从一条新闻谈开放档案的程序
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作者: 张彦杰
近日甘肃省档案馆将其保存已久的五封“密档”公布于众，人们从中获悉：１９３５年，英人巴慎思以英文版《北平时事日报》特约记者的身份，前赴敦煌“游历”，而乘机对敦煌文物下了“黑手”。当时随同他的有两个人，一个是翻译，名叫汪铭洲，吉林人；一个是仆役，名叫毛殿荣，北平人。当年３月１２日，他们一行三人由西安抵达兰州。在兰州盘桓数日后，于３月２２日前往此行的目的地――敦煌。到了敦煌之后，时任敦煌县县长杨灿，特派警员“保护”其赶往千佛洞“游历”，以备不测。不幸的是，在观看浏览之际，巴氏还是“违背条约，暗用铁器，抱取洞内佳像，窃装车中”，他这一窃掠举动和将敦煌文物运出带走的图谋，很快被发现，并被驱逐出境。
这条新闻让人颇感蹊跷。以档案工作常识来看，像这样毫无涉密内容的民国档案，在档案馆是不可能定上密级的，更不会成为“密档”，为什么要等到７０年后才迟迟解密公开？
带着疑问，我电话咨询了甘肃省档案馆的一位朋友，得到的答复是：２００４年冬，甘肃档案馆的研究馆员陈乐道在翻阅民国档案时，无意间发现了这五封从未公布过的信函，因涉及内容非常重要，遂即报请甘肃省档案馆领导，将这五封信函在他们主办的《档案》刊物２００５年第１期上全文公布，并配以解读原件的分析文章一同发表。新华社甘肃分社的记者得悉此事后，以新闻的形式予以披露，并使用了“密档”、“内幕”等词汇，使这条消息在网络媒体和平面媒体迅速传播。
我认为，这条新闻引发我们谈论的话题很多，也使我们产生了许多相关的思考。
第一，“密档”一词，在档案界和在公众媒体的理解和使用上是完全不同的两个概念。
档案界所说的“密档”，是指带有密级的档案，在解密之前是不得公开传播和引用的，提供利用时属于“划控使用”的范围。而公众媒体所说的“密档”，大意是指不为公众所熟知且能解开历史事件之谜团的档案文献。前者侧重于档案管理中的解密程序和利用范围，而后者则侧重于档案内容对于历史事件之拨云见日的利用效果。
这一点对我们的启示就是，档案界应以宽容的心态对待公众媒体，我们不必苛责新闻媒体在使用“密档”一词时与档案界专业角度理解上的那份差异。如果仅从档案宣传和社会传播效果去看，我们更应当持欢迎的态度。
第二，档案工作者阅读和解析档案文本的能力问题。
甘肃省档案馆公布的这些民国档案，为什么长期没有得到应有的发现和重视？看来是档案管理工作人员“重管轻读”的模式所致。这个问题在各级档案馆是普遍存在的。按照常规的理解，档案馆的工作人员应当着重培养两种能力，一是科学管理档案的能力，二是阅读和解析档案文本的能力和习惯。事实上，档案馆的工作者大多不具备阅读和解析档案文本的能力。这样讲或许会引起很多人的不满，但情况确实如此，管理档案者把自己的职责有意无意地定位在管理上，而很少有人去下工夫阅读和研究档案文本，所以才有了一份重要档案在档案馆存放了几十年突然被“发现”的情形。几年前《中国档案》杂志有一场持续半年多的争论，专门讨论档案馆“发现”档案的是与非。这种现象至少说明档案馆的工作者对研究档案文本的职责做得不够，我们的档案专家往往是档案管理的行家里手，对档案文本的解读却常常一知半解。与档案界相邻的文物界，情况却大不一样，文物专家的主要职责就是对文物本身的研究，或者说，文物专家的研究能力主要不是体现在对文物的管理上，而是表现在对文物本身的考证和分析上。国外的档案界情况也有所不同，如德国、英国等档案工作较为发达的国家，公共档案馆配备有专门的高级职员，其主要职责就是解读档案文本。
造成档案工作者解读档案文本能力不足的现象，我认为主要有三方面的原因。一是法律对档案机构的职责定位问题。《档案法》第九条规定：“中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。”这是对档案馆的机构性质及其职责进行的法律定位。大家知道，接收、收集、整理、保管和提供利用均属于档案管理的范畴，而对档案的研究和解读却不在档案馆的职责范围之内。《档案法》第二十三条规定：“各级各类档案馆应当配备研究人员，加强对档案的研究整理，有计划地组织编辑出版档案材料，在不同范围内发行。”此条属于第四章“档案的利用和公布”，指的是档案界所说的编研工作。《档案法》第二章“档案机构及其职责”中并没有将档案编研列入档案馆的职责范围之内。值得指出的是，２０世纪８０年代档案工作逐步走向正规的时期，档案馆的内部设置中专门设立有编研机构，而目前编研机构在许多档案馆已经或正式遭到撤并、吞食和弱化。编研工作在档案馆地位的边缘化倾向，应引起我们的警觉。档案编研工作，正是档案信息资源得以长期存续，深入开发利用的重要手段。
一份毫无密级的重要档案，在档案馆尘封７０年而不为人知，这本身就是档案工作者解读档案文本能力不足或重视程度不够的表现。它留给我们的启示就是：我们应汲取国外档案工作较为成熟的经验，在省级以上国家综合档案馆建立档案文本分析员制度，配备一定数额的高级职员专门负责解读档案文献。
第三，档案的解密与开放程序问题。
国家综合档案馆的档案解密与开放有严格的法定程序。《档案法》第十九条规定：“国家档案馆保存的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于三十年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于三十年，具体期限由国家行政管理部门制订，报国务院批准施行。档案馆应当定期公布开放档案的目录……。”《档案法实施办法》第二十条规定：“各级国家档案馆保管的档案应当按照《档案法》的有关规定，分期分批地向社会开放，并同时公布档案的目录。”
请注意，《档案法》在规定档案解密和开放程序时，明确规定“档案馆应当定期公布开放档案的目录”；《档案法实施办法》也明确规定档案馆开放档案时“并同时公布档案的目录”。这一点极为重要，也常常被档案馆回避和忽略。
何为“公布”？公布是公开传布之义。在我看来，公布开放档案的目录，主要应该以三种方式来体现：通过报纸、刊物、图书、声像、电子等出版物发表开放档案的目录；通过电台、电视台播放开放档案的目录；通过公共计算机信息网络传播开放档案的目录。
公布开放档案的目录，是档案开放程序中不可或缺的一个环节。遗憾的是，绝大多数档案馆在档案开放中忽略了这一环节，我们极少能从公众媒体上看到开放档案的目录。也就是说，《档案法》与《档案法实施办法》之“公布档案开放的目录”的规定，事实上并没有得到落实。
从客观因素的角度去看，利用公众媒体发布开放档案的目录，操作起来确实有不小的难度。档案馆如果没有巨额广告费作支持，报纸、电视、广播三大传播媒体公布档案目录几乎是不可能的。档案部门自己主办的期刊又因容量较小等原因，刊发档案目录也不现实。图书则有编辑出版周期过长、成本较高等特点，这也决定了公开出版开放档案目录专集的艰难性。
而新兴的公共计算机信息网络传媒则具有容量大、速度快、成本低等特点，这恰恰是档案馆公布开放档案目录的最佳选择，也使得档案馆公布开放档案目录成为可能。
我认为，现在是到了进一步完善开放档案程序的时候了。
１． 满３０年的档案，档案馆应按严格规定进行解密工作，同时在当地的政府信息网和档案专业网站同时公布开放档案的目录，每年进行一次，并形成惯例和制度。
目前我国的各省、自治区、直辖市全部建立了政府信息网，省级综合档案馆绝大部分建立了档案专业网站。笔者近日上网浏览查询，发现各地政府信息网和档案专业网站很少有开放档案目录的信息。这说明档案馆并没有充分认识到网络媒体对公布开放档案目录的真正意义。在目前的情况下，开放档案目录全部上网传播的条件完全成熟，人力、物力、财力的投入并不大，只要认识到位，措施得力，这项工作在短时间内就能够做到。
２． 档案馆应每年定期召开开放档案新闻发布会。
今年是抗日战争暨世界反法西斯战争胜利６０周年，报纸、电视、广播等媒体记者大量涌入档案馆，寻找和发掘纪念活动的新闻素材。交谈中，不少新闻记者提出了同一个问题：他们根本不了解档案馆藏些什么，苦于寻找不到一条“历史旧闻翻新”的路径。而在美、英、法等国，新闻记者利用档案解密后的开放目录做线索，从档案馆挖掘出了大量的“历史新闻”来，《参考消息》就转载有不少这样的新闻。
这一点给我们的启示就是：档案工作的社会知名度和美誉度不高的原因很多，其中之一就是档案部门并没有充分利用好档案信息资源，没有很好地寻找到与公众媒体发生联系的最佳途径。档案部门的最大优势就是馆藏的档案，只有首先利用好自身的优势，使公众媒体对馆藏档案信息发生兴趣，才能把档案工作的社会宣传效果表现出来。
（作者单位：山西省档案局０３００４５）
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