传统思维观念的必由之路,它改变了传统的工作模式,整合警务资源,改善工作效率和提高质量。因此,加强档案信息管理是公安机关的当务之急。经过几年的努力,信息管理平台大体已经完成,可以完成大量的信息录入。但是,某些单位的档案管理员仍然存在不会使用,不可用或不愿意用的问题,从而导致档案中的信息水平仍处于低层阶段。
  一、公安档案信息化管理的必要性
  公安充分运用科技手段提高档案管理水平,已成为档案安全管理和开发档案资源的有效途径和必由之路。
  第一,信息存储的高密度性。计算机储存是利用数字化技术把有关档案信息,如文字、图像、声音、视频等转换成计算机能够识别的二进制数形式进行存储,还可用CD—R或用DVD的密度刻录保存,大大节省了空间。
  第二,信息传递的可操作性。利用计算机或网络技术进行制作、存储、检索、管理和使用的电子档案,可以进行异地查询、复制等信息操作。
  第三,信息查询的快捷性。档案管理信息化的实施,使档案利用者可以通过网络在线和计算机自動检索功能获取档案信息,查询各种档案资料省时省力。
  第四,资料保存的安全性。电子文件将资料记录于载体上的同时,可对载体上的数字信息进行压缩编码、加密等处理,适用于公安保密工作的需要,还可以将档案资料复制进行备份或异地保存,避免了纸质档案发霉、发脆、虫蛀等不利于档案安全保存的问题。
  二、信息化管理存在问题
  目前,公安机关档案信息化管理中存在着很多方面的问题,比如管理人员主观问题,信息化建设中存在的问题,普遍存在的问题大致可分为以下几种。
  第一,存在“不愿用”问题。一方面是档案管理人员思想保守导致其“不愿用”。有部分档案员理念较为老旧,只习惯于使用传统的管理档案方式,对于信息化管理总是存在个人的片面误解,认为利用信息化管理容易造成信息的泄露。对信息化应用存在排斥心理和抵触情绪。另一方面是由于工作受限导致“不愿用”。首先对档案进行信息化管理,对于档案员而言需要其严格遵循相关的管理规定,要根据规定对文件材料进行相关的分类归档,并且要按时汇总,进行档案信息的录入。
  第二,“不会用”的问题。随着各行各业计算机应用技术的提高,对于档案员而言,其计算机操作水平虽然有了普遍的提高,但仍然存在部分人员信息化应用水平还不足以完全适应信息化管理的需要。管理人员素质不高“不会用”。多数公安机关档案员都为非专业人员,所以对于档案信息化管理的相关知识结构趋于单一化。缺少能够熟练操作计算机,灵活使用档案管理软件和胜任文档的存储、编辑、检索、利用工作的“复合型”人才。
  第三,存在“不能用”的问题。目前而言,大部分基层派出所的档案信息化管理设备无法跟上时代的需求,技术方面相对匮乏和落后。一方面是设备还相对落后“不能用”。比如档案室电脑较为落后,缺乏硬件设施,比如扫描仪、刻录机、防磁柜等,办公装备还无法满足档案信息化管理的硬件需求。对于一些基层单位而言,其文书工作、业务档案管理工作至今还没有实行信息化管理。
  三、提升公安档案信息化管理水平的途径和策略
  一是进一步加强对档案管理工作的组织和领导。档案管理主要是负责服务于公安工作的一项重要基础工作,实施建筑工作的“层次管理”,遵循章法规则以及相关法律。各级公安机关要更多地了解加强和改进新形势下档案管理的重要性和必要性,真正提高档案管理的重视度,组织和实施档案以及其他公安工作的管理。充分发挥公安工作档案公安服务的功能和作用与。按照“谁管理、谁负责、谁实施”的原则和要求,我们必须健全一个档案管理工作制度,改进和完善档案管理系统,强化关键领导的工作职责,动员所有警察积极参与建立“大档案”工作模式,为档案管理可持续发展提供强有力的组织保障。
  二是进一步加强档案安全管理和业务工作的水平。在过程当中我们有必要强调文件管理安全的问题,侧重于并加强硬件投资和基础设施。县市公安办公室及相关部门应当进行自我评估,纠正和整理,建设档案库房确保所有安全管理得以实施,并提高档案库房的管理水平。我们必须克服实际困难,如缺乏办公空间,创造条件,建立安全和标准化的档案。城市各公安分局应与自身实际情况紧密联系,重点关注档案归档,组织档案的收集和存档,填写遗漏,归档所有未立卷档案,并彻底消除可能的隐藏的档案丢失危险。
  三是进一步加强团队管理文件管理能力。团队合作是在档案工作中取得优异成效的关键。要非常重视创建档案管理团队,并配齐档案工作人员。有些情况需要适当调整,比如员工年龄太大,知识结构不合理等应部分减少工作量。要组织开展各种形式的档案管理知识分析,注意加强管理信息管理技术,加强档案管理人员素质。有必要组织档案资源的研究开发,将“死档”变成“活档案”,提高公安工作档案管理服务的能力和水平,促进公安工作,将文件管理提升到一个新的水平。
  (作者单位为南京市鼓楼公安分局)
  参考文献
  [1] 张巍巍.公安档案管理现状分析[D].黑龙江大学,2016.
  [2] 张英龙.公安档案建设困境与解决对策探究——以江苏东海县为例[J].江苏警官学院学报,2017(4):102-106.
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