浅析新形势下档案管理工作的规范化
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作者: 冯维玮
[摘 要]档案工作的基本性质是专业性、服务性与机要性，并且具有重要的凭证价值与参考价值，因此对于档案管理工作的规范化有较高要求。在新形势下，我国的经济政治环境发生了很大的改变，档案管理工作的艰巨性和复杂性都大大提升，对档案管理提出了新的挑战。
[关键词]档案管理 规范化 措施
中图分类号：G252 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）14-0187-01
档案具有较高的保存价值和科研价值，档案管理是一个单位不可或缺的、非常重要的工作，档案管理方法的得当与否对科研机构、企事业单位及国家机关等的日常工作顺利进行具有重要的影响。在社会迅速发展的今天，档案管理工作的规范化和标准化成为发展的需求。
一、规范档案管理的重要性和必要性
1.规范档案管理是新形势下档案管理工作的要求
政治经济环境的巨大变化使得企业和其他单位在运营中的环境发生了改变，这一改变伴随着一系列的变化，如果不能快速适应其中的变化，将不利于企业或是其他单位的正常发展。档案管理作为企业或是其他单位发展的资料记录，是企业等单位在发展过程中的道路选择，记载着企业发展中做出的一系列努力，具有十分重要的参考价值。做好这一时期的档案管理能够使企业在档案之中明确自己的发展方向，解决当前发展存在的问题，实现企业等单位的长远发展。
2.规范档案管理是各单位加强自身管理的体现
档案管理是单位日常管理中的重要组成部分，对企业而言，就是对企业的发展道路，发展中面临的问题等进行整理、归档，使企业在今后的发展中尽量少走弯路。同时，档案管理也是企业进行企业文化创建的重要内容，有利于企业树立良好的形象。对于学校等单位而言，档案是其教学经验或是绩效考核的总结和依据，是单位日常运行的必要过程，规范对档案的管理，能够使教学工作更加高效，有利于学校加强对自身的管理。
3.档案管理有助于企事业单位的长远发展
企业管理是企业日常经营中必须进行的活动，档案管理是现代企业管理中的重要内容，通过对企事业单位的发展历程、重要经验、基本资料等进行回顾和整理，可以总结出丰富的经验。档案中的资料是企事业单位发展过程中的精髓所在，是企事业发展进程中的智慧结晶，任何单位的发展都不是一帆风顺的，档案整理可以不断总结以往的经验，对今后的发展做一个预期和规划，从而有利于企事业单位的长远发展。
二、实现档案管理规范化的途径
1.依法管理，建章立制
档案管理工作是一项严肃的工作，建立完善的法制系统去约束它，能够让档案管理工作更加的规范化，能够更加良好的保证档案管理工作的进行。我国在1987年第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议中通过了《中华人民共和国档案法》，这对于我国档案管理工作来说无疑是一次长足的进步，说明我国在二十多年前就认识到档案管理工作的重要性以及要求规范化。这是先进档案管理工作能够顺利进行和发展的基石，在档案管理的实际工作中起到了非常大的作用，特别是档案管理、收集和筛选等等一系列工作。
社会在进步，企业在发展，档案管理工作中的设备也得到的升级，各项软硬件的优化，让档案变得更加的多样化，从过去的纸质档案、影片档案，到现在的数字档案，无疑是一个飞跃，所以过去的档案管理工作方式也需要得到转变，以适应现代档案管理的要求，作为档案管理工作者应该提升自己的档案管理知识和技巧，要多多的充电和再培训，让自己能够掌握现代档案管理方法，顺应形势需要，坚持走依法治档的道路，建立一整套行之有效的档案法律法规，建立健全档案管理规章制度，只有这样，才能因地制宜、灵活有效，实现档案管理工作的制度化，最大限度的发挥其应有的社会作用。
2.求实创新，与时俱进
信息时代已近悄悄的来临，我们的生活已经离不开信息这个关键词，工作、生活、学习都与之相联系，特别是计算机网络的普及，让我们的社会前进了一大步，而档案管理工作同样迎来了新的改变，我们档案工作者也这接受着新的挑战。将现代技术与档案管理工作结合起来，达到高效、安全、精准的目的，让档案管理工作步入一个良性循环，这需要我们档案管理工作者从根本出发，寻找档案管理的特点，运用自身的档案管理知识，与现代信息相结合，更好的尾社会、企业服务，体现信息社会的优势。看似美好的景色往往伴随的是坎坷的道路，我们档案工作也是如此，做好档案管理工作，能够让企业的各项活动都井井有条，但是实践起来却又不是那么的简单，档案管理工作比较的繁琐和复杂，需要有较好的耐心去完成这项工作，而且档案种类繁多，特别是一些年代久远的企业，过去的纸质档案需要重新的转换成数字档案，这些工作无异于从头做起，从资料的搜集、筛选、分类，再用现代计算机和网络技术进行保存，每一个环节都不是那么轻松的，而且还需要有非常专注的注意力。信息化非常的便捷，但是同时也存在一些安全隐患，网络安全现在还没有十分的完善。
3.科学规范，提高效能
优秀的企业能够从企业自身的档案中找到经济活动的规律和发展方向，所以良好的档案管理能够为企业带来准确的预测资料，具有很强的借鉴意义，档案管理工作最终是为企业和国家经济建设所服务的。档案管理工作涉及的都是档案，而这些档案只有被利用了，才能够体现它的价值，也能体现出档案管理工作的价值，而我们档案管理工作者的价值就需要我们去做好档案的开发和利用工作才能得以体现。档案的利用是企业发展的重要依据，也是社会发展的重要信息资源，而且档案信息资源的共享显得更加重要。作为档案管理工作者，我们应该要掌握科学的档案管理手段，学会先进的档案管理技术，从档案的收集、整理、鉴定和保管这些工作上都体现出先进性和科学性，在平时的工作中要掌握重点，例如档案的编目、检索、编研，这些工作是档案管理的前奏，但是却非常重要，做好这些工作能够让后面的管理工作变得简单、快捷。在档案利用过程中，对于一些重要的珍贵档案应该更加妥善的保管，可以对其进行备份、复制、压缩等等，但是原件不予以外接，这样能够保障档案的安全性。在库房的选择和建设上也应该注重安全性，避免外界条件对档案造成的不可修复损害。
4.加快档案管理信息化进程
首先要做的是将档案信息化的相关设备配备齐全，如配置电脑、扫描仪、照相机、摄像机、速印机等，同时也应当加大对基础设施的投入，应当将办公、阅览、库房分开。其次是软件设施，软件起点要高，并且应当便于掌握。在具备以上两点后，我们就应当研究如何利用硬件与软件来为档案管理规范化提供服务，首先应当加强基础工作，规范组卷，保证质量，在进行分类时要针对不同文件用不同的关键词进行标明，打牢信息化基础。同时在新形势下应当充分发挥互联网技术的优点，强调信息化，比如可以在网上发布一般文件、工作动态、信息简报、工作安排等，并且开展电子档案和实体档案的整理、分类、编号、编目等工作。同时不断完善多媒体档案数据库，加大电子数据的收集和入库，不断开展照片、录音与视频等数字化工作，丰富档案资源，同时也应当汲取先进的信息化、规范化的档案管理方法，加大对档案管理的资金投入。
5.提升相关工作人员素质
随着现代化设备的不断发展，对相关工作人员专业素养的要求也会越来越高，此时就应当对管理人员进行技术培训，通过专业化的培训，提升其专业知识与操作技能，同时也要加强其对信息化技术的熟悉程度，以不断适应社会发展。尽管档案管理工作相对枯燥乏味，但是工作人员也应当具有创新精神，不同行业的不同档案有其自身特点，工作人员应当结合自己工作内容的实际情况，可以在大方向上做出一些小小的创新以使工作质量与效率能够更高。
三 结束语
想要在新形势下保障档案管理工作的规范化，就应当跟上时代变化，不断促进档案管理信息化进程，并且提升相关人员素质，加大资金投入，结合具体情况进行具体探究，找出适应本单位发展的管理方法。
参考文献
[1] 陈玲玲，新时期办公室档案管理规范化[J].办公室业务，2013.
[2] 杨春芳，如何提升档案管理规范化标准化的研究[J].管理学家，2013.
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