落实8号令精神,推动机关档案工作

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　　根据8号令要求，《全国政协机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定(暂行)》(以下简称《规定》)的修订工作已于2008年11月底顺利完成，有力地推动了政协机关档案工作的发展。笔者结合参加修订工作和多年从事档案工作的体会，就修订《规定》对于推动机关档案资源建设、业务建设和制度建设的作用谈一点粗浅的认识。
　　
　　修订《规定》推动了机关档案资源建设
　　
　　机关档案是国家档案的重要来源之一，它真实地记录了各机关履行职能活动的历史原貌。随着新时期各项事业的蓬勃发展，机关履行职能工作的内容、形式不断丰富，随着科技的进步、电子技术的应用，形成许多新的、不同载体的、且具有重要史料价值的文件材料，已成为纳入机关档案资源建设的重要组成部分。
　　以人民政协为例，十届以来，按照《关于加强人民政协工作的意见》，加强人民政协理论的研究，积极推进工作的制度化、规范化和程序化，积极开展协商议政活动，各项工作都蓬勃发展。这一历史性的发展时期，以政协委员为主体的大会发言、提案、调研等工作都应该及时、准确、完整地记录在档案中。
　　《规定》修订工作针对这一点，结合国家档案局第8号令精神和政协机关“三定”方案，本着摸清家底、找准问题的原则，抽取一年度上千卷档案进行查阅、分析和研究后，先后通过二轮走访各相关部门方式听取意见，确定各部门的归档内容。各单位分别由综合处长牵头联系，各处提供信息，兼职档案员补充具体修改意见，各部门领导审阅认可后反馈，并报主管秘书长同意后，提交秘书长办公会审议通过。
　　修订后的《规定》对归档范围和保管期限规范性作了总体界定，由6款8条调整、增补为14款33条。《文书档案保管期限表》则在《规定》的基础上，对各部门文件材料归档范围和保管期限作了更加明确的界定，由1个期限表共36项，调整、增补为2个期限表共224项。充实了政协近些年来发展、创新的工作内容，体现出政协职能的不断拓展。具体来说，委员学习培训、专题协商会、常委会学习讲座、政协理论研究等，分别列入承担工作的各室局；补充在机关登记的3个社团工作的内容，列在行政部门保管期限表最后；7个事业单位的工作内容，单列为事业单位保管期限表，根据机关工作需求，摘编了《照片档案管理规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》、《电子文件归档与管理规范》非纸质文件材料的归档标准，既是对文件材料载体多样化的现实情况进行的补充，又克服了《规定》针对纸质文件归档的局限。
　　总而言之，修订《规定》将使机关对文件材料归档范围和保管期限的界定更加科学、规范，确保各单位档案的齐全完整，为工作参考、查阅历史提供了重要依据，更为国家积累了宝贵的史料财富。
　　
　　修订《规定》推动了机关档案业务建设
　　
　　由于归档工作的主体由文书部门负责，为其提供规范化的指导依据就显得尤为重要。如果说档案资源建设侧重的是档案内容收集的齐全，档案业务建设就侧重于文书部门归档工作的规范性。
　　从政协来看，机关1984年制定《文书档案保管期限表》是以“问题”(即事由)来划分，归档的部门必须先通读全文，再从中挑出与本部门有关的部分作为存档依据，然后再进行归并整理。随着近年来政协工作不断拓展、组织机构健全、分工清晰，此种方式的操作不便问题也日趋明显。针对上述问题，修订后的《规定》完全改变了原来按照问题排列的方式，采用按组织机构排列的办法。这样做，既方便各部门文书立卷归档，又有利于业务部门的具体操作，便于机关档案业务指导工作的开展，更符合政协机构、职能较为稳定的实际情况。其中，党组工作、政协全体会议和常务委员会会议工作单独列出，这样做既可以体现其重要性和政协工作的特点，也可以应对承办机构和人员会出现随时调整的突发问题。上述举措得到了国家档案局同志的肯定，并表示今后如再有新增机构，按照《规定》拟出该机构的保管期限表，按一定程序进行补充即可。
　　为使《规定》的要求落到实处，我们拟定了系统的方案，包括大会前制定相关的细化制度、举办业务培训班等。10月，举办了2009年档案业务培训班，参加人员主要为政协机关、各民主党派中央和工商联等单位的各部门兼职档案员、文秘人员。培训班遵循档案、文秘人员应具备的知识结构要求设计课程，重点请由国家档案局专家解读国家档案局8号令及保管期限表，并由政协档案部门派出专人结合《规定》，针对机关文书档案，尤其是照片档案中的常见问题讲授相关内容。同时，组织分组讨论，给各部门同志相互交流的机会，通过讨论、交流等方式，畅谈落实《规定》的经验、难点和问题，使业务部门对相关要求更为清楚。
　　由此可见，《规定》的出台使归档范围更具指导性和可操作性，使保管期限更具针对性和实用性，并进一步推动了机关档案业务建设。可以说，《规定》已经成为职能部门存档的重要依据和指南。
　　
　　修订《规定》推动了机关档案制度建设
　　
　　机关档案制度建设就是要根据各单位事业的发展，不断规范和完善档案管理工作的各种具体规定。档案管理工作主要由收集、整理、鉴定、保管、利用、统计六个要素构成，修订后的《规定》进一步规范了其中的“收集”工作，并使六项工作的衔接更加顺畅。
　　政协修订后的《规定》更加立足于实际工作的需要，对其附件《全国政协机关文书档案保管期限的暂行规定》、《文书档案保管期限表》进行了全面修订，针对归档这一环节做了制度化的规范，也为以后进一步修订政协机关《档案工作条例》打下了坚实的基础。具体来说，《规定》改进了文书档案保管期限划分方法：将保管期限划分为“永久”、“定期”两种，定期中再实行标时制，一般分为30年和10年。这样，既可以对档案进行适时、集中的鉴定与销毁，也为档案管理中鉴定的制度化规范工作打下了基础。
　　同时，我们还结合政协工作的实际情况，在十一届二次会议即将召开之际，制定《政协全体会议归档工作要求》作为《规定》的细化规则。为此，专门召开大会归档工作协调会下发，对秘书处各大组组长提出工作要求，并请其指定一位负责本组归档工作的联络员，确保政协全体会议期间档案收集的齐全完整。大会后期，我们还走访了各委员驻地，督促、指导各组的归档工作，并收集各驻地对大会归档工作的意见，随时梳理问题，并汇总为：每年大会前专门召开一次大会归档工作协调会，以作为培养政协档案业务骨干的一种形式；进一步完善《政协全体会议归档工作要求》，并编入《简报组工作人员手册》中，以便归档人员随时查阅。大会期间安排专人检查文件材料整理情况，发现问题及时纠正，会后进行总结；针对电子文件归档工作进行细化和协调。
　　各机关的工作都有自己的特色，要使档案工作规范化、程序化、制度化，就要根据工作要求，进行细化等制度创新工作。而一切制度创新都是在对归档范围和保管期限规范性的总体界定的基础上才能完成的。

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