数码照片管理需要制定新标准吗
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作者: 傅 凡
数码相机的普及速度令人瞠目，数码照片以其即拍即现、方便共享等优点为人钟爱。然而敏锐的档案工作者却发现，数码照片不如传统感光照片那样可靠，而且《照片档案管理规范》(GB／T 11821)中也没有涉及数码照片的管理要求。于是有人提出“制定数码照片档案管理标准势在必行”、“尽快出台数码照片档案管理的统一规范”。而笔者认为，《电子文件归档与管理规范》(GB／T 18894－2002)已能满足数码照片档案管理的需要，单独为数码照片制定新标准没有必要。
一、数码照片就是电子文件
《电子文件归档与管理规范》，将电子文件定义为“指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。”由此可知，数码照片实质就是电子文件，准确地说是图像文件。《电子文件归档与管理规范》的制定是基于各种类型的电子文件，单独为某一种类型的电子文件制定具体的管理标准，显然是不必要的。
二、数码照片真实性、完整性、有效性的保证
相比感光材料照片，数码照片最大的问题就是其真实性、完整性、有效性难以保证。事实上，不仅仅是数码照片，任何电子文件都会遇到这样的威胁。信息技术越发达，文件的安全就越难保证。那么，该如何保证电子文件真实性、完整性、有效性?何嘉荪教授认为“电子文件必须强调档案化管理”，“电子文件管理的基本原则是前端控制，即必须把一切能够提前进行的档案管理措施尽量提前到文件形成阶段，甚至形成之前进行。”“如何进行‘前端控制’，或者说‘控制’点什么，在许多人心目中是比较模糊的……为此，我们认为有必要简明扼要地提出，所谓全程管理和前端控制就是使电子文件档案化，使整个电子文件形成、积累和管理机制档案化并且在管理的前端就进行档案化工作。”
笔者认为“档案化”的具体内容，在《电子文件归档与管理规范》中已经阐明了，如第五章就阐述了保证电子文件的真实性、完整性和有效性的具体控制措施，其余章节则对电子文件的收集积累、归档整理、移交、接收与保管等环节进行了规范。
三、数码照片管理方法可以多样化
国家标准与单位内部的管理制度不同，内部管理制度是将标准要求细化成具体的操作步骤，以保证标准执行到位，因此各单位可以根据实际情况来制定内部的管理制度，管理方法可以多样化。关于数码照片的管理有些地区早已制定了相关制度，如《绍兴市数码照片档案管理暂行办法》，笔者所在单位也有数码照片的管理制度，但管理方法不尽相同。比如，对照片的文字说明，我所在单位就不采用Excel电子表格形式，而是直接利用国际通用的图像浏览软件ACDSee。该软件直接提供文件属性的编写，包括文字说明、拍摄者等，还可以直接将原数据信息，如什么相机拍摄的、拍摄时间、照片大小、像素、更改信息等显示并打印出来。笔者认为直接采用图像软件进行著录，不仅提高了工作效率，而且保证了著录信息的准确性，值得推荐。另外，为保证数码照片的收集齐全，笔者认为可以利用OA(办公自动化软件)内部发文的模块，让照片的归档，直接走内部发文流程，这样做既保存了数码照片形成的背景信息，而且也使相关部门不得不对归档照片的质量和真实性负责。
四、数码照片的保管
数码照片是否应该像传统的感光照片那样冲印出来保存，这个问题类似于有了电子文件，是否还要将电子文件打印出来保存的稳定性、安全性还不太让人放心，所以笔者所在的能源系统，对电子文件实行双轨制，即归档的文件仍需打印成纸质件保存，浙江省档案局要求用激光打印机打印，以提高字迹的耐久性。由此推断，归档的数码照片在现阶段仍需冲印出来保存，才较为可靠。
保管好数码照片的另一项重要工作是做好数码照片的迁移。随着计算机软硬件的升级换代，谁能保证在若干年后，档案室保存的数码照片还能被读取?《电子文件归档与管理规范》规定：“归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。”该标准关于迁移规定：“随着系统设备更新或系统扩充，应及时对归档电子文件进行迁移操作，并填写《归档电子文件迁移登记表》。”所以数码照片要和管理其他电子文件一样，随时跟踪它的变化。
当然，数码照片除了是电子文件外，它还有照片的属性，《照片档案管理规范》关于照片的收集范围、收集要求、著录的要求仍可以参照。笔者认为《电子文件归档与管理规范》为数码照片的真实性、完整性、有效性提供了保证，而《照片档案管理规范》集中了照片档案管理的精华，两者相结合就能将数码照片管理好，单独为数码照片的档案管理出台新标准没有必要。
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